SESの稼働報告書が遅れる・出ないときの対応｜督促スケジュールと例文、支払い保留の判断、条項例
公開日：2026年9月30日更新日：2026年9月30日
稼働報告書が遅れると、何が困る？
稼働報告書が遅れると、上位への請求が遅れ、入金が遅れ、BPへの支払いの資金繰りが苦しくなるという順で影響が広がります。精算幅のある契約では、稼働時間が決まらないと請求額が決まらないからです。
稼働報告書とは、エンジニアがその月に何時間働いたかをまとめ、お客さんに報告する書類のことです。作業報告書や勤務表と呼ぶ会社もあります。書き方は稼働報告書のテンプレート｜SES・業務委託の書き方と精算前チェックで解説しています。
精算幅とは、SES契約で決める「月の稼働時間の下限と上限」のことです（例：140〜180時間）。上限を超えた分は追加で請求し、下限を下回った分は差し引く約束にする会社が多いです。
| 遅れの影響 | 起きること |
|---|---|
| 上位への請求 | 請求書を出せず、上位の締めに間に合わないと入金が1か月ずれることがある |
| BPへの支払い | 支払額が決まらないが、支払期日は動かない |
| 社員の給与 | 残業代の計算が遅れるが、給料日は動かない（労働基準法第24条） |
| 信頼 | 上位から「管理ができていない会社」と見られる |
締め日から請求までの督促スケジュール
督促は、締め日の前に予告し、締め日の後は短い間隔で追いかけるのが基本です。次のスケジュールは、月末締め・翌月5営業日目までに上位へ請求する会社の例です。
| いつ | 誰に | 何をするか |
|---|---|---|
| 締め日の2営業日前 | 全要員・全BP | 提出期限と提出先をチャットかメールで予告（例文1） |
| 締め日の翌営業日の昼 | 未提出の人・BP | 1回目の督促（例文2） |
| 締め日の2営業日目の朝 | 未提出の人・BP | 電話で直接お願いし、提出時刻を約束してもらう |
| 締め日の3営業日目 | BPの営業責任者 | 担当者の上の人に連絡（例文3） |
| 締め日の4営業日目 | 上位 | 請求が遅れる見込みと、見込み請求の相談（例文4） |
ポイントは、「いつまでに」を毎回はっきり書くことです。「早めにお願いします」では、相手の中で優先順位が上がりません。
月次の事務の流れ全体はSESの毎月の営業事務業務｜注文書・請求・支払いの月次フローで紹介しています。
督促の例文
督促は、相手を責めず、期限と理由を短く伝えるのがコツです。次の例文は、そのままチャットやメールに貼って使えます。
例1：締め日の2営業日前の予告（全員向け）
【稼働報告書のご提出のお願い】
10月分の稼働報告書は、11月4日（火）12時までにご提出をお願いします。
提出先：このメールへの返信（PDFとExcelの両方）
お客さまの確認印（または承認メール）が必要な現場は、先に担当者の方へ依頼しておいてください。
例2：締め日の翌営業日の1回目の督促
〇〇さん、10月分の稼働報告書がまだ届いていないようです。お客さまへの請求の締めが迫っているため、本日17時までにご提出いただけますか。お客さま側の承認が止まっている場合は、どなたで止まっているか教えてください。こちらから確認します。
例3：BPの営業責任者への連絡
△△社 ■■様。貴社所属の〇〇さんの10月分の稼働報告書が、まだ届いておりません。担当の□□様にも2回ご連絡しております。弊社の上位への請求期限が11月7日のため、11月6日の12時までにご提出いただけますと助かります。お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
例4：上位に請求の遅れを相談する
株式会社△△ ■■様。弊社〇〇の10月分の稼働報告書について、客先の承認が遅れており、請求書の送付が11月7日の期限に間に合わない見込みです。大変申し訳ございません。つきましては、確定している基本料金で先に請求し、精算の差額を来月の請求で調整する形は可能でしょうか。難しい場合は、確定後すぐにお送りします。
報告書が出ない理由別の対処
報告書が遅れる理由は、本人の出し忘れ、客先の承認待ち、BP社内での止まりの3つが多いです。理由によって、連絡すべき相手が変わります。
| 理由 | よくある状況 | 対処 |
|---|---|---|
| 本人の出し忘れ | 月初の作業が忙しい、提出先を忘れた | 予告の回数を増やし、提出を1クリックでできる形にする |
| 客先の承認待ち | 客先の担当者が不在、承認フローが長い | 本人から客先に声をかけてもらう。止まる現場は締め日前に承認をもらう |
| BP社内での止まり | BPが自社分をまとめてから送る運用 | BPの担当者に、要員から自社へ直接送る運用を相談する |
| 稼働時間の食い違い | 客先の勤怠と本人の申告がずれる | 差分の日を特定し、客先・本人・BPで確認する |
稼働時間の食い違いが繰り返されるときは、報告内容の正しさそのものが問題になります。その場合はSESの稼働時間の虚偽報告｜損害賠償の可否と発覚時の対応手順も参考にしてください。
上位への請求は「見込み請求」できる？
稼働時間が確定しないとき、上位が認めれば、見込みの時間で請求して翌月に差額を調整する方法があります。ただし、これは法律のルールではなく、上位との合意で決まる運用です。
見込み請求とは、確定前の見込みの稼働時間で先に請求し、確定後に差額を直す方法のことです。見込みには、基本の時間や前月までの実績を使います。会社によって「仮請求」とも呼びます。
見込み請求を使うときの注意点は次のとおりです。
上位に先に相談する：黙って見込みで出すと、差し戻しや信頼の低下につながります。
精算の差額をどこで直すか決める：翌月の請求に上乗せ・差し引くか、訂正の請求書を出すかを決めます。
請求書に見込みであることを書く：「10月分精算は11月分請求で調整」などと備考に書きます。
BPへの支払い額も同じ考え方でそろえる：上位と自社、自社とBPで精算の時期がずれないようにします。
請求書の支払期限の書き方は請求書の支払期限の書き方｜末締めの記載例と記載なし・契約との優先で解説しています。
報告書が遅れたら、BPへの支払いを止めてよい？
原則として、稼働報告書や請求書が遅れたことを理由に、BPやフリーランスへの支払いを遅らせることはできません。支払期日を数え始める日が、報告書や請求書が届いた日ではないからです。
| 相手 | 支払期日の数え方 | 根拠 |
|---|---|---|
| BP（取適法の対象取引） | 役務の提供を受けた日から60日以内で、できる限り短く | 取適法第3条 |
| 個人のフリーランス | 役務の提供を受けた日から60日以内で、できる限り短く | フリーランス法第4条第1項 |
| 自社の社員 | 毎月1回以上、決まった日に払う | 労働基準法第24条 |
業界の言葉はSES用語一覧｜営業が現場で使う用語60と意味・例文つきにまとめています。取適法とは、発注側の会社が受注側の中小企業に不当な扱いをしないよう定めた法律のことです。下請法を改正したもので、2026年1月1日に施行されました。フリーランス法とは、従業員を使わない個人などに仕事を頼むときのルールを定めた法律のことです。2024年11月1日に施行されました。
取適法とフリーランス法のどちらの対象かは、相手の会社の規模などで変わります。両方の違いは取適法とフリーランス法の違い｜SESで両方かかる取引を表で整理で整理しています。
フリーランスは「請求書が出ない」も理由にならない
フリーランス法第4条第5項は、フリーランス側の「責めに帰すべき事由」で払えなかったときだけ、支払いの例外を認めています。同法のQ&A（問58）は、例外に当たるのは口座番号の誤りなどだとしています。請求書を出さないことは、例外に当たりません。
報告書や請求書が遅れていても、支払期日までに自社で稼働時間を確かめて払う準備が必要です。客先の勤怠記録や、本人とのチャットでの申告から時間を確かめる方法があります。
支払期日の計算例はフリーランス法の支払期日60日｜月末締めの起算日と計算例で紹介しています。
提出期限を契約に書く条項例
遅れを減らす一番の方法は、提出期限と、遅れたときの扱いを、BPとの基本契約・注文書に書いておくことです。口頭の約束では、担当者が変わると守られなくなります。
条項例（BPとの基本契約・個別契約）
第〇条（作業報告）
乙は、毎月の業務終了後、翌月第2営業日の正午までに、甲所定の様式による作業報告書を甲に提出する。
乙は、作業報告書の提出にあたり、委託者（エンドユーザー等）の確認が必要な場合、事前に確認を得るよう努める。
甲は、作業報告書の内容に疑義がある場合、乙に確認を求めることができる。乙は速やかにこれに回答する。
作業報告書の提出が遅れたときは、甲乙協議のうえ精算額の確定方法を定める。ただし、甲の乙に対する支払期日は変更しない。
4項は、支払期日を遅らせる約束ではありません。取適法やフリーランス法の対象取引では、法律の支払期日を超えて遅らせる約束は認められません。4項は、精算額の決め方を先に話し合っておくために入れます。
契約書の文言は、自社の顧問弁護士に確認してから使ってください。
月初の回収を早くする、社内ルールのひな形
報告書の回収を担当者の頑張りに頼らず、仕組みで早くするためのルールです。そのまま社内の手引きに貼って使えます。
提出先のアドレス（またはフォーム）を1つに決め、全要員・全BPに知らせている
様式を1つにそろえ、ファイル名の付け方（「年月_氏名_稼働報告」）を決めている
締め日の2営業日前に、全員へ予告を送っている
誰が、どの案件に、どのBP経由で入っているかの一覧がある
客先の承認が遅れやすい現場を一覧で把握し、先に声をかけている
未提出者の一覧を、締め日の翌営業日の朝に営業全員で見ている
フリーランスの支払期日を、報告書の到着と関係なく一覧で管理している
請求書そのものの不備を防ぐチェックはフリーランスの請求書チェック8項目｜SESで不備を差し戻す例文付きで紹介しています。
チョータツで、回収先の一覧を整える
自分でやる場合、「誰が、どの案件に、どのBP経由で入っているか」をExcelで管理し、月初に未提出者を洗い出します。案件の入れ替わりが多い月は、一覧の更新が漏れて、回収先そのものを見落とすことがあります。
チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有するツールのことです。3,000社以上が利用し、無料で始められます。
| やること | 自分でやる場合 | チョータツを使う場合 |
|---|---|---|
| 案件と要員の組み合わせを把握する | 担当者ごとのExcelを集める | 案件・人材の情報を1か所で管理・共有できる |
| BPにまとめて連絡する | メールソフトで1通ずつ送る | メール配信機能でパートナーに送れる |
| 情報を登録する | 1件ずつ手で書き写す | AIが入力を手伝う |
回収先の一覧が整っていれば、予告と督促を漏れなく、同じ日に送れます。稼働報告書の様式そのものは、テンプレートの記事のものを使ってください。
よくある質問
- Q. 稼働報告書が出ないBPへの支払いを、提出まで保留してもよいですか？
- 支払期日は役務の提供を受けた日から数えるため、報告書が出ないことを理由に期日を過ぎて保留することはできません。取適法やフリーランス法の対象なら、期日を過ぎると違反になります。
- Q. フリーランスが請求書を出してくれません。支払わなくてよいですか？
- 支払う必要があります。フリーランス法のQ&A（問58）は、請求書を出さないことは支払いを遅らせてよい理由に当たらないとしています。
- Q. 稼働報告書が締めに間に合わないとき、上位にはどう伝えればよいですか？
- 期限の前に、遅れる理由と、いつ出せるかを伝えます。上位が認めれば、確定している基本料金で先に請求し、精算の差額を翌月に調整する方法もあります。
- Q. 稼働報告書の提出期限は、契約書に書いたほうがよいですか？
- 書くのがおすすめです。提出期限・提出先・遅れたときの精算額の決め方を書いておくと、担当者が変わっても守られやすくなります。
- Q. 自社の社員の勤務表が遅れたら、給料日を遅らせてもよいですか？
- 遅らせられません。賃金は毎月1回以上、決まった日に払う必要があります（労働基準法第24条）。残業代の計算が間に合わないときの扱いは、社会保険労務士に確認してください。
まとめ
督促は、締め日の2営業日前に予告し、締め日の後は1日ごとに手段を変えて追いかける
上位への見込み請求は、法律ではなく上位との合意で決まるので、先に相談する
BP・フリーランスへの支払期日は役務の提供を受けた日から数え、報告書の遅れを理由に延ばせない
フリーランスについては、請求書が出ないことも支払いを遅らせる理由にならない
提出期限と遅れたときの扱いを、契約書と注文書に書いておく
本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。
運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日
参考資料（2026年9月30日確認）
e-Gov法令検索「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）」（第3条 製造委託等代金の支払期日、第5条第1項第2号 支払遅延の禁止）
e-Gov法令検索「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（フリーランス法）」（第4条 報酬の支払期日等）
厚生労働省「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律 Q&A」（令和8年8月26日時点版、問58）
e-Gov法令検索「労働基準法」（第24条 賃金の支払）