SESの毎月の営業事務業務｜注文書・請求・入金消込・BP支払いの月次フローとチェック表

SESの営業事務とは？毎月やる業務の全体像

営業事務とは、営業が決めた契約を、お金と書類の形にして毎月回す仕事のことです。SESでは、エンジニアが毎月稼働するたびに、請求と支払いが発生します。そのため、同じ作業が毎月くり返されます。

SESでは、1人のエンジニアについて「上位への請求」と「BPへの支払い」の両方が起きることがあります。BP（ビジネスパートナー）とは、案件や人材を紹介し合う取引先の会社のことです。自社の上の会社からお金を受け取り、下のBPへお金を払う流れになります。

毎月の業務を、お金の向きで分けると次のとおりです。

売掛金とは、仕事は終わったがまだ受け取っていない代金のことです。買掛金とは、仕事はしてもらったがまだ払っていない代金のことです。SESの月次の事務は、この2つを毎月きれいに消していく作業だと考えるとわかりやすくなります。

日付入りの月次カレンダー（2026年11月の例）

月末締めの会社なら、10月の稼働分を11月に処理します。ここでは「上位からは月末締め翌月末払い」「BPへは月末締め翌月末払い」の会社を例にします。支払いの条件は会社ごとに違うので、自社の契約に合わせて日付をずらしてください。

2026年11月は、3日（火）が文化の日、23日（月）が勤労感謝の日で祝日です。10月31日は土曜日なので、10月分の締め作業は11月2日（月）から始まります。

ポイントは、月初の1週間に作業が集中することです。この期間に稼働報告が遅れると、請求も遅れ、入金も遅れます。そのため、月初の最初の1日で報告書を集めきる仕組みが、月次の事務全体の速さを決めます。

月次フロー7ステップのやり方

月次の事務は、7つのステップで回します。それぞれ「いつ」「何を確認するか」を決めておくと、担当が変わっても同じ品質で回せます。

1. 稼働報告を回収する（月初1営業日目）：自社エンジニアとBPに、稼働報告書の提出を依頼します。前月の最終営業日に、事前の連絡を送っておくと集まりやすくなります。

2. 精算を計算する（2〜3営業日目）：精算とは、請求額を決めることです。契約で決めた時間の幅（精算幅）と実際の稼働時間を比べます。幅を超えたら超過、下回ったら控除を計算します。

3. 請求書を作って送る（3〜5営業日目）：客先の承認が必要な契約は、承認をもらってから作ります。請求額・稼働時間・精算の内訳を、送る前にもう一度確認します。

4. BPの請求書を照合する（4〜6営業日目）：届いた請求書を、自社の稼働報告書と突き合わせます。時間と金額がずれていたら、支払いの前に確認します。

5. 翌月の注文書を用意する（月末の1週間前）：翌月も続く契約の注文書と注文請書がそろっているか確認します。条件が変わる契約は、変更後の内容で出し直します。

6. 入金を確認して消込む（支払日の翌営業日）：銀行の入金と請求書を1件ずつ突き合わせます。入っていない分はその日のうちに問い合わせます。

7. BPへ支払う（契約で決めた支払日）：支払予定表をもとに振り込みます。振り込んだら、表に支払日と金額を記録します。

稼働報告書の書き方は稼働報告書のテンプレート｜SES・業務委託の書き方と精算前チェックで解説しています。請求書の記載例は、次に読む記事のリストにある請求書テンプレートを見てください。

稼働報告を早く集める連絡の例文

月末に1通送っておくだけで、月初の回収が早くなります。BP向けの例文です。

件名：【ご依頼】10月分 稼働報告書のご提出について（11月2日締切）

〇〇株式会社 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
10月分の稼働報告書を、11月2日（月）17時までにご提出ください。
あわせて、10月分の請求書は11月6日（金）までにお送りいただけますと幸いです。
客先の承認がお済みの報告書をお送りください。何卒よろしくお願いいたします。

締切を過ぎても届かないときの手順は、SESの稼働報告書が遅れる・出ないときの対応にまとめています。

注文書の管理方法｜期限切れを防ぐ一覧表

注文書の期限切れは、一覧表に「契約の終わりの日」と「延長確認の日」を並べて持つことで防げます。注文書とは、仕事を頼む側が、期間や金額などの条件を書いて出す書類です。注文請書とは、頼まれた側が「その条件で引き受けます」と返す書類です。

SESの注文書は、1か月ごとや数か月ごとに更新することが多い書類です。そのため、契約の数が増えると「今月で切れる注文書」を見落としやすくなります。期限が切れたまま稼働が続くと、条件の食い違いや請求のトラブルにつながります。

注文書の一覧表には、次の項目を持たせます。

終了日の近い順に並べ、毎月決まった日に「来月末までに終わる契約」を抜き出します。上位の会社とBPの注文書は、同じ期間でそろえるのが基本です。上位だけ延長してBPの注文書を出し忘れると、BP側の稼働が契約のない状態になってしまいます。

上位の延長が決まったら、その日のうちにBPへ次の文面で伝えると、注文書の出し忘れを防げます。

〇〇様
山田様の件、上位より2027年1月〜3月の延長が決まりました。
同じ条件（単価・精算幅）で注文書をお送りしますので、
12月18日（金）までに注文請書のご返送をお願いいたします。

誰がどの案件にいつまで入っているかを1枚で見たいときは、SESのアサイン表の作り方も参考になります。

メールやPDFで受け取った書類は、データのまま保存する

メールやPDFで受け取った注文書・注文請書・請求書は、電子帳簿保存法の「電子取引」にあたります。電子取引のデータは、紙に印刷するだけでは足りず、データのまま保存する必要があります。ファイル名を「日付_取引先_金額」にして決まったフォルダに入れるなど、探せる形で残しましょう。やり方はSESの注文書・請書の電子化と電子帳簿保存法の対応にまとめています。

入金消込の方法｜ずれが出たときの確認先

入金消込とは、銀行口座に入ったお金を、どの請求書の分かを1件ずつ突き合わせて「入金済み」にする作業のことです。消込を済ませると、まだ入っていない売掛金がはっきりします。支払日の翌営業日に行い、未入金はすぐに問い合わせるのが基本です。

消込の手順は次の4つです。

1. 入金予定表を作る：請求書を送った時点で、取引先・金額・入金予定日を表に入れておきます。

2. 通帳や入金明細と突き合わせる：振込名義と金額で、どの請求書の入金かを決めます。

3. 一致したら「消込済」にする：入金日と入金額を記録します。

4. ずれや未入金を確認する：ずれの理由を調べ、取引先に連絡します。

入金額がずれる主な理由と、確認することは次のとおりです。

振込手数料の扱いには注意が必要です。下請法は2026年1月に取適法（中小受託取引適正化法）に変わりました。取適法の対象の取引では、振込手数料の差し引きは減額に当たるとされています。

自社が受け取る側なら差し引かれていないか、払う側なら自社で負担しているかを確認しましょう。

送った請求書の金額の間違いに後から気づいたら、請求書の金額間違いに後から気づいたらの手順で直します。

買掛金の管理｜BPへの支払い漏れを防ぐ方法

BPへの支払い漏れは、支払予定表を「請求書が届いた日」ではなく「稼働した月」から作ることで防げます。請求書が届いた分だけを払う運用だと、届いていない請求書の分がそのまま抜け落ちます。稼働報告書を回収した時点で、支払う予定の行を先に作っておきましょう。

支払予定表には、次の項目を持たせます。

支払期日は、法律の決まりにも気をつけます。取適法の対象になる取引では、代金の支払期日を役務の提供を受けた日から60日以内に決める必要があります。BPがフリーランス（個人事業主など）の場合は、フリーランス法でも支払期日のルールがあります。自社の条件が収まるかは取適法の支払期日60日とSESの支払サイトで確かめてください。

BPの請求書を受け取ったら、インボイス（適格請求書）の登録番号も確認します。登録していない免税事業者のBPとの取引は、消費税の扱いが変わります。2026年10月からの変更はインボイス経過措置2026年10月の変更にまとめています。

入金より先に支払いが来る条件だと、手元のお金が足りなくなることがあります。上位からの入金日とBPへの支払日の差は、SESの黒字倒産を防ぐ資金繰りで計算例とともに解説しています。

毎月使える月次チェック表

月次の事務は、チェック表で「やったかどうか」を毎月記録すると漏れが減ります。次の表を、自社の締め日と支払日に合わせて使ってください。

チェック表は、担当者1人の頭の中にしまわず、チームで見られる場所に置きます。担当が休んだ月や入れ替わった月でも、同じ順番で回せるようになります。

チョータツで「誰がどの案件にいつまで」をまとめる

月次の事務で毎回くり返す確認は、「今月、誰がどの案件で稼働していたか」です。この情報がExcelやメールに散らばっていると、稼働報告の回収も注文書の確認も、毎月そこから調べ直すことになります。まずは案件と人材の情報を1か所にまとめることが、事務を楽にする近道です。

チョータツは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有できるツールです。3,000社以上が利用していて、無料で始められます。月次の事務では、次のように使えます。

• 案件と人材の情報をチームで共有し、営業と営業事務が同じ情報を見ながら月次の確認を進められる

• AIが入力を手伝うので、案件や人材の登録にかかる手間を減らせる

• 契約が終わる人材が出たら、他社と連携して集まる営業中の案件のデータベースから、次の案件を探せる

• パートナーへのメール配信機能で、次の案件の提案をまとめて送れる

請求書の発行や入金消込そのものは、会計ソフトや請求の仕組みで行います。チョータツは、その前提になる「案件と人材の情報」を整える役目です。契約が終わる前に次の案件を決められれば、待機の月が減り、請求の空白も減らせます。

よくある質問

Q. SESの営業事務は、営業担当が兼任してもよいですか？

小さな会社では、営業担当が兼任することもよくあります。ただし月初の1週間は作業が集中し、営業の時間が取れなくなりがちです。チェック表と一覧表を用意し、作業の一部を分けられる形にしておくと、人を増やしたときに引き継ぎやすくなります。

Q. 稼働報告書が期限までに出てこないときは、どうすればよいですか？

月末に事前の依頼を送り、締切の当日の午後にもう一度連絡します。それでも出ないときは、BPの営業担当にも連絡しましょう。請求が遅れると入金も遅れるので、回収の締切は請求書の締切より早く設定します。

Q. 注文書の更新は、いつ確認すればよいですか？

契約の終わりの日から逆算して、1か月前ごろに上位とBPの意思を確認するのが目安です。上位の延長が決まったら、同じ期間でBPへの注文書も出します。一覧表に「延長確認日」の列を作り、毎月決まった日に見る習慣をつけましょう。

Q. 入金額が請求額より少し少ないときは？

まず振込手数料が差し引かれていないかを確認します。契約で手数料をどちらが持つかを見て、自社負担でなければ取引先に問い合わせます。取適法の対象の取引では、手数料の差し引きは減額に当たるとされています。

Q. BPの請求書が届かないまま支払日が近づいたら？

支払予定表で「請求書待ち」の行を、支払日の1週間前には洗い出して催促します。稼働報告書から金額はわかるので、請求書が届いたら照合だけで済むよう準備しておきましょう。

Q. 月次の事務をExcelで管理しても大丈夫ですか？

案件が少ないうちはExcelで十分回せます。ただし案件と人材が増えると、同じ情報を何か所にも書き写すことになり、転記ミスが増えます。人数が増えてきたら、管理の仕組みを見直す目安です。

まとめ

• SESの月次の営業事務は、稼働報告の回収から翌月の注文書まで7ステップで回ります。

• 月末締めなら月初の1週間に作業が集中します。最初の1日で稼働報告書を集めきることが大切です。

• 注文書の期限切れは、終了日と延長確認日を並べた一覧表で防げます。上位とBPの期間はそろえます。

• 入金消込は、支払日の翌営業日に行い、振込手数料の差し引きなどのずれをすぐに確認します。

• BPへの支払い漏れは、稼働した月から支払予定表を作ることで防げます。支払期日の法律の決まりも確認しましょう。

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• 公正取引委員会「中小受託取引適正化法（取適法）関係」（支払期日、対象の範囲）

• 公正取引委員会「取適法リーフレット」（支払期日60日、手形払の禁止）

• 政府広報オンライン「2026年1月から下請法が「取適法」に！委託取引のルールが大きく変わります」（振込手数料の差し引きは減額）

• e-Gov法令検索「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（フリーランス法）」（第4条 報酬の支払期日等）

• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト 電子取引関係」（電子取引データの保存）

• 国税庁「インボイス制度について」

• 内閣府「国民の祝日について」（2026年11月の祝日）