請求書にハンコは必要？社印の要否とPDF請求書の有効性｜使い分け判断表と差し戻し時の再発行手順・例文

請求書にハンコは法律上必要？

請求書へのハンコは、法律上は必要ありません。押印がない請求書でも、書かれた内容どおりに請求として有効です。

2020年6月19日に、内閣府・法務省・経済産業省が「押印についてのQ&A」を出しました。そこでは、契約は当事者の意思が合えば成立し、押印は原則として必要な要件ではないと説明されています。民法第522条第2項も、契約の成立に書面などの形式はいらないと定めています。

請求書は、契約で決めた代金の支払いを求める書類です。請求書のハンコの有無で、請求そのものの効力は変わりません。

ハンコがあると何が違うのか

ハンコの役目は、「この書類は本当にその会社が作った」ことを示しやすくする点にあります。民事訴訟法第228条第4項では、本人の署名や押印がある私文書は、本人が作ったものと推定されます。

ただし、押印についてのQ&Aでは、押印がなくてもメールのやりとりなど、ほかの証拠で証明できると説明されています。SESの請求では、注文書・稼働報告書・送付メールがそろっていれば、押印がなくても困る場面はほとんどありません。

インボイスの記載事項にも押印はない

適格請求書（インボイス）とは、正しい税率と消費税額を相手に伝える、決められた項目入りの請求書などのことです。国税庁が示す記載事項は次の6つで、押印は含まれていません。

1. 受け取る相手の氏名または名称

2. 自社の氏名または名称と、登録番号

3. 取引年月日

4. 取引の内容

5. 税率ごとに分けた対価の合計額と、適用税率

6. 税率ごとの消費税額

SES企業の請求書で大事なのは、ハンコよりもこの6項目と、精算の内訳が正しく書かれていることです。書き方の詳細はSESの請求書の書き方とテンプレート｜精算の記載例と送付前チェック10で解説しています。

それでもSESで押印を求められる3つの理由

法律で不要でも、取引先の社内ルールで押印を求められることがあります。SESの請求は取引先の経理が受け取るため、相手の決まりに合わせる場面が多いのが実情です。

請求書の受付を請求書専用のシステムにしている取引先では、押印ではなくシステムへの登録を指定されることがあります。どれに当たるかは会社ごとに違うため、取引先の経理に確認するのが確実です。

大切なのは、「法律では不要です」と取引先に押し返さないことです。支払いが1か月遅れるほうが、SES企業にとってずっと痛手になります。

請求書に押すハンコの種類｜社印・角印・丸印の違い

請求書に押すのは、一般に四角い「角印（かくいん）」です。角印とは、会社名が彫られた四角いハンコのことで、「社印」とも呼ばれます。

丸印（代表者印）とは、会社の登記のときに法務局に届け出た、会社の実印のことです。大事な契約で使うハンコなので、毎月の請求書には押さないのが一般的です。請求書に押すと、印影を悪用されるおそれもあります。

角印は、会社名や住所の近くに、文字に少し重ねて押すことが多いです。重ねる位置に決まりはありません。取引先から見本の指定があれば、それに合わせます。

電子印鑑は有効？PDF請求書にハンコを入れる方法

電子印鑑を入れたPDF請求書も、請求書として有効です。そもそも押印がいらない書類なので、電子印鑑の有無で効力は変わりません。

電子印鑑とは、ハンコの印影を画像データにして、PDFなどに貼り付けるものです。取引先が「印影入りの請求書」を求めるときに使います。

電子印鑑には、大きく2つの種類があります。

電子署名とは、誰がいつ作ったかをデータで証明する仕組みのことです。電子署名法第3条では、本人による電子署名があるデータは、真正に成立したものと推定すると定められています。画像だけの電子印鑑とは、証明の強さが違います。

画像だけの電子印鑑は、だれでも複製できます。そのため、取引先によっては電子印鑑を認めず、紙の原本を求めることがあります。電子印鑑で送ってよいかは、最初に確認しておきましょう。

電子印鑑を入れるときの手順

1. 角印を白い紙に押し、スキャンして画像にする

2. 背景を透明にした画像ファイルを作る

3. 請求書のひな形（ExcelやWord）の会社名の近くに画像を置く

4. PDFに変換して、数字や宛名を書き換えられないようにする

5. 画像ファイルは、決まった担当者だけが使えるフォルダで管理する

電子印鑑の画像を社内の共有フォルダに置きっぱなしにすると、だれでも使えてしまいます。使える人と保管場所を決めておくことが大切です。

PDFの請求書は有効？原本がなくてもよいか

PDFで送った請求書も、紙の請求書と同じく有効です。請求書を紙で送らなければならないという法律はありません。

インボイスも、紙ではなく電子データで渡してよいことが消費税法第57条の4第5項で認められています。PDFの請求書に6つの記載事項がそろっていれば、インボイスとして使えます。

「原本」とPDFの関係

原本とは、最初に作られた正式な書類のことです。紙の請求書なら、取引先に届いた紙そのものが原本になります。

PDFで送る場合は、送ったPDFのデータが正式な請求書になります。わざわざ紙に印刷して「原本」を郵送する必要は、法律上はありません。

ただし、取引先が「PDFは速報で、原本は郵送」と決めている場合があります。この場合は、PDFと原本の両方を送り、二重に計上されないよう書類に一言そえるのが安全です。

• 郵送する原本に「本書は◯月◯日にPDFでお送りした請求書の原本です」と書く

• PDFのメール本文に「原本は別途郵送いたします」と書く

郵送するときの封筒の書き方は、請求書在中の書き方｜封筒の位置・色・宛名とSESの郵送マナーで確認できます。

PDFで請求書を送るときの保存ルール

メールでやりとりしたPDFの請求書は、紙に印刷せず、データのまま保存します。電子帳簿保存法という法律で、2024年1月から求められているルールです。

電子帳簿保存法とは、請求書などを電子データで受け取ったり送ったりしたとき、その保存のしかたを定めた法律のことです。メールで送ったPDFは、この法律の「電子取引」に当たります。送った側の控えも、受け取った側のデータも保存の対象です。

保存で守ること

改ざんを防ぐルールの見本（事務処理規程のサンプル）は、国税庁のホームページで公開されています。

基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下の会社などは、「探せる」の条件が不要です（2026年9月時点）。税務職員の求めに応じて、データをダウンロードして出せるようにしておくことが条件です。保存期間は、法人なら確定申告の期限の翌日から原則7年です。

電子で保存する仕組みづくりの詳しい手順は、請求書電子化の案内文例｜SES企業の切替5手順と電帳法の保存でまとめています。

押印・電子印・PDF送付の使い分け判断表

迷ったら「取引先が何を求めているか」で決めます。自社から押印をやめる必要も、全社に押す必要もありません。

SES企業では、取引先が10社あれば、ルールも10通りになりがちです。判断表を使って取引先ごとに「押印・原本・送り方」を決め、一覧にしておくと、月初の請求で迷いません。

やってはいけないこと

• 丸印（代表者印）を毎月の請求書に押す

• 電子印鑑の画像を、だれでも使える場所に置く

• PDFを送ったあと、同じ請求書を別の番号で郵送する

• メールで受け取ったPDFを印刷し、データを消す

• 担当者の記憶だけで、取引先の請求ルールを管理する

取引先に「押印・原本郵送が必要か」を確認する質問例

新しい取引が始まったら、最初の請求の前に、取引先の経理へ確認しましょう。聞くことは次の5つです。

1. 請求書に押印（角印）は必要ですか

2. 電子印鑑を入れたPDFでもよいですか

3. 紙の原本の郵送は必要ですか

4. 送り先はメール・郵送・請求システムのどれですか

5. 請求書の必着日（何日までに届けばよいか）はいつですか

確認メールの例文

件名：請求書の送付方法についてのご確認（株式会社◯◯）

株式会社△△
経理ご担当者様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の□□です。
2026年10月分より、貴社へ請求書をお送りいたします。
貴社のご指定に合わせるため、次の点を教えていただけますでしょうか。

1. 請求書への押印（角印）の要否

2. 電子印鑑を入れたPDFでのご提出の可否

3. 紙の原本の郵送の要否

4. 送付先（メールアドレス・ご住所・請求システムなど）

5. 毎月の必着日

初回の請求書は、2026年11月2日（月）にお送りする予定です。
お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

このメールは、営業担当から取引先の窓口に送り、経理の担当者につないでもらうのが早い方法です。返ってきた答えは、取引先ごとの請求ルールとして社内に残しておきましょう。

すでに取引中の相手に聞くとき

取引の途中でも、「紙からPDFに切り替えたい」ときは確認が必要です。次のように一言だけ聞けば、相手の手間も少なくすみます。

来月分より、請求書を押印なしのPDFでメール送付に切り替えたいと考えております。
貴社で押印や原本が必要な場合は、引き続き郵送いたしますのでお知らせください。

メールで送るときの本文の書き方は、請求書の送付状の書き方｜SESの送付メール例文と場面別文例に文例をそろえています。

押印なしで差し戻されたときの対応｜再発行の手順と返信例文

差し戻されたら、「求める形式」と「再提出の締め切り」を1回のメールで確認し、請求番号・日付・金額を変えずに押印だけ足して出し直します。法律を盾に断るより、今月分は相手の形式に合わせたほうが入金は早く進みます。

差し戻しとは、受け取った側が請求書を処理せずに、発行した側へ直しを求めて返すことです。SESでは、元請けや客先の経理から「押印がないため受け付けできません」とメールで届くのが典型です。

押印以外の不備も一緒に見直す

押印を足して出し直したあとに別の不備が見つかると、もう1往復かかります。同じ請求書で、次の4点も確かめます。

押印以外の不備が1つでもあれば、押印と一緒に直してから1回で出し直します。金額の誤りの訂正とお詫びの書き方は、請求書の金額間違いに後から気づいたら｜SESの訂正と再発行の例文にまとめています。

差し戻しから再発行までの6ステップ

やりとりが何往復も続くと、経理の締め日を過ぎて入金が1か月ずれることがあります。次の順で進めます。

1. 差し戻しの理由を確認する：押印だけが理由か、上の表の不備がほかにないかを聞きます。

2. 求める形式を具体的に聞く：「角印を押したPDFでよいか」「電子印鑑でよいか」「原本の郵送が必要か」を確認します。

3. 再提出の締め切りを聞く：経理の締め日を過ぎると、支払いが翌月に回ることがあります。

4. 同じ請求番号・同じ日付・同じ金額で出し直す：内容を変えずに押印だけ足します。

5. 件名に「再送」と入れて送る：差し戻し前の請求書と区別しやすくします。

6. 取引先の条件として記録する：翌月も同じことが起きないよう、社内で共有します。

「再発行」と「訂正」は分けて考える

押印だけ足すなら「再発行」、金額や項目を直すなら「訂正」です。扱いが違うので、どちらなのかを相手にもはっきり伝えます。

訂正のときは、古い請求書を破棄してもらうよう一言そえます。2枚が並んで残ると、相手の経理で二重に支払われたり、止められたりします。

返信例文：形式と締め切りを確認するメール

返信は「お礼→確認したい2点→内容は変えないこと」の順に書くと、1往復で済みます。

件名：【確認】9月分ご請求書の再送について（株式会社〇〇）

株式会社△△ 経理ご担当 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
9月分のご請求書について、押印がないとのご連絡をいただきありがとうございます。

再発行にあたり、次の2点を教えていただけますでしょうか。

1. 角印を押したPDFでのご送付でよろしいでしょうか。それとも原本の郵送が必要でしょうか。

2. 10月末のお支払いに間に合わせるには、いつまでにお送りすればよろしいでしょうか。

請求番号・金額・日付は変えずに、押印のみ追加してお送りいたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

返信例文：押印を足して再送するメール

件名：【再送】9月分ご請求書（請求番号：2026-0915）株式会社〇〇

株式会社△△ 経理ご担当 〇〇様

お世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
ご指摘いただいた9月分のご請求書について、角印を押したものを添付いたします。
請求番号・日付・金額は、先日お送りしたものから変更しておりません。
先日の押印なしのご請求書は、お手数ですが破棄をお願いいたします。

今後の請求書も、同じ形式でお送りいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

「来月から押印なしにできないか」を相談したいときは、本記事の前半で紹介した押印についてのQ&Aや民事訴訟法第228条第4項が根拠になります。ただし今月分は相手の形式に合わせ、入金を優先します。差し戻しの対応は経理だけで進めず、取引先との関係にかかわるので営業担当にも共有しましょう。

BPから押印なしの請求書が届いたら受け取ってよい？

BP（取引先のSES企業やフリーランス）から届いた押印なしの請求書は、受け取って問題ありません。自社の規程で押印を必須にしていない限り、差し戻す理由にはなりません。

押印より大事なのは、登録番号・金額・稼働時間の突き合わせです。確認する項目はフリーランスの請求書チェック8項目｜SESで不備を差し戻す例文付きにまとめています。

自社で押印を求めるルールがあるなら、取引開始時に書面で伝えておきます。請求が届いたあとで言い出すと、BP側の請求がやり直しになり、関係が悪くなる原因になります。自社がBPに押印を求める場合は、次のように伝えます。

件名：ご請求書の形式についてのお願い（株式会社〇〇）

株式会社△△ □□様

お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
弊社の経理規程により、ご請求書には角印の押印をお願いしております。
電子印鑑を入れたPDFでも受け付けておりますので、次回分からご対応いただけますと幸いです。
今月分は、お送りいただいた形式のまま処理いたします。

最後の一文のように、今月分は受け取ってお支払いを止めないことを伝えると、BPとの関係を保てます。メールで受け取ったPDFの請求書は、印刷だけで済ませず、データのまま保存します（本記事の「PDFで請求書を送るときの保存ルール」を参照）。

取引先ごとの請求ルールを管理する方法

請求ルールは、取引先ごとの一覧にまとめて管理します。まずは自分たちで、Excelやスプレッドシートで始めるのが手軽です。

自分で管理する方法

次の項目を1行1社で並べた表を作ります。

この表を営業と営業事務で共有し、取引先から変更の連絡があったらその日のうちに直します。請求書の送付前に、必ずこの表を見てから送るルールにすると、押し忘れや送り間違いが減ります。

チョータツで案件の条件とあわせて管理する

チョータツは、SES営業のための案件・人材の管理・共有ツールです。案件の情報をチームで管理・共有し、提案の前に条件を確認できます。

請求ルールは、案件の契約条件とセットで決まることが多い情報です。案件ごとの条件をチームで見られる場所にまとめておけば、担当者が休んでも、ほかの人が確認できます。チョータツは3,000社以上が利用しており、無料で始められます。

領収書を兼ねる請求書に収入印紙が要るかは、請求書に印紙は必要？兼領収書の金額とSES書類8種の判定表で判定のしかたを解説しています。

よくある質問

Q. 請求書にハンコがないと無効になりますか？

無効にはなりません。請求書への押印を義務づける法律はありません。取引先のルールで求められたときだけ、角印を押せば十分です。

Q. 押印がないと取引先から差し戻されました。どうすればいいですか？

相手のルールに合わせて、角印を押して再発行するのが早道です。請求番号・日付・金額は変えず、押印だけ足します。変えると二重請求と間違われるおそれがあります。

Q. 請求書に押す社印は、角印と丸印のどちらですか？

一般的には角印（社印）を押します。丸印は法務局に届け出た会社の実印なので、毎月の請求書には使わないのが一般的です。

Q. PDFの請求書に電子印鑑は必要ですか？

必要ありません。電子印鑑を入れるかどうかは、取引先の希望に合わせます。指定がなければ、押印なしのPDFでも請求書として有効です。

Q. PDFで請求書を送ったら、原本の郵送も必要ですか？

法律上は不要です。ただし取引先が「原本も郵送」と決めている場合があります。最初の請求の前に、取引先の経理に確認しましょう。

Q. PDFの請求書は印刷して保存すればよいですか？

メールで送った・受け取ったPDFは、データのまま保存します。電子帳簿保存法の電子取引に当たるためです。法人は原則7年保存します。

Q. BPから押印なしの請求書が届いたら差し戻すべきですか？

自社の規程で押印を必須にしていなければ、受け取って問題ありません。必須にしている場合も、今月分は処理し、次回からの形式をお願いします。

Q. ハンコなしの請求書はインボイスとして使えますか？

使えます。インボイスの記載事項に押印は含まれていません。登録番号や税率ごとの消費税額など、6つの項目がそろっていれば問題ありません。

まとめ

• 請求書にハンコを押す法律上の義務はなく、押印なしでも有効

• インボイスの6つの記載事項にも、押印は入っていない

• SESでは、取引先の経理ルールで角印や原本郵送を求められることがある

• 押すなら角印（社印）。丸印（代表者印）は毎月の請求書に使わない

• 電子印鑑を入れたPDFも有効。認めるかは取引先に確認する

• メールで送ったPDFは、電子帳簿保存法に沿ってデータのまま保存する

• 押印なしで差し戻されたら、形式と締め切りを1回で確認し、番号・日付・金額を変えずに押印だけ足す

• BPからの押印なしの請求書は、自社の規程で必須でなければ受け取ってよい

• 新しい取引の最初に「押印・原本・送り方」を確認し、取引先ごとの一覧で管理する

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・税理士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• 内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのQ&A」（2020年6月19日）

• 法務省「押印についてのQ&A」

• e-Gov法令検索「民法」（第522条 契約の成立と方式）

• e-Gov法令検索「民事訴訟法」（第228条 文書の成立）

• e-Gov法令検索「電子署名及び認証業務に関する法律」（第3条）

• e-Gov法令検索「消費税法」（第57条の4 適格請求書発行事業者の義務）

• 国税庁「インボイス（適格請求書）の記載事項」

• 国税庁「電子帳簿保存法関係」（電子取引データの保存、事務処理規程のサンプル）

• 財務省「電子取引データ保存制度について」（2024年1月からの保存要件、売上高5,000万円以下の検索要件不要）

• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」