要員計画とは？SES企業の稼働・待機を見える化する作り方と様式｜Excelの列12項目と月次運用6ステップ

要員計画とは？SES企業での意味

要員計画とは、事業に必要な人の数と、その人がいつどこで働くかを前もって決める計画のことです。 一般企業では、人事部が「来年は何人必要か」を決めるときに使います。

SES企業では、同じ言葉でも中身が変わります。SESの売上は、エンジニアが客先で働いた月にだけ立つからです。そのため、「誰が、いつ現場を離れ、次にどこへ入るか」を月ごとに見ることが中心になります。

この記事では、SES企業の要員計画を「営業のための要員計画」として説明します。人事部向けの採用計画の立て方は扱いません。

「要員」という言葉そのものの意味は、要員とは？意味と使い方｜SES営業の要員提案・要員確保を解説で解説しています。

要員計画・人員計画・要員管理の違い

3つの言葉は、「計画する」「配置する」「日々管理する」の違いです。 会社によって使い方は少しずれますが、SES営業では次のように分けると混乱しません。

要員管理とは、エンジニア1人ひとりの今の状態を記録し続けることです。 要員計画は、その記録をもとに先の月を読む作業です。要員管理がずれていると、要員計画も当たりません。

SES企業が要員計画を作る理由

要員計画を作る一番の理由は、待機を減らして売上の空白をなくすためです。 SESでは、エンジニアが現場にいない月は売上がゼロになります。一方で、社員であれば給与などの費用はかかり続けます。

たとえば、月額単価60万円の社員が1か月待機すると、その月の売上60万円がなくなります。会社の都合で休ませた場合は、労働基準法第26条にもとづき、平均賃金の100分の60以上の休業手当を払う必要があります。売上が止まっても、費用は止まらないということです。

要員計画があると、次の3つができるようになります。

1. 2〜3か月前から次の案件を探せる：終了月が見えていれば、空く前に提案を始められる

2. 提案の順番を迷わない：営業の時間は限られるため、急ぐ人から動ける

3. チームで同じ情報を見られる：担当営業が休んでも、誰が空くかがわかる

待機中の給与の扱いは、SESの待機期間の給与と対応｜休業手当の計算例と早く案件に入る7手順で詳しく説明しています。

要員計画表の様式（Excelの列12項目）

要員計画表は、エンジニア1人を1行にして、次の12列を持たせれば運用できます。 列を増やしすぎると更新されなくなるので、最初はこの12列から始めるのがおすすめです。

プロパーとは、自社で雇っている社員のエンジニアのことです。BPとは、案件や人材を紹介し合う取引先の会社のことです。BPの人材も、自社で提案する予定があれば同じ表に入れます。

月別に並べる「見える化」シート

12列の一覧とは別に、月を横に並べたシートを1枚作ると、空く時期がひと目でわかります。 縦にエンジニア、横に月を置き、各月の状態を短い記号で書きます。

表示する月は、今月から6か月先までがちょうどよい長さです。それより先は、契約の内容がまだ決まっていないことが多いからです。

Excelでは、「空く予定の月」が今月から2か月以内のセルに色を付けると、見落としが減ります。条件付き書式を使えば、日付を入れるだけで自動で色が変わります。

状態（ステータス）の決め方

状態は5つに絞り、言葉の意味を社内で1つに決めておきます。 人によって「営業中」の意味が違うと、表が役に立たなくなるからです。

• 稼働中：客先で働いていて、更新の話がまだない

• 更新確認中：契約の終わりが近く、客先に続けるかを確認している

• 営業中：次の現場を探して、提案を始めている

• 面談中：客先との面談が入っている、または結果を待っている

• 待機：現場がなく、売上が立っていない

要員計画の作り方6ステップ

要員計画は、「今の状態を集める → 空く月を決める → 優先順位を付ける」の順に作ります。 初回は半日ほどかかりますが、2回目からは更新だけで済みます。

1. 対象の人を洗い出す：プロパー全員と、自社で提案しているBPの人材をリストにする

2. 契約の終わりを集める：注文書や個別契約書から、今の契約の終了日を転記する

3. 更新の見込みを確認する：客先の担当者や上位の会社に、続ける予定かを聞く

4. 空く予定の月を決める：更新の見込みが△か×の人は、終了月の翌月を「空く月」とする

5. 提案の優先度を付ける：次の章のルールで、A・B・Cを決める

6. 担当営業と締め切りを決める：A評価の人は「いつまでに何件提案するか」を決めて書く

ステップ3の確認は、契約の終わりの2〜3か月前に始めると余裕があります。契約更新の通知時期の考え方は、SESの契約更新はいつ決まる？通知時期と更新しない時の4手順にまとめています。

提案の優先順位の決め方

提案の順番は、「空く時期の近さ」を一番に、「更新の危うさ」と「単価」で調整します。 すべての人に同じ力で営業するのは無理なので、ルールで決めておくと迷いません。

優先順位の計算例

点数を付けると、同じA評価の中でも順番を決められます。 次の例は、2026年10月時点で営業中・空き予定の4人に点数を付けたものです。

• 空く時期：すでに現場がない（待機中・営業中）＝5点、1か月以内＝4点、2か月以内＝3点、3か月以内＝2点

• 更新の見込み：×＝3点、△＝2点、○＝1点（現場がない人は×として数える）

• スキルの需要：同じスキルの案件が今月5件以上届いている＝2点、それ以下＝1点

この例では、Y.N → M.S → T.K → R.I の順に提案を進めます。点数の付け方は会社ごとに変えて構いません。大事なのは、営業全員が同じルールで順番を決めることです。待機中の人が複数いるときの決め方は、待機エンジニアが複数いるときの営業の優先順位｜決め方と進め方でさらに詳しく解説しています。

要員計画の運用ルール（週次・月次）

要員計画は、作ったあとの更新が一番大事です。 情報が古い表は、ないのと同じです。次のルールを決めておくと、表が生きたまま残ります。

毎週やること

• 面談の結果、更新の返事、新しい契約を表に反映する

• 「最終更新日」が2週間より前の行は、担当営業に確認する

• A評価の人ごとに、今週の提案件数を記録する

毎月やること

• 営業全員で月別シートを見て、翌々月に空く人を確認する

• 優先度を付け直し、担当と締め切りを決め直す

• 前月に待機した人数と日数を振り返る

年度末の前にやること

• 3月末に契約が切れる人が集中していないかを、12月までに確認する

年度末の終了は重なりやすいので、早めの対策が欠かせません。

月次の見直しでは、案件受付から更新までの流れを図にしておくと、どこで止まっているかが見えます。作り方はSES営業のプロセスフロー図｜案件受付から更新までの作り方で解説しています。

要員計画でよくある失敗と対策

よくある失敗は、「更新されない」「人によって書き方が違う」「計画が提案につながらない」の3つです。 どれも、ルールを先に決めれば防げます。

要員計画は、アサイン表（誰をどの案件に入れるかの表）と一緒に使うと効果が上がります。アサイン表の作り方は、SESのアサイン表の作り方｜要員稼働表のテンプレ項目と更新ルールで紹介しています。

Excelで管理する限界と、案件・人材データベースで管理する方法

エンジニアが20〜30人を超えたり、BPの人材も入れたりすると、Excelでの管理は手間が大きくなります。 ファイルの取り合い、転記ミス、古い情報の残りが起きやすくなるからです。

まずは自分で改善できることから始めましょう。

1. ファイルを共有フォルダやクラウドに1つだけ置く

2. 入力欄はプルダウンにして、書き方をそろえる

3. 案件情報と人材情報を別のシートに分け、同じIDでつなぐ

それでも手間が減らないときは、案件・人材を管理するツールに移す方法があります。

チョータツで要員計画を楽にする

チョータツとは、SES営業のための案件・人材の管理・共有ツールです。 3,000社以上が利用しており、無料で始められます。要員計画に関係するのは、次の3つです。

• 人材の情報をまとめて管理・共有できる：営業中の人材をチームで同じ画面で見られる

• AIが入力を手伝う：人材や案件の情報を登録する手間を減らせる

• 他社と連携すると、他社の営業中案件・人材をデータベース化できる：空く予定の人に合う案件を探しやすくなる

要員計画表で「来月空く人」がわかったら、その人に合う案件を探す必要があります。案件の情報が1か所にあれば、提案までの時間を短くできます。パートナーへのメール配信機能を使えば、営業中の人材の情報を取引先にまとめて届けることもできます。

空く予定の人に合う案件がない一方で、案件に合う人が足りないときもあります。その場合は、DrivenXのxhoursでITフリーランスに直接スカウトする方法もあります。

よくある質問

Q. 要員計画のフォーマットはどう作ればいいですか？

エンジニア1人を1行にし、氏名・所属・スキル・単価・契約の終わり・更新の見込み・空く予定の月など12列を持たせます。別に、月を横に並べたシートを1枚作ると見やすくなります。

Q. 要員管理と要員計画は何が違いますか？

要員管理は、今の稼働状況を日々記録することです。要員計画は、その記録をもとに先の月を読み、提案の順番を決めることです。

Q. 要員計画は何か月先まで作ればいいですか？

SES営業では、今月から6か月先までがおすすめです。提案を始めるのは、空く予定の2〜3か月前が目安です。

Q. BPのエンジニアも要員計画に入れるべきですか？

自社から提案する予定がある人は入れましょう。所属の列で「BP」とわかるようにし、情報をもらった日も書いておくと、古い情報で提案するミスを防げます。

Q. 空く予定の人に合う案件が社内にないときは？

BPから案件情報を集めます。チョータツで他社と連携すると、他社の営業中案件をデータベースとして見られます。

まとめ

• SES企業の要員計画は、エンジニアが空く時期を月別に並べ、提案の順番を決める「営業の道具」

• 要員計画は先読み、要員管理は今の記録、人員計画は配置と、役割が違う

• 様式は1人1行・12列から始め、月を横に並べたシートを別に作る

• 作り方は、洗い出し→契約の終わり→更新の見込み→空く月→優先度→担当と締め切りの6ステップ

• 提案の順番は、空く時期の近さを一番に、更新の危うさとスキルの需要で決める

• 毎週更新し、月1回は営業全員で見直す。人数が増えたら案件・人材のデータベースで管理する

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• e-Gov法令検索「労働基準法」（第26条 休業手当：使用者の責に帰すべき事由による休業の場合、平均賃金の100分の60以上の手当を支払う）