業務委託の支払通知書（支払明細書）テンプレート｜請求書・領収書との違い、インボイス要件6項目とSES精算の記入例

業務委託の支払通知書（支払明細書）とは？

支払通知書とは、お金を払う側が「この内容で、いくら、いつ払います」と相手に知らせる書類のことです。業務委託では、フリーランスやBPに請求書を作ってもらう代わりに、発注側が作って送る使い方をします。

SESでは、フリーランスのエンジニアや、BP（ビジネスパートナー。エンジニアを出してくれる取引先の会社）への毎月の業務委託料で使います。「10月分は精算幅を下回ったので、控除後の金額はこうなります」と、払う側から先に知らせる使い方です。相手は請求書を作る手間が減り、発注側は金額のまちがいを減らせます。

支払通知書を出す法律上の義務はありません。出すかどうか、どんな形にするかは、取引先との取り決めで決めます。ただし、インボイス制度で仕入明細書として使うなら、国が決めた項目と手順が必要です。

支払明細書と支払通知書は同じもの？

支払明細書と支払通知書は、実務ではほぼ同じ書類です。どちらも払う側が作り、支払予定の金額と内訳を知らせます。「お支払明細書」「支払案内書」「仕入計算書」など、会社によって呼び名が違うだけです。

なお「支払明細書」は、会社員の給与明細の意味で使われることもあります。この記事で扱うのは、取引先への業務委託料の支払いで使う書類です。

仕入明細書とは

仕入明細書とは、買う側（発注側）が作り、売る側（受注側）の確認を受けた取引の明細のことです。消費税法第30条第9項第3号で、インボイスと同じように保存できる書類として定められています。

名前が「支払通知書」「支払明細書」「仕入計算書」でも、中身が条件を満たせば仕入明細書として扱えます。大事なのは書類の名前ではなく、書いてある項目と、相手の確認があるかです。

支払通知書・請求書・領収書の違い

4つの書類の違いは、誰が作るかといつ出すかで整理するとわかりやすくなります。支払通知書（支払明細書）は払う側が支払の前に、請求書は受け取る側が支払の前に、領収書は受け取る側が支払の後に出します。

SESの支払い業務で「支払い書」と言われたら、請求書のことか、自社が出す支払通知書のことかを最初に確かめましょう。

インボイス制度で見たときの、請求書と支払通知書の違いは次のとおりです。

支払通知書（支払明細書）は領収書の代わりになる？

支払通知書（支払明細書）は、領収書の代わりにはなりません。 「これから払う」内容を知らせる書類で、お金を受け取ったことの証明ではないからです。

BPへの支払いは銀行振込がほとんどです。振込なら、銀行の振込記録（振込明細や通帳）が「払った」証拠になります。そのため、SESでは振込の場合に領収書をもらわない会社も多くあります。

領収書が必要なときは、BPに頼めば出してもらえます。民法第486条では、お金を払う人は、受け取る人に受取証書（領収書）の交付を求められると定めています。

請求書方式と支払通知書方式のどちらがいい？

BPの数が多く、精算の計算を自社でそろえたい会社は支払通知書方式が向いています。BPが少なく、相手の請求書で問題が起きていない会社は、今の請求書方式のままで十分です。

請求書方式とは、BPが請求書を作って自社に送り、自社がそれを確認して払う方式のことです。支払通知書方式とは、自社が支払通知書を作ってBPに送り、BPが内容を確認してから払う方式のことです。

向き不向きの判断表

どちらを選んでも、BPごとにどちらの方式かを決めて一覧にしておくことが大切です。1社に請求書と支払通知書の両方が出ていると、同じ月を二重に払うまちがいが起きます。切り替えるときは、BPの同意をもらい、基本契約か覚書に書き、最初の1か月はBPの計算と見比べてから本番にします。契約の変え方は、契約書を変更するには？覚書の書き方とSESの単価変更の文例が参考になります。

支払通知書をインボイスとして使う2つの条件

支払通知書をインボイスの代わりにするには、2つの条件があります。決められた6つの項目を書くことと、相手の確認を受けることです。どちらか1つでも欠けると、仕入税額控除の書類として足りません。

仕入税額控除とは、売上にかかる消費税から、仕入れや外注で払った消費税を差し引いて納める仕組みのことです。フリーランスへの外注費もこの仕組みの対象なので、書類が足りないと納める消費税が増えます。

インボイス（適格請求書）とは、登録番号や税率ごとの消費税額など、国が決めた項目を書いた請求書のことです。インボイス制度は2023年10月1日に始まりました。

インボイス要件を満たす記載項目6つ

国税庁のQ&A（問87）では、仕入明細書に書く項目は次の6つとされています。SESの支払通知書に当てはめると、次のとおりです。

登録番号とは、インボイスを出せる事業者として登録した人に国税庁が付ける番号のことです。「T」のあとに13桁の数字が続きます。

⑤の合計額は、本来は税込みの金額です。ただし国税庁のQ&A（問89）では、税抜きの合計額と消費税額を書けば、書いてあるものとして扱うとされています。

③の年月日はどう書く？

SESの準委任のように毎月続く業務なら、稼働した期間を書くのが一般的です。「2026年10月分」と月単位でまとめて書く書き方もよく使われます。

登録番号は必ず確認する

②の登録番号は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で、今も有効かを確かめます。取引の途中で登録をやめる人もいるので、年に1回は見直すと安心です。

SES精算の支払通知書テンプレートと記入例

ここでは、フリーランスのエンジニアに準委任で発注したときの記入例を示します。精算幅を下回って控除が出た月の例です。

条件：月額単価60万円（税抜）、精算幅140〜180時間、上下割、10月の実稼働135時間

精算幅とは、月額単価のまま追加の請求も値引きもしない稼働時間の範囲のことです。上下割とは、月額単価を下限時間で割って控除単価を出す方法のことです。

1. 控除単価を出す：600,000円÷140時間＝4,285円（1円未満切り捨て）

2. 足りない時間を出す：140時間−135時間＝5時間

3. 控除額を出す：5時間×4,285円＝21,425円

4. 税抜の支払額を出す：600,000円−21,425円＝578,575円

5. 消費税を出す：578,575円×10%＝57,857円（1円未満切り捨て）

6. 支払額（税込）：578,575円＋57,857円＝636,432円

テンプレート（コピーして使えます）

支払通知書（仕入明細書）

発行日：2026年11月2日（月）
通知番号：PN-202610-015

山田太郎 様
登録番号：T1234567890123

株式会社〇〇システム
東京都〇〇区〇〇1-2-3

下記のとおり、お支払いいたします。

■ 取引の内容
業務内容：システム開発支援業務（準委任）
対象期間：2026年10月1日〜2026年10月31日
案件名：〇〇社 基幹システム改修

■ 明細
月額単価（税抜）　　　　　600,000円
精算幅　　　　　　　　　　140〜180時間（上下割）
実稼働時間　　　　　　　　135時間
控除　5時間×4,285円　　　−21,425円

10%対象（税抜）　　　　　578,575円
消費税（10%）　　　　　　 57,857円
お支払金額（税込）　　　　636,432円

■ お支払い
支払予定日：2026年11月30日（月）
振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567 ヤマダ タロウ
振込手数料：当社負担

■ ご確認のお願い
2026年11月9日（月）までに誤りのご連絡がない場合は、
記載内容のとおりご確認いただいたものとします。
（基本契約書 第〇条に基づく）

交通費などの実費を別に払う場合は、明細に1行足します。

源泉徴収は別に確認する

個人への支払いでは、業務の種類によって源泉徴収が必要になることがあります。源泉徴収とは、払う側が報酬から所得税を差し引いて国に納める仕組みのことです。

源泉徴収が要るかどうかは、エンジニアへの業務委託と源泉徴収｜不要な場合と消費税の計算例で確認できます。要る場合は、支払通知書に源泉徴収税額の行を足します。

相手の確認を受ける5ステップ

相手の確認は、基本契約で「連絡がなければ確認済み」と決め、毎月その期限まで待つのがいちばん続けやすい方法です。国税庁のQ&A（問86）では、確認の受け方として次の3つが示されています。

SESの営業現場では、3つ目の「期限までの連絡なし」が扱いやすい方法です。返信を毎月催促する手間がなくなります。進め方は次の5ステップです。

1. 基本契約か覚書に確認の条項を入れる：取引を始める前に、支払通知書を使うことと確認期限を決める

2. 稼働報告書で時間を確定する：精算に使う稼働時間を、エンジニアと自社で合わせる

3. 支払通知書を作って送る：6項目と確認期限を書き、メールで送る

4. 期限まで待ち、連絡があれば直す：誤りの連絡があれば、直した通知書を送り直す

5. 支払い、書類を保存する：支払予定日に振り込み、通知書と送ったメールを保存する

基本契約に入れる条項の例

第〇条（支払通知書による精算）
1. 甲は、毎月の業務の対価について、乙に代わり支払通知書を作成し、
   翌月第1営業日から5営業日以内に乙へ電子メールで送付する。
2. 乙は、支払通知書の記載内容に誤りがある場合、送付を受けた日から
   7日以内に甲に通知する。
3. 前項の期間内に乙から通知がない場合、支払通知書の記載内容のとおり
   乙の確認があったものとする。
4. 乙は、本条による精算の対象となる取引について、甲に対し別途
   請求書を発行しないものとする。

4項は、同じ取引に請求書と支払通知書の両方が出るのを防ぐための例です。確認期限の日数は、支払日に間に合うように決めます。条項を入れる前に、弁護士や税理士に確認してもらうと安心です。

送付メールの例文

件名：【支払通知書】2026年10月分（確認期限：11月9日）

山田様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇システムの佐藤です。

2026年10月分の支払通知書をお送りします。
稼働時間は、ご提出いただいた稼働報告書の135時間で計算しています。
下限140時間に5時間届かなかったため、控除21,425円を差し引いています。

内容に誤りがある場合は、11月9日（月）までにご連絡ください。
ご連絡がない場合は、基本契約書第〇条に基づき、
記載内容のとおりご確認いただいたものとして扱います。

お支払いは11月30日（月）を予定しております。
よろしくお願いいたします。

控除や超過があった月は、メールの本文でも時間と金額を一言で伝えると、問い合わせが減ります。

相手が免税事業者（登録番号なし）のときは？

相手に登録番号がない場合、支払通知書はインボイスの代わりになりません。登録番号のない事業者は、インボイスを出せない免税事業者などだからです。

免税事業者とは、消費税を納めなくてよい事業者のことです。基準期間（個人は前々年、法人は原則として前々事業年度）の課税売上高が1,000万円以下などが条件です。こうした相手への支払いでも、経過措置で消費税の一部を差し引けます。

経過措置には上限もあります。1つの相手（登録番号のない事業者）からの仕入れが年間1億円（税込）を超えた部分には使えません（2026年10月1日以後に始まる課税期間から）。経過措置を使うには、決められた項目を書いた書類と帳簿の保存が要ります。計算例はインボイス経過措置2026年10月の変更｜控除割合の計算例とSESで解説しています。BPとの単価の話し合い方は、インボイスで免税事業者に値下げは違反？SESの取引と単価交渉が参考になります。

支払通知書でよくある失敗と注意点

支払通知書でいちばん多い失敗は、相手も請求書を出してしまい、同じ取引の書類が2つできることです。どちらを正式な書類にするかを、取引の最初に決めておきましょう。

発注書（3条通知）とは別の書類

支払通知書は、支払いの内容を知らせる書類です。発注するときに条件を示す3条通知とは役割が違います。3条通知とは、フリーランス法で、発注時に業務内容・報酬・支払期日などを相手に示す決まりのことです。

発注時の書き方は、フリーランス法の3条通知ひな形｜SESの発注書・メール記載例で紹介しています。

支払期日は60日以内にする

フリーランス法では、特定業務委託事業者は、報酬の支払期日を給付を受け取った日から60日以内で決めます（第4条）。特定業務委託事業者とは、従業員を使う個人、または役員が2人以上いるか従業員を使う法人のことです。支払通知書の確認期限を長くしすぎて、支払いが遅れないようにしましょう。

元請けから受けた業務をフリーランスに出す再委託なら、例外もあります。条件を満たせば、元の委託の支払期日から30日以内にできます。例外の条件はフリーランス法の再委託30日ルール｜SESの支払期日と例外条件で確認できます。

稼働報告書が遅れて通知書を作れないときも、支払期日は動きません。催促のしかたはSESの稼働報告書が遅れる・出ないときの対応｜請求を間に合わせる手順で紹介しています。

振込手数料を差し引く書き方はしない

支払明細書に「振込手数料 −660円」のように書き、BPへの支払額から差し引くのはやめましょう。取適法とは、2026年1月に下請法から名前と中身が変わった「中小受託取引適正化法」のことです。取適法の対象取引では、振込手数料を受ける側に負担させることは、合意があっても減額に当たります（運用基準）。

取適法の対象になるかは、自社とBPの資本金や従業員の数で決まります。対象でなくても、手数料は払う側が持つ形にそろえておくと、トラブルを防げます。支払いから差し引く扱いの注意点は、下請法の相殺・減額は違反？SESで支払いから差し引かれた時の対応も参考にしてください。

誤りを直すのは作った側

支払通知書は発注側が作る書類なので、誤りを直すのも発注側です。相手から連絡があったら、直した通知書を同じ通知番号に「訂正」と付けて送り直すと、あとで追いやすくなります。

メールで送ったらデータのまま保存する

支払通知書をメールで送った場合は、電子取引のデータとして保存します。電子帳簿保存法のルールで、紙に印刷しただけの保存では足りないことがあるためです。保存の方法は、請求書電子化の案内文例｜SES企業の切替5手順と電帳法の保存で整理しています。

送った控えは原則7年間保存します。国税庁によると、法人は帳簿と取引の書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する決まりです。欠損金が出た事業年度は10年間になります。BPからの確認メールも同じ場所に残しておくと、税務調査のときに探しやすくなります。

送る前のチェックリスト12項目

支払通知書を送る前に、次の12項目を確かめると、送り直しが減ります。

1. 自社の会社名が書いてある

2. 相手の氏名（名称）が、契約書と同じ表記になっている

3. 相手の登録番号が、公表サイトで有効と確認できている

4. 対象期間（稼働した期間）が書いてある

5. 業務の内容（案件名・契約の種類）が書いてある

6. 稼働時間が、稼働報告書の時間と一致している

7. 控除・超過が「時間×単価＝金額」で書いてある

8. 10%対象の合計額と消費税額が分けて書いてある

9. 確認期限の日付と、根拠の契約条項が書いてある

10. 支払予定日が、支払期日（60日以内）より前になっている

11. 振込手数料を差し引いていない

12. 同じ相手から、同じ月の請求書が届いていない

チョータツで案件ごとの支払条件をそろえる

自分で管理する場合は、Excelに案件ごとの単価・精算幅・割り方・支払日をまとめ、支払通知書を作るたびに見返します。ただ、フリーランスやBPが増えると、「この人は上下割だったか」がすぐにわからなくなります。

チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有できるツールのことです。3,000社以上が使っていて、無料で始められます。

支払通知書のまちがいの多くは、契約した条件と、月末に計算する条件のずれから起きます。提案の段階から案件の条件をそろえて残しておけば、精算のときに迷いません。

よくある質問

Q. 支払明細書と支払通知書の違いは何ですか？

実務上はほぼ同じ書類で、会社によって呼び名が違うだけです。インボイス制度でも、名前ではなく書いてある項目と相手の確認の有無で扱いが決まります。

Q. 支払明細書（支払通知書）があれば領収書はいりませんか？

領収書の代わりにはなりません。振込で払った場合は、銀行の振込記録が支払の証拠になります。領収書が必要なら、BPに発行を頼めます。

Q. 支払通知書はインボイスの代わりになりますか？

6つの記載事項を書き、相手の確認を受ければ、仕入明細書としてインボイスの代わりに保存できます。相手に登録番号がない場合は、代わりになりません。

Q. 支払通知書の相手方の確認は、どうやって受けますか？

「送付後一定期間内に誤りの連絡がなければ確認したものとする」と基本契約で決める方法が、毎月の取引では続けやすいです。メールで確認の返信をもらう方法もあります。

Q. 支払通知書を出すなら、フリーランスは請求書を出さなくてよいですか？

契約でそう決めておけば、請求書を出さずに済みます。同じ取引に請求書と支払通知書の両方が出ると、二重に払う原因になるので、どちらを使うかを最初に決めましょう。

Q. 支払通知書はいつ送ればよいですか？

稼働報告書で時間を確定したらすぐ送ります。月末締めなら、翌月の第1週に送り、確認期限を支払日の2週間以上前にしておくと安心です。

まとめ

• 支払通知書と支払明細書はほぼ同じ書類。払う側が作り、領収書の代わりにはならない

• BPが多く精算の計算をそろえたい会社は支払通知書方式、BPが少ない会社は請求書方式で十分

• 支払通知書は、6つの記載事項と相手の確認があれば、仕入明細書としてインボイスの代わりに保存できる

• 6つは、作成者の名前、相手の名前と登録番号、年月日、業務の内容、税率ごとの合計額と税率、税率ごとの消費税額

• 相手の確認は「期限までに連絡がなければ確認済み」と基本契約で決めると続けやすい

• SESの精算は、稼働報告書で時間を確定し、控除・超過を「時間×単価＝金額」で書く

• 相手に登録番号がなければ代わりにならない。2026年10月1日から経過措置は70%

• 請求書との二重発行を防ぐため、どちらを使うかを契約で決める。振込手数料は差し引かない

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は税理士・弁護士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• e-Gov法令検索「消費税法」（第30条第9項第3号 仕入明細書等）

• 国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」

• 国税庁「問86 仕入明細書の相手方への確認」

• 国税庁「問87 仕入明細書等の記載事項」

• 国税庁「問89 仕入明細書に記載する課税仕入れに係る支払対価の額」

• 国税庁「インボイス制度について」

• 国税庁「令和8年度税制改正特集」（免税事業者等からの仕入れに係る経過措置）

• 国税庁「適格請求書発行事業者公表サイト」

• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

• 国税庁「電子帳簿保存法関係」

• e-Gov法令検索「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（フリーランス法）」（第3条 取引条件の明示、第4条 報酬の支払期日）

• e-Gov法令検索「民法」（第486条 受取証書の交付請求等）

• 公正取引委員会「中小受託取引適正化法（取適法）関係」