請求書の送付状の書き方｜SESの送付メール例文・遅れや再送など場面別文例と「拝受」返信例
公開日：2026年9月30日更新日：2026年9月30日
請求書の送付状とは？
送付状とは、書類を送るときに「何を、何枚、なぜ送ったか」を相手に伝える1枚の添え書きのことです。「添え状」「カバーレター」とも呼ばれます。
請求書の送付状は、法律で決まった書類ではありません。インボイス制度（適格請求書）の記載事項も、請求書本体に書けば足ります。それでも郵送では添えるのが一般的です。
送付状を付けると、次の3つの良いことがあります。
| 良いこと | SESの現場での例 |
|---|---|
| 中身がすぐわかる | 請求書と稼働報告書が何枚入っているか、経理がすぐ確認できる |
| 取り違えを防ぐ | 複数の要員分を送っても、何月分・誰の分かが一目でわかる |
| 連絡先がわかる | 金額の質問を、営業担当に直接してもらえる |
SESの請求書は、要員ごと・月ごとに枚数が増えがちです。送付状で対象月と要員の数を書いておくと、相手の経理の確認が早くなり、入金の遅れも防げます。
請求書の送付状に書く5つの項目
送付状に書く項目は、日付・宛先・差出人・あいさつ文・同封書類の一覧の5つです。この順番で上から並べれば、形が崩れません。
日付：右上に送付日を書く（例：2026年10月2日）
宛先：左上に会社名・部署名・担当者名を書く
差出人：右側に自社名・部署名・担当者名・電話番号・メールアドレスを書く
あいさつ文：「拝啓」から始め、お礼と送付の目的を書き「敬具」で結ぶ
同封書類の一覧：中央に「記」と書き、書類名と枚数を並べ「以上」で締める
宛名の敬称の付け方
宛名の敬称は、担当者名がわかれば「様」、会社や部署あてなら「御中」です。「御中」と「様」は一緒に使いません。
| 宛先 | 書き方の例 |
|---|---|
| 担当者がわかる | 株式会社〇〇 経理部 山田太郎 様 |
| 部署あて | 株式会社〇〇 経理部 御中 |
| 個人事業主あて | 〇〇 一郎 様（屋号があれば「〇〇デザイン 〇〇 一郎 様」） |
送付状を作るときの注意点
送付状はA4縦1枚に収め、封筒の中で一番上に入れます。請求書と同じ向きに重ねると、開けた人がすぐ読めます。
金額や振込先は、送付状には書かないのがおすすめです。請求書と送付状で数字が食い違うと、どちらが正しいかで問い合わせが増えるからです。
請求書の送付状テンプレート（そのまま使える文例）
郵送で使う、SES向けの基本テンプレートです。〇〇の部分を書き換えれば、そのまま使えます。
2026年10月2日
株式会社〇〇
経理部 山田太郎 様
株式会社△△
営業部 佐藤次郎
TEL：03-XXXX-XXXX
MAIL：sato@example.co.jp
請求書送付のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、2026年9月分のエンジニア業務委託（準委任）の
請求書を下記のとおりお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・請求書（2026年9月分） 1部
・稼働報告書（2026年9月分・2名分） 2部
以上ご査収とは、「内容をよく確かめて受け取ってください」という意味の言葉です。請求書の送付状では定番の言い回しです。
「時下ますますご清栄の〜」は、季節を問わず使えるあいさつです。季節のあいさつを入れたい場合は、10月なら「秋冷の候」などに変えます。
メールで請求書を送るときの例文
メールで請求書を送る場合、送付状は付けず、メール本文を送付状の代わりにします。請求書はPDFにして添付するのが一般的です。
件名の付け方
件名には「請求書」「対象月」「自社名」の3つを入れます。相手の経理がメールを検索するとき、このキーワードで探すからです。
【請求書送付】2026年9月分 業務委託費のご請求（株式会社△△）
【株式会社△△】2026年9月分 請求書送付のご連絡
基本の送付メール例文
件名：【請求書送付】2026年9月分 業務委託費のご請求（株式会社△△） 株式会社〇〇 経理部 山田様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の佐藤です。 2026年9月分の業務委託費の請求書を、 PDFにて添付いたしました。ご査収のほどお願いいたします。 ■添付ファイル ・請求書_2026年9月分_株式会社△△.pdf ・稼働報告書_2026年9月分_2名分.pdf ■ご請求金額：〇〇〇,〇〇〇円（税込） ■お支払期日：2026年10月30日（金） 内容に不明な点がございましたら、 お手数ですが本メールにご返信ください。 引き続きよろしくお願いいたします。 -------------------- 株式会社△△ 営業部 佐藤次郎 TEL：03-XXXX-XXXX --------------------
メールでは、本文に請求金額と支払期日を書くのがおすすめです。相手が添付を開く前に、金額と期日を確認できるからです。紙の送付状とは考え方が違う点に注意しましょう。
メール送付で気をつけること
ファイル名に対象月と自社名を入れる：「請求書.pdf」だけだと、相手の保存フォルダで埋もれる
PDFで送る：ExcelやWordは相手が書き換えられるので避ける
パスワード付きZIPは相手に確認してから：受け取れない会社もあるため、送り方を事前に聞く
宛先を送る前に見直す：別の客先に請求書を送ると、単価が他社に知られてしまう
メールで受け取った請求書は、受け取った側が電子のまま保存する決まりがあります。電子帳簿保存法の「電子取引」に当たるためです。電子化の進め方と取引先への案内文は、請求書電子化の案内文例｜SES企業の切替5手順と電帳法の保存で紹介しています。相手の手間を減らすため、PDFは1通のメールにまとめて送りましょう。
SESならではの場面別の文例集
SESの請求では、稼働報告書の同封、精算の差額、再発行などの場面で、基本の文例に一言足す必要があります。送付の遅れや添付漏れのような「困った場面」は、メール全体をそのまま使える形で載せています。
1. 稼働報告書を同封・添付するとき
稼働報告書とは、エンジニアがその月に働いた時間を日ごとに記録した書類のことです。SESの請求額は、この時間をもとに計算します。
2026年9月分の請求書とあわせて、 貴社ご担当の〇〇様にご確認いただいた 稼働報告書（2名分）を添付いたします。 請求金額は、稼働報告書の時間をもとに算出しております。
「客先の誰が確認したか」を一言入れると、経理が現場に確認し直す手間が減ります。稼働報告書の作り方と回収の流れは、稼働報告書のテンプレート｜SES・業務委託の書き方と精算前チェックで解説しています。
2. 精算幅を外れて差額が出たとき
精算幅とは、月額単価のまま追加の請求も値引きもしない稼働時間の範囲のことです。範囲を外れた月は、請求額が月額単価と変わります。
差額がある月は、何時間外れて、いくら増減したかを本文に書きます。相手の経理が「先月と金額が違う」と止めずに済むからです。
なお、今月は〇〇（エンジニア名）の稼働が130時間となり、 精算幅（140〜180時間）の下限を10時間下回りました。 契約に基づき、42,850円（10時間×4,285円）を 控除した金額でご請求しております。
超過した月は「控除」を「超過」に、「控除した金額」を「加算した金額」に変えます。計算のしかたは、SESの精算幅を下回ったら？控除の計算方法と有給・固定の扱いで数字の例つきで説明しています。
3. 請求書を再発行するときのお詫び
請求書に誤りがあったときは、お詫び・誤りの内容・正しい請求書・古い請求書の扱いの4つを伝えます。古い請求書をどうするかを書かないと、二重に支払われるおそれがあります。
件名：【再発行・お詫び】2026年9月分 請求書の差し替えのお願い（株式会社△△） 先日お送りした2026年9月分の請求書に誤りがございました。 〇〇の稼働時間を135時間と記載すべきところ、 130時間と記載しておりました。 ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。 正しい金額の請求書を添付いたしましたので、 差し替えをお願いいたします。 先日お送りした請求書（請求書番号：2026-0915）は、 お手数ですが破棄いただけますと幸いです。
請求書番号を書いて「どの請求書が無効か」をはっきりさせましょう。適格請求書（インボイス）に誤りがあったときは、売り手は修正した適格請求書を交付しなければならないとされています（国税庁Q&A問32、消費税法57条の4第4項・第5項）。過大・過少の請求や、相殺か再発行かの判断は、請求書の金額間違いに後から気づいたら｜SESの訂正と再発行の例文で扱っています。
4. 個人事業主（フリーランス）宛てに送るとき
個人宛ての送付状では、宛名を「〇〇様」にし、あいさつを少しやわらかくします。「貴社」ではなく「〇〇様」と名前で呼びます。
〇〇 一郎 様 いつもお世話になっております。株式会社△△の佐藤です。 2026年9月分のご請求書をお送りいたします。 お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
SES企業からフリーランスへ出すのは、請求書よりも支払通知書のことが多いです。支払通知書とは、支払う側が支払う金額を相手に知らせる書類のことです。書き方は、業務委託の支払通知書テンプレート｜支払明細書との違いと記載例で確認できます。
5. 交通費など実費をあわせて請求するとき
月額単価とは別に交通費などを請求する月は、内訳が別にあることを一言添えます。
今月は、客先指定の出張にかかった交通費を、 実費として別行でご請求しております。 領収書の写しを添付いたしますので、あわせてご確認ください。
6. 請求書の送付が遅れたとき
送付が遅れたときは、①お詫び、②いつ届くか、③支払日への影響の3点を、遅れがわかった日のうちに伝えます。遅れの理由は短くて構いません。相手の経理が知りたいのは「締めに間に合うか」だからです。
SESでは、客先の稼働報告書（稼働時間の承認）が戻らず、請求書を出せないことがよくあります。この場合も、先に「遅れる見込み」を伝えておけば、相手の社内の支払い処理を止めずにすみます。督促の手順はSESの稼働報告書が遅れる・出ないときの対応｜請求を間に合わせる手順にまとめています。
件名：【お詫び】2026年9月分 ご請求書送付遅延のご連絡（株式会社△△） 株式会社〇〇 経理部 鈴木様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の田中です。 2026年9月分のご請求書につきまして、 通常は10月5日（月）までにお送りしているところ、 当社の確認に時間を要し、送付が遅れております。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 10月7日（水）中にPDFにてお送りいたします。 お支払期日（10月30日）に間に合わない場合は、 あらためてご相談させてください。 今後は送付前の確認を早め、再発防止に努めます。 何卒よろしくお願いいたします。
送付が遅れても、相手の支払期日が自動で延びるとはかぎりません。相手の締め日を過ぎると、支払いが1か月後ろにずれることもあります。遅れそうだとわかった時点で、相手の締め日を確認しておきましょう。
7. 添付漏れ・送付先を間違えたとき
添付漏れは、気づいた時点ですぐに添付して送り直し、件名に「再送」と入れます。送付先を間違えたときは、誤って送った相手に削除をお願いし、正しい相手へ送り直します。
件名：【再送】2026年9月分 ご請求書（株式会社△△） 株式会社〇〇 経理部 鈴木様 株式会社△△の田中です。 先ほどお送りしたメールに、請求書の添付が漏れておりました。 大変失礼いたしました。あらためて添付してお送りいたします。
請求書には取引先名や単価が書かれています。別の会社に送ってしまうと、単価が他社に知られるおそれがあります。送信前に宛先・添付・金額の3点を声に出して確認する習慣をつけましょう。
8. 請求担当者が変わるとき
請求の担当者が変わるときは、新旧の担当者名、変わる月、問い合わせ先の3点を、変わる前の月の請求書と一緒に伝えます。SESでは営業担当の異動や退職が多く、連絡先が古いまま残ると、請求書の問い合わせが宙に浮きます。
件名：【ご連絡】ご請求担当者変更のお知らせ（株式会社△△） 株式会社〇〇 経理部 鈴木様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の田中です。 2026年9月分のご請求書を添付いたします。 あわせて、ご請求担当者の変更についてご連絡いたします。 ■変更前：営業部 田中一郎 ■変更後：営業部 高橋花子（TEL：03-XXXX-XXXX） ■変更時期：2026年10月分のご請求書から ■送付元アドレス：変更ございません（seikyu@example.co.jp） 在任中は大変お世話になりました。 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願いいたします。
反対に、相手（客先）の担当者が変わったときは、送付先を変えてよいか先に確認します。新しい担当者の名前と、CCに入れる人を返信でもらってから送ると、誤送信を防げます。
9. 郵送からPDF送付に切り替えるとき
郵送からメールのPDF送付に切り替えるときは、切り替える月の1〜2か月前に案内文を送り、相手の経理の了承を取ります。相手の会社によっては、紙の原本しか受け付けないルールがあるためです。案内文には切り替える月・送付元アドレス・送付先・原本を郵送するかどうかの4点を書き、紙の原本が必要な場合に返信してもらう期日を添えます。切り替え後の最初の1回は、届いたかどうかを確認する一文を入れると安心です。
請求書を受け取ったときの「拝受しました」返信例
拝受とは、「受け取る」をへりくだって言う言葉のことです。BPやフリーランスから請求書が届いたら、当日中に「拝受しました」と返信しましょう。
受け取った連絡がないと、相手は「届いたか」を問い合わせる手間がかかります。BPとは、自社と取引する協力会社やフリーランスのことです。SESではBPとの関係が長く続くので、小さな返信が信頼につながります。
基本の受領返信
件名：Re:【請求書送付】2026年9月分 業務委託費のご請求 株式会社□□ 佐藤様 いつもお世話になっております。株式会社△△の鈴木です。 2026年9月分の請求書、確かに拝受いたしました。 稼働報告書と照らし合わせたうえで、 10月7日（水）までに確認結果をご連絡いたします。 引き続きよろしくお願いいたします。
「受け取った」だけでなく、いつまでに確認するかを書くのがコツです。相手も、差し戻しがあるかどうかを見通せます。
金額に食い違いがあったときの返信
客先から控除された時間と、BPの請求書の時間が合わないことがあります。そのときは、どこが違うかを数字で伝え、再発行をお願いします。
2026年9月分の請求書を拝受いたしました。ありがとうございます。 1点確認させてください。 〇〇様の稼働時間が、ご請求では140時間となっておりますが、 客先確認済みの稼働報告書では130時間となっております。 精算幅（140〜180時間）の下限を下回るため、 契約に基づく控除後の金額で再発行いただけますでしょうか。 稼働報告書を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
上流の客先と下流のBPで精算条件がずれていると、自社だけが差額をかぶります。受け取った請求書は、客先に出す請求書と要員ごとに並べて確かめましょう。
郵送するときの注意点（信書のルール）
請求書を紙で送るときは、郵便（普通郵便・レターパックなど）か信書便で送ります。宅配便やゆうメールに請求書を入れてはいけません。
請求書は、総務省のガイドラインで信書に当たると示されています。信書とは、特定の相手に、差出人の考えや事実を伝える文書のことです。
| 送り方 | 請求書を送れるか |
|---|---|
| 普通郵便・速達・書留 | 送れる |
| レターパック | 送れる |
| ゆうメール・クリックポスト | 送れない（信書は入れられない） |
| 宅配便（荷物として） | 送れない |
郵便法では、郵便局や信書便の事業者以外に信書を運ばせることを禁じています。送った側も対象になるので、社内で送り方を決めておきましょう。
なお、郵便法第4条第3項には、荷物に付ける「封をしていない添え状・送り状」は例外とする決まりがあります。ただしこの例外は添え状の話で、請求書そのものを荷物に入れてよいわけではありません。
封筒の「請求書在中」の書き方は、請求書在中の書き方｜封筒の位置・色・宛名とSESの郵送マナーで解説しています。
請求書を送る前の確認チェックリスト8項目
請求書のトラブルの多くは、送る前の確認で防げます。毎月の送付前に、次の8項目を確認しましょう。
宛先（会社名・部署名・担当者名）が最新になっている
対象月・要員名が正しい
稼働時間が、客先の承認済みの稼働報告書と一致している
精算幅の超過・控除の計算が、契約の条件どおりになっている
単価・交通費・消費税の金額が正しい
請求書番号が重複していない
支払期日が、契約書・注文書の支払条件と一致している
添付ファイルがそろい、ファイル名に年月と自社名が入っている
送付状・送付メールでやってはいけないこと
送付状と送付メールで避けたいのは、請求書本体と食い違う情報を書くことです。そのほかに、SESの現場で起きやすい失敗を5つ挙げます。
前月の送付状を使い回して、対象月を直し忘れる：送付状だけ「8月分」のままになる
複数の客先に一斉送信する：他社の単価や要員名が見えてしまう
差額の理由を書かずに送る：相手の経理が支払いを止め、入金が遅れる
再発行のときに古い請求書の扱いを書かない：二重払いや、古い金額での入金が起きる
BPからの請求書に返信しない：相手が「届いていない」と思い、同じ請求書が何度も届く
使い回しを防ぐには、送付前に対象月・要員名・枚数の3つを声に出して読むのが手軽です。月末は請求書が集中するので、チェック表を1枚用意しておくと安心です。
チョータツで案件ごとの精算条件を管理する
自分で管理する場合は、Excelに案件ごとの単価・精算幅・割り方・支払いサイトをまとめます。月末は、その表を見ながら請求書と送付メールを作ります。
ただ、案件が増えると「この要員の精算幅は何時間だったか」を探すのに時間がかかります。差額の説明を書くときも、契約時のメールを探し直すことになりがちです。
チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有できるツールのことです。3,000社以上が使っていて、無料で始められます。
| 場面 | 自分でやる場合 | チョータツを使う場合 |
|---|---|---|
| 精算条件を探す | 契約時のメールやExcelを探す | 案件の情報を開いて確認できる |
| 社内で共有する | 営業事務にファイルを送る | チームで同じ案件情報を共有できる |
| 情報を入れる | 1件ずつ手で書き写す | AIが入力を手伝う |
| BPと取引する | 案件・人材メールを個別に送る | パートナーへのメール配信機能を使える |
提案前から案件の条件を残しておけば、月末の請求で「聞いていない」を防げます。送付メールに差額の理由を書くときも、条件をすぐ確かめられます。
よくある質問
- Q. 請求書に送付状は必ず付けないといけませんか？
- 法律上の義務はありません。ただし郵送では1枚添えるのがビジネスマナーです。メールで送る場合は、メール本文が送付状の代わりになるので不要です。
- Q. 請求書の送付状の文例で、定型文はありますか？
- 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」で始め、「下記のとおりお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます」と続けるのが定型です。最後に「記」で同封書類を並べます。
- Q. 請求書の送付状は個人宛てでも同じ書き方ですか？
- 基本の項目は同じです。宛名を「〇〇様」にし、「貴社」ではなく名前で呼びます。あいさつ文は少しやわらかくしても問題ありません。
- Q. 「請求書を拝受しました」はどんなときに使いますか？
- 相手から請求書を受け取ったときの返信で使います。拝受は「受け取る」をへりくだった言葉です。確認の予定日も添えると、相手が安心します。
- Q. 請求書をメールに添付するときの文例は？
- 件名に「請求書送付」「対象月」「自社名」を入れます。本文には添付ファイル名、請求金額、支払期日を書きます。「基本の送付メール例文」をそのまま使えます。
- Q. 請求書の添え書きには何を書けばいいですか？
- 添え書きとは、請求書に付ける一言のメッセージのことです。SESなら、精算の差額が出た理由や、稼働報告書を同封したことを書くと、相手の確認が早くなります。
- Q. 請求書の送付メールの件名は、訂正や再送のときどう変えますか？
- 訂正版なら【差し替え】、送り直しなら【再送】、遅れのお詫びなら【お詫び】を件名の頭に付けます。対象月と自社名は通常と同じく入れます。
- Q. PDFの請求書にパスワードを付けるべきですか？
- 相手の会社のルールに合わせます。パスワードを別のメールで送る方法は、手間の割に安全性が高くないとして、やめる会社もあります。事前に相手の経理に希望を聞いておきましょう。
- Q. 請求書を宅配便で送ってもいいですか？
- 送れません。請求書は信書に当たるため、郵便か信書便で送ります。ゆうメールやクリックポストにも入れられません。
まとめ
請求書の送付状は義務ではないが、郵送なら1枚添えるのがマナー
書くのは日付・宛先・差出人・あいさつ文・同封書類の一覧の5つ
メール送付なら送付状は不要。件名に「請求書送付」「対象月」「自社名」を入れる
稼働報告書を付けるときは、客先の誰が確認したかを一言添える
精算の差額がある月は、外れた時間と金額を本文に書く
再発行では、古い請求書の番号と「破棄してください」を必ず書く
送付の遅れはその日のうちに到着日と支払日への影響を伝え、添付漏れは【再送】ですぐ送り直す
担当者が変わるときは、新旧の名前・変わる月・問い合わせ先を請求書と一緒に伝える
BPから受け取ったら当日中に「拝受しました」と返し、確認の予定日を伝える
紙の請求書は信書なので、郵便か信書便で送る
本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・税理士などの専門家にご相談ください。
運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日
参考資料（2026年9月30日確認）