SESの注文書・請書の電子化｜電子帳簿保存法の3つの要件を最小限の運用で満たす方法と、電子契約サービスの比較ポイント6つ

SESの注文書・請書の電子化とは？

SESの注文書・請書の電子化とは、紙と印鑑でやり取りしていた書類を、データでやり取りし、データで保存することです。SESでは、大きく3つのやり方があります。

どのやり方でも、データで受け取った書類はデータで保存するのが共通のルールです。注文書と注文請書の役割そのものは、SESの注文書・注文請書は必要？違いと成立時点｜条文例3つで解説しています。

電子帳簿保存法で、SESの注文書・請書はどう扱われる？

メールやPDFで受け取った注文書・注文請書・請求書は、電子帳簿保存法の電子取引にあたります。電子取引の書類は、データのまま保存しなければなりません。

電子帳簿保存法とは、税金の計算に使う帳簿や書類を、データで保存するときのルールを決めた法律のことです。正式な名前は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

電子取引とは、注文書・契約書・請求書・見積書などにあたる情報を、データでやり取りすることです。国税庁は、メールの添付ファイルで受け取る場合も電子取引に含めています。

紙に印刷して保存するだけではダメ

以前は、データを紙に印刷して保存することも認められていました。しかし、令和3年度の税制改正で、印刷した紙での保存に代える措置は廃止されました。

国税庁の一問一答では、メールで受け取ったPDFの請求書などは、所定の方法でデータを保存する必要があるとしています。メールソフトの中で見られるだけでは、検索できる状態とはいえないとも説明しています。

自社が送った注文請書・請求書も保存の対象

保存が必要なのは、受け取った書類だけではありません。自社が作って送った注文請書や請求書の控えも、データで送ったなら電子取引として保存します。

SES営業の手元に届く書類と送る書類を並べると、次のとおりです。

保存する期間は原則7年

法人の場合、注文書・契約書・請求書などの書類は7年間保存します。青色申告で欠損金（赤字）が出た事業年度は、10年間です。期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。

電子取引データを保存する3つの要件

電子取引のデータは、「改ざん防止」「見られる状態」「検索できる状態」の3つの要件を満たして保存します。どれも、専用のシステムを使わずに満たす方法があります。

改ざん防止：事務処理規程を作って守る

改ざん防止には、4つの方法のうちどれか1つを行います。いちばん手軽なのは、4つ目の事務処理規程です。

1. タイムスタンプが付いたデータを受け取る

2. 受け取ったデータに、自分でタイムスタンプを付ける

3. 訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除できないシステムで受け取り、保存する

4. 訂正・削除を防ぐための事務処理規程を作り、そのとおりに運用し、備え付ける

タイムスタンプとは、その時刻にデータが存在し、その後書き換えられていないことを証明する電子的な印のことです。事務処理規程とは、データを勝手に直したり消したりしないための社内ルールを文書にしたものです。

国税庁のサイトには、法人向けの事務処理規程のひな形（Word形式）が載っています。会社名や責任者の名前を入れれば、そのまま使えます。

見られる状態：ふだんのパソコンでよい

見られる状態とは、パソコンの画面やプリンタで、データをすぐに整った形で表示・印刷できることです。国税庁は、ディスプレイやプリンタの性能や台数は要件ではないとしています。

検索できる状態：ファイル名に3つの項目を入れる

検索の要件は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つで探せることです。日付か金額で範囲を決めて探せること、2つ以上の項目を組み合わせて探せることも求められます。

専用のシステムがない場合は、ファイル名に規則をつける方法が使えます。国税庁の一問一答では「20210131_㈱霞商店_110000」のような例が示されています。SESの書類なら、次のように書類の種類も入れると便利です。

20261001_株式会社〇〇_770000_注文書_山田.pdf
20261001_株式会社〇〇_770000_注文請書_山田.pdf
20261031_株式会社〇〇_770000_請求書_10月分.pdf

ファイル名の代わりに、ファイルに連番を付けて、Excelの索引簿で管理する方法もあります。索引簿とは、連番ごとに日付・金額・取引先を書いた一覧表のことです。国税庁のサイトに作成例があります。

検索のための設定が不要になる条件

次のどちらかに当てはまれば、ファイル名のルールや索引簿は不要です。どちらの場合も、税務調査でデータのダウンロードを求められたら、応じられるようにしておく必要があります。

• 2期前の事業年度の売上高が5,000万円以下である

• データを印刷した紙を、日付と取引先ごとに整理して出せるようにしている

売上高が5,000万円以下でも、改ざん防止の要件はなくなりません。事務処理規程だけは、必ず作っておきましょう。

準備が間に合わないときの猶予措置

システムや人手が足りないなど、相当の理由があって要件どおりに保存できない場合は、猶予措置があります。税務調査で、データのダウンロードと、印刷した紙の提示の両方に応じられることが条件です。

猶予措置でも、データそのものは保存しておく必要があります。紙だけを残す運用は認められないので注意しましょう。

メールで届いた注文書・請書を保存する手順6ステップ

SES企業が、専用のシステムなしで電子帳簿保存法に対応する手順は、次の6ステップです。1〜4は最初に一度決めれば、あとは5と6をくり返すだけです。

1. 事務処理規程を作る：国税庁のひな形に、会社名・責任者・保存場所を入れて社内に備え付ける

2. 保存場所を1つに決める：共有フォルダかクラウドストレージに「電子取引」フォルダを作る

3. フォルダを年と取引先で分ける：例「2026年／株式会社〇〇」

4. ファイル名のルールを決める：「日付_取引先_金額_書類名」で統一する

5. 受け取った日か送った日に保存する：メールからPDFを取り出し、ルールどおりの名前で保存する

6. 月末に抜けを確認する：請求の締めの日に、その月の注文書・請書・請求書がそろっているかを見る

フォルダの構成は、たとえば次のようにします。

電子取引/
  2026年/
    株式会社〇〇/
      20261001_株式会社〇〇_770000_注文書_山田.pdf
      20261001_株式会社〇〇_770000_注文請書_山田.pdf
    株式会社△△（BP）/
      20261001_株式会社△△_650000_注文書_佐藤.pdf

保存のルールは、請求書の送付や支払いの流れと一緒に決めると漏れが減ります。注文書を受け取ってから請書を返すまでの流れは、注文書とは？SESの発行から請書返送までの流れと送付メール例文で解説しています。毎月の書類の流れは、SESの毎月の営業事務業務｜注文書・請求・支払いの月次フローで整理しています。

やってはいけない保存のしかた

次の4つは、要件を満たさない、または漏れやすい保存方法です。

• 紙に印刷して保存するだけ：データの保存に代えることはできない

• メールソフトに置いたまま：検索できる状態とはいえない

• 担当者のパソコンにだけ保存：退職や故障でデータがなくなる

• 同じファイル名で上書きする：訂正の前のデータが残らない

注文書の条件が変わったときは、上書きせずに新しいファイルとして保存します。ファイル名の最後に「_変更1」などを付けると、変更の順番がわかります。

電子契約とは？PDFのメール送付との違い

電子契約とは、紙と印鑑の代わりに、データに電子署名をして結ぶ契約のことです。PDFをメールで送る方法より、誰が・いつ同意したかを後から証明しやすいのが違いです。

電子署名とは、データを作ったのが本人であり、その後書き換えられていないことを確かめられる電子的な措置のことです。電子署名法第3条は、本人による一定の電子署名があるデータは、本人の意思で作られたものと推定すると定めています。

電子契約サービスには、署名のしかたで2つのタイプがあります。

立会人型とは、利用者の指示を受けて、サービス会社が自分の署名鍵で署名するタイプのことです。立会人型については、デジタル庁・法務省などが電子署名法第3条のQ&Aを公表しています。本人確認などの仕組みが十分なら、立会人型でも第3条の推定が働きうるという整理です。

電子契約なら注文請書の印紙税がかからない

注文請書を電子契約やPDFのメール送付にすると、請負の契約でも印紙税はかかりません。印紙税は、紙の「文書」を作ったときにかかる税金だからです。

国税庁は、電子署名付きの注文請書のデータをメールで送る場合について、質疑応答事例で回答しています。電磁的記録は文書に含まれないので、課税されないという内容です。電磁的記録とは、紙ではなくデータで作られた記録のことです。

SESでよく使う準委任契約の注文請書は、紙でも原則として印紙は要りません。印紙の差が出るのは、請負の注文請書を紙で出している場合です。

請負の注文請書で見る印紙税の計算例

請負の契約で、月額70万円×3か月＝210万円（税抜）の注文請書を紙で出すとします。印紙税は、200万円を超え300万円以下なので1,000円です。

このような注文請書を年に30件出すと、印紙税は1,000円×30件＝30,000円です。電子契約やPDFのメール送付にすれば、この30,000円はかかりません。

ただし、データを紙に印刷して署名・押印し、相手に渡すと、紙の文書を作ったことになります。準委任と請負の見分け方や、書類ごとの印紙の判定は、業務委託契約の印紙はいくら？準委任は必要？判定表と貼り方で解説しています。

電子契約サービスを選ぶ比較ポイント6つ

SES企業が電子契約サービスを選ぶときは、「相手が使いやすいか」と「件数が増えても費用が合うか」を最初に見ます。注文書・請書は案件ごと・更新ごとに発生し、BPとのやり取りも多いからです。

料金の数え方は、SESではとくに重要です。エンジニア20人が3か月ごとに更新すると、注文請書だけで年に80件になります。送信ごとの料金がかかるサービスでは、年間の件数から費用を出して比べましょう。

締結の流れや署名欄の書き方は、契約書の締結の流れ5ステップ｜署名欄の書き方と電子契約の選び方で解説しています。

電子帳簿保存法への対応は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けているかも目安になります。国税庁の電子帳簿保存法の特設サイトから、認証を受けた市販ソフトを探せます。

相手が電子契約を使えないときの対応

大手の取引先は、自社指定の電子契約サービスや購買システムを使うことがよくあります。その場合は相手のやり方に合わせ、受け取ったデータを自社のルールで保存します。

反対に、小さなBPやフリーランスが電子契約を使えない場合は、PDFのメール送付に切り替えます。無理にサービスを使ってもらうより、取引が止まらないことを優先しましょう。

BPへ切り替えを伝えるメール例文

注文書のやり方を変えるときは、切り替える月・方法・相手にお願いすることを1通で伝えます。更新月の1か月前に送ると、次の注文書から新しい方法で進められます。

件名：【ご案内】2027年1月分からの注文書・注文請書の電子化について

株式会社◇◇
◎◎様

いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
弊社では、2027年1月分以降の注文書を電子化することになりました。

・変更内容：注文書をPDFでメール送付いたします（郵送は終了）
・注文請書：押印したPDFをメールでご返送ください
・ファイル名：「日付_御社名_金額_注文請書_作業者名」でお願いします
・紙の書面が必要な場合：お申し付けいただければ郵送いたします

ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

「紙が必要なら郵送する」と書き添えるのには理由があります。取適法やフリーランス法では、相手から書面を求められたら交付する場合があるためです。請求書の電子化の案内は、請求書電子化の案内文例｜SES企業の切替5手順と電帳法の保存に例文があります。

電子化を始める前に確認したい3つのこと

電子化を始める前に、基本契約書・法律・社内の承認の3つを確認します。書類の形を変えても、契約の中身と義務は変わらないからです。

1. 基本契約書に電子での締結を入れる：「個別契約は電磁的方法でも締結できる」と書いておく

2. 取適法・フリーランス法の明示義務を確認する：データで条件を示してもよいが、相手から紙を求められたら交付する

3. 社内の承認の流れを決める：誰が作り、誰が確認し、誰が送るかを決める

2つ目について、取適法第4条とフリーランス法第3条は、条件を書面または電磁的方法で明示するよう定めています。データで明示した後に相手から書面を求められたら、原則として遅滞なく交付します。

基本契約書の条項は、SESの基本契約書とは｜テンプレートと個別契約の優先・印紙7号で確認できます。取適法がSESに当てはまるかは、取適法でSESの準委任は対象？適用条件と営業の変更点7つで解説しています。

チョータツで案件の条件を1か所にまとめる

書類を電子化しても、書類と照らし合わせる元の条件がばらばらだと、確認の手間は減りません。自分で管理する場合は、案件ごとの条件をExcelに書き、注文書が届くたびに見比べます。

チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有できるツールのことです。3,000社以上が使っていて、無料で始められます。

書類の保存は電子帳簿保存法のルールで行い、案件の条件はチョータツで管理する、という分け方がおすすめです。他社と連携すると、他社の営業中案件・営業中人材もデータベースとして見られます。

よくある質問

Q. SESの注文書をメールでもらったら、印刷して保存すればいいですか？

印刷だけでは足りません。メールで受け取った注文書は電子取引にあたり、データのまま保存する必要があります。印刷した紙は、データに代わる保存にはなりません。

Q. SESの電子帳簿保存法の対応で、最低限やることは何ですか？

事務処理規程を作ること、決まった場所に保存すること、日付・取引先・金額で探せるようにすることの3つです。売上高5,000万円以下なら、検索の設定は省けます。

Q. 電子契約サービスは、立会人型と当事者型のどちらを選べばいいですか？

BPとの注文書・請書のように件数が多い取引なら、相手の手間が少ない立会人型が使いやすいです。高額な契約や、相手が指定する場合は当事者型を検討します。

Q. 取引先が電子契約に対応していない場合はどうすればいいですか？

PDFをメールで送る方法に切り替えます。受け取った・送ったデータは、自社のルールで電子取引として保存します。

Q. 電子帳簿保存法の保存期間は何年ですか？

法人は原則7年です。青色申告で欠損金が出た事業年度は10年です。確定申告書の提出期限の翌日から数えます。

Q. 電子契約にすると、印紙代はいくら減りますか？

準委任の注文請書は、紙でも原則印紙は不要なので変わりません。請負の注文請書なら、たとえば210万円の請書1件につき1,000円の印紙が不要になります。

まとめ

• メールやPDFで受け取った注文書・請書・請求書は電子取引。データのまま保存する

• 自社が送った注文請書・請求書の控えも保存の対象

• 要件は改ざん防止・見られる状態・検索できる状態の3つ

• 改ざん防止は、国税庁のひな形で事務処理規程を作るのがいちばん手軽

• 検索は、ファイル名を「日付_取引先_金額_書類名」にすれば満たせる

• 2期前の売上高が5,000万円以下なら、検索の設定は不要（事務処理規程は必要）

• 電子契約やPDFのメール送付なら、請負の注文請書でも印紙税はかからない

• 電子契約サービスは、相手の負担・署名の方式・料金の数え方など6つで比べる

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• e-Gov法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）」（第2条 定義、第7条 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）

• e-Gov法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」（第4条 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）

• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト 電子取引関係」（電子取引データ保存要件チェックシート）

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月版。問2・問4・問5・問17・問18・問19）

• 国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」（事務処理規程・索引簿の作成例）

• e-Gov法令検索「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」（第2条 定義、第3条 電磁的記録の真正な成立の推定）

• デジタル庁「電子署名」（利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A）

• 国税庁「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」（質疑応答事例）

• 国税庁「No.7140 印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで」

• e-Gov法令検索「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）」（第4条）

• e-Gov法令検索「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（フリーランス法）」（第3条）