稼働報告書のテンプレートと書き方｜SES・業務委託の記入例、回収から請求までの流れと精算前チェック10

稼働報告書とは？

稼働報告書とは、業務委託やSESで働くエンジニアが、1か月の稼働時間と作業内容をまとめて提出する書類のことです。「作業報告書」「稼働実績表」「勤務表」と呼ぶ会社もあります。

SES契約の多くは準委任契約です。準委任契約とは、仕事の完成ではなく、決められた業務を行うことにお金を払う契約のことです。そのため、「何時間、何をしたか」を示す稼働報告書が、請求額を決める根拠になります。

稼働報告書の役割は3つです。

1. 精算の根拠：稼働時間で、請求額の増減を計算する

2. 業務の報告：どんな作業をしたかを発注側に伝える

3. トラブルの記録：あとで「働いていない」「時間が違う」と言われたときの証拠になる

稼働報告書・作業報告書・勤怠表の違い

稼働報告書と作業報告書は、ほぼ同じ意味で使われます。勤怠表は、会社が社員の勤務を管理するための社内の書類で、使う目的が違います。

SES企業の正社員エンジニアの場合、勤怠表は自社用、稼働報告書は取引先用と分けて考えます。同じ時間を書くので、1つのファイルから両方を作る会社も多いです。

→ 勤怠の管理方法はSESの勤怠管理の方法｜営業が押さえる注意点5つで解説しています。

稼働報告書のテンプレート（記載項目8つ）

稼働報告書には、次の8項目があれば精算と請求に使えます。ExcelやGoogleスプレッドシートで、この順に並べてください。

記入例

作業内容は「開発」「テスト」だけでは足りません。何の作業かが第三者に分かる程度に書きます。ただし、発注側の機密情報（顧客名や未公開の製品名）は書かないようにします。

回収から請求までの流れ（営業側の7ステップ）

稼働報告書は、「回収して終わり」ではなく「請求書を出して入金されるまで」が営業の仕事です。月末から翌月初めの流れを、7つのステップにまとめました。

1. 月末の3営業日前にリマインドする：エンジニア全員に、提出期限と提出先を送ります。

2. 月末の翌営業日までに回収する：ファイル名のルール（例：202610_案件名_氏名）をそろえます。

3. 自社で中身を確認する：後で紹介する「精算前チェック10」で確認します。

4. 自社の責任者が確認する：エンジニアの所属会社として、内容を確かめます。

5. 発注側に確認してもらう：発注側の担当者に送り、稼働時間を確認してもらいます。

6. 精算額を計算する：精算幅と超過・控除の単価で、請求額を出します。

7. 請求書を送る：締め日から支払日までの期間（支払いサイト）に間に合うよう送ります。

BPのエンジニアの場合は、BPから自社へ報告書が届き、自社から上位の会社へ出す流れになります。商流が深いほど締め切りが早くなるので、BPには自社の期限より1〜2営業日早く提出してもらいましょう。

→ 請求書の書き方はSESの請求書テンプレート｜精算の記載例と送付前チェック10項目で解説しています。

提出遅れ・書き漏れを防ぐ記入ルール7つ

稼働報告書のトラブルの多くは、「出すのが遅い」「書き方がばらばら」の2つです。次の7つのルールを、エンジニアとBPに最初に伝えておきましょう。

1. 提出期限を契約書に書く：基本契約書や個別契約書に「翌月〇営業日までに提出」と書きます。→ SES基本契約書のテンプレートと条項チェック15

2. 毎日記入する：月末にまとめて書くと、時間の記憶違いが起きます。

3. 時間の単位をそろえる：15分単位など、契約の精算単位に合わせます。

4. 休憩時間を必ず書く：休憩の書き漏れは、稼働時間の水増しに見えます。

5. 休んだ日も1行残す：有給休暇・欠勤・祝日を書き分けます。

6. 作業内容を空欄にしない：1日1行、具体的な作業名を書きます。

7. 修正は理由を残す：提出後に直すときは、どこをなぜ直したかをメモします。

特にルール5は大切です。有給休暇を稼働として扱うかどうかは、契約によって違います。

→ SESで有給を取ると稼働時間はどうなる？精算の扱い3パターン

精算前チェック10

請求書を作る前に、稼働報告書を次の10項目で確認しましょう。1つでも間違いがあると、請求のやり直しや入金の遅れにつながります。

7の精算幅を超えそうなときは、月の途中で分かるのが理想です。上限に近づいたら、自社の業務責任者から発注側の責任者へ連絡します。エンジニアに直接「残業を減らして」と伝えるのは、自社の責任者の役割です。

精算の計算例（上下割の場合）

精算幅とは、月額単価のまま請求する稼働時間の範囲のことです。範囲を超えたら追加で請求し、下回ったら差し引きます。

ここでは、月額単価70万円、精算幅140〜180時間、10円未満切り捨ての「上下割」で計算します。上下割とは、上限時間で割った単価で超過を、下限時間で割った単価で控除を計算する方法です。

160時間など精算幅の中なら、請求額は70万円のままです。端数の扱いや中間割との違いは、次の記事で解説しています。

→ SESの精算幅を下回ったら？控除の計算方法と有給・固定の扱い ／ SESの稼働時間の上限・下限｜精算幅140-180hの決め方

偽装請負と疑われない書き方の注意点

稼働報告書は、発注側がエンジニアに直接指示していないことを示す記録にもなります。逆に、書き方しだいで偽装請負の証拠にもなってしまいます。

偽装請負とは、契約書は準委任や請負なのに、実態は発注側がエンジニアに直接指示している状態のことです。判断の基準は、厚生労働省の37号告示（昭和61年労働省告示第37号）です。

37号告示は、請負側の会社が始業・終業の時刻や休日、残業の指示などを自ら管理することを求めています。一方で、時間の「単なる把握」は管理から除くと書かれています（37号告示第2条第1号ロ）。

避けたい書き方と、言いかえ

発注側の確認欄は、「稼働時間を確認した」という意味にとどめます。発注側が承認しないと休めない、といった運用は避けましょう。残業や休日作業は、自社の業務責任者が判断する形にします。

→ 偽装請負の判断基準｜SES営業が避けたいNG行為10選 ／ 準委任契約の指揮命令はどこまで？SES現場のOK・NG具体例20

フリーランス（個人）との業務委託で気をつけること

フリーランスの稼働報告書も、同じ8項目の形で使えます。ただし、発注する側にはフリーランス法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）の義務があります。2024年11月1日に始まった法律です。

稼働報告書の提出期限を決めるときも、この60日以内に支払いが間に合うかを確認しましょう。また、フリーランスに始業・終業の時刻を細かく指示すると、雇用に近い働き方と見られるおそれがあります。報告書は「稼働の記録」にとどめ、時間の指示には使わないようにします。

Excelで稼働報告書を作るコツ

Excelで作るなら、時間の計算は関数に任せて、手入力は「開始・終了・休憩」だけにします。手で合計を書くと、計算ミスが起きやすいためです。

1. 開始・終了・休憩を時刻の形式で入れる：「9:00」のように入力します。

2. その日の稼働時間を式で出す：「＝終了−開始−休憩」で計算します。

3. 月の合計は[h]:mmの表示形式にする：24時間を超えても正しく表示されます。

4. 10進数の時間に直す：精算に使うときは、時間に24をかけて「160.5時間」の形にします。

5. 入力セル以外は保護する：式を消されないようにします。

→ 関数のくわしい使い方はエクセルの工数計算の関数｜人日・人月を出す式とテンプレ付きで解説しています。

稼働報告の月末作業を、チョータツで楽にする

月末は稼働報告書の回収と精算で手いっぱいになり、来月の提案が遅れがちです。事務と営業を両立させるには、案件・人材の情報を探す手間を減らすことが近道です。

自分でやる方法

まずは、稼働中の要員の一覧表を作りましょう。列は「要員名」「所属会社」「案件名」「単価」「精算幅」「契約終了日」「報告書の提出状況」の7つです。毎月の回収状況をこの表で管理すると、出していない人がすぐ分かります。

さらに、契約終了日が近い要員には、次の案件探しを1か月前から始めます。更新の判断時期はSESの契約更新はいつ決まる？で解説しています。

ただ、案件メールを1通ずつ読み、条件を表へ写すのは時間がかかります。

チョータツでもっと楽にする

チョータツとは、SES営業のための案件・人材の管理・共有ツールです。3,000社以上が利用しており、無料で始められます。

• 案件・人材の情報を1か所で管理・共有できる：担当者が休んでも、チームで同じ情報を見られます。

• AIが入力を手伝う：案件・人材の登録にかかる手間を減らせます。

• 他社と連携すると、他社の営業中案件・人材をデータベース化できる：契約終了が近い要員の次の案件を探しやすくなります。

• パートナーへのメール配信機能がある：空きが出る要員の情報を、取引先にまとめて届けられます。

稼働報告書そのものは、自社のExcelや勤怠の仕組みで管理します。そのうえで、次の案件探しと提案をチョータツで効率化すると、月末でも営業を止めずにすみます。

よくある質問

Q. 稼働報告書のテンプレートはExcelとWordのどちらがいいですか？

時間の合計を自動で計算できるExcelかスプレッドシートがおすすめです。Wordは作業内容を文章で報告する「作業報告書」に向いています。

Q. SESの作業報告書には何を書けばいいですか？

報告月、案件名、要員名、日ごとの開始・終了・休憩、稼働時間、作業内容、確認欄の8つです。作業内容は、第三者に分かる程度に具体的に書きます。

Q. 稼働報告書の提出が遅れたらどうなりますか？

請求書を出せず、入金が1か月遅れることがあります。基本契約書や個別契約書に提出期限を書き、月末前にリマインドを送って防ぎましょう。

Q. 稼働報告書に発注側の承認印は必要ですか？

法律で決まった形はなく、契約で決めます。確認を受ける場合も、「稼働時間を確認した」という意味にとどめましょう。発注側が残業や休みを許可する形は避けます。

Q. 個人事業主（フリーランス）の稼働報告書も同じ形でいいですか？

はい、同じ8項目で使えます。フリーランス法第3条により、発注側は業務の内容・報酬の額・支払期日などを書面やメールで示す必要があります。

Q. 稼働報告書は紙と押印でないとだめですか？

法律で紙や押印が決まっているわけではなく、契約で決めます。PDFやスプレッドシートをメールで送る形でも、双方が合意していれば問題ありません。

Q. 精算の前に、何を確認すればいいですか？

本記事の「精算前チェック10」を使ってください。特に、合計時間、精算単位、精算幅との比較、休暇の扱いの4つは、請求額に直接かかわります。

まとめ

• 稼働報告書は、稼働時間と作業内容をまとめた書類で、SESでは精算と請求の根拠になる

• テンプレートの項目は、報告月・案件名・要員名・日付・開始／終了／休憩・稼働時間・作業内容・確認欄の8つ

• 営業は、リマインド→回収→確認→客先確認→精算計算→請求の順に進める

• 提出期限を契約書に書き、記入ルール7つを最初に伝えると遅れと書き漏れが減る

• 「客先の指示で」と読める書き方を避け、残業や休日作業は自社の責任者が判断する

• フリーランスとの取引では、取引条件の明示と60日以内の支払期日（フリーランス法）を守る

• 月末の事務に追われても、案件・人材の情報はチョータツで管理し、次の提案を止めない

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツ（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月29日｜更新日：2026年9月29日

参考資料（2026年9月28日確認）

• 厚生労働省「労働者派遣事業と請負により行われる事業との区分に関する基準（昭和61年労働省告示第37号）」

• 厚生労働省「37号告示関係疑義応答集」

• e-Gov法令検索「民法」（第656条 準委任）

• e-Gov法令検索「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」（第3条・第4条）

• 政府広報オンライン「フリーランスが安心して働ける環境づくりのための法律、11月1日からスタート。発注事業者が準備しておきたいことをチェック!」