注文書とは？SESの発行から請書返送までの流れ｜受け取り時のチェック10項目とメール例文5つ

注文書とは？SESでの役割

注文書とは、発注する側が、仕事の内容・期間・金額などの条件を示して「この条件でお願いします」と申し込む書類のことです。発注書と呼ぶ会社もありますが、役割は同じです。

注文請書とは、受注する側が「その条件で引き受けます」と返す書類のことです。SESでは、取引全体のルールを基本契約書で決め、案件ごとの条件を注文書と注文請書で決めます。

案件ごとに結ぶ契約を個別契約と呼びます。注文書は、この個別契約の「申込み」にあたる書類です。

注文書は必要か

法律上、契約は書面がなくても申込みと承諾で成立します。ただしSESでは、条件の証拠を残すために注文書をそろえるのが基本です。

注文請書まで要るかどうかは、基本契約書の「個別契約の成立」の条文で決まります。条文のパターンと契約が成立する時点は、SESの注文書・注文請書は必要？違いと成立時点｜条文例3つで詳しく解説しています。ここでは、届いてから返すまでの実務に絞って説明します。

SESの注文書は誰がいつ発行する？

SESの注文書は、仕事を出す側（上位の会社）が、案件の開始前と更新のたびに発行します。自社がBPに仕事を出すときは、自社が発行する側に回ります。

上位とは、自社に仕事を出す会社のことです。下位とは、自社が仕事を出す会社や個人のことです。SES営業は1つの案件で、注文書を受け取る立場と出す立場の両方になることがよくあります。

注文書が発生する3つの場面

注文書は、次の3つの場面で発生します。

1. 新しい案件が決まったとき：稼働開始日の前に、最初の期間の注文書を発行する

2. 契約を更新するとき：次の期間の注文書を、新しく発行する

3. 条件が変わるとき：単価・精算幅・作業場所などが変わったら、変更後の注文書を発行する

更新の単位は取引先によって違い、1か月ごと、3か月ごとなどさまざまです。1か月ごとの取引先なら、毎月注文書が届きます。個別契約に自動更新の定めがない限り、期間が終われば次の期間の注文書が要ります。基本契約書の自動更新は、個別契約の延長とは別です。

契約期間の区切り方は、業務委託契約の期間の決め方｜SESの更新単位と自動更新条項で解説しています。

注文書の発行から請書返送までの流れ7ステップ

注文書の受け取りから請書の返送までは、依頼→確認→返送→下流への発行→保存の順で進めます。契約期間が2026年10月1日〜12月31日の案件を、2027年1月から3か月更新する例で説明します。

1. 更新の返事をもらう（11月30日・月）：単価・期間・精算幅に変更がないかをメールで確定する

2. 注文書の発行を依頼する（11月30日・月）：「12月11日（金）までにお願いします」と期限を伝える

3. 注文書を受け取る（12月10日・木）：受け取りのお礼を返信し、確認中であることを伝える

4. 中身を確認する（12月10日・木）：確定した条件と、10項目のチェックを照らし合わせる

5. 注文請書を返送する（12月11日・金）：違いがなければ請書を作り、PDFまたは郵送で返す

6. 下流へ注文書を発行する（12月15日・火まで）：BPやフリーランスに、同じ期間の注文書を出す

7. 書類を保存し、そろったか確認する（12月25日・金）：上流・下流の注文書と請書がそろったかを見る

年末年始をはさむ更新は、先方の経理が休みに入ります。12月の更新は、ふだんより1週間早く発行を依頼しておくと安心です。

注文書を受け取ったら確認する10項目

注文書を受け取ったら、請書を返す前に、確定した条件と1項目ずつ照らし合わせます。請書を返したあとに間違いに気づくと、直すのに覚書などの手間がかかります。

契約形態の欄は特に大事です。準委任契約とは、成果物の完成ではなく、決まった業務を行うことに報酬を払う契約のことです。「請負」と書かれた注文書に請書を返すと、完成の責任を負う契約だと読まれるおそれがあります。

違いを見つけたら請書を出さない

注文書に違いがあったら、請書を出さずに、先に修正した注文書をもらいます。民法第528条では、申込みに変更を加えた承諾は、承諾ではなく新しい申込みとして扱うと定めています。

請書だけを正しい条件に書き換えて返すのはやめましょう。注文書と請書の条件がずれたまま残り、後で揉める原因になります。

返事をしないまま放置しない

条件に納得できない注文書でも、放置せずにすぐ返事をします。商法第509条は、商人に遅滞なく諾否を通知する義務を定めています。対象は、平常取引をする相手から営業の部類に属する契約の申込みを受けた場合です。諾否とは、受けるか断るかのことです。

同条第2項により、通知を怠ると、その申込みを承諾したものとみなされます。確認に時間がかかるときも、「受け取りました。確認して◯日までにご連絡します」と一言返しておきましょう。

注文請書の返送方法

注文請書の返し方は、PDFをメールで送る方法と、紙を郵送する方法の2つです。どちらにするかは、取引先の指定に合わせます。

紙で郵送する場合は、封筒の表の左下に「注文請書在中」と書きます。自社から注文書を送るときは「注文書在中」です。「在中」とは、封筒の中身を示す言葉のことで、宛先の会社で開封前に仕分けてもらいやすくなります。

赤色で書くか、スタンプを押すのが一般的です。四角で囲むと目立ちます。中には、送付状（送付のご案内）を1枚入れておきましょう。

PDFなら印紙はかからない

中身が準委任だけの注文請書は、原則として印紙は要りません。中身が請負の紙の注文請書は、印紙が必要になることがあります。

国税庁は、注文請書をPDFなどにしてメールで送る場合は、印紙税はかからないとしています。書類ごとの判定は、業務委託契約の印紙はいくら？準委任は必要？判定表と貼り方で確認できます。

注文書・注文請書のメール例文5つ

注文書のメールは、件名に「注文書」と案件名・作業者名・期間を入れると、相手が探しやすくなります。そのまま使える例文を5つ紹介します。日付は2026年12月の更新の例です。

例文1：注文書の発行を依頼する（自社 → 上位）

件名：【注文書ご発行のお願い】〇〇案件（山田）2027年1月〜3月分

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
〇〇案件の山田について、ご更新のご連絡をありがとうございました。

次の期間の条件を、以下のとおり確認させてください。
・作業者：山田太郎
・契約形態：準委任
・期間：2027年1月1日〜2027年3月31日
・単価：700,000円／月（税抜）
・精算：140〜180時間、上下割、15分単位

相違がなければ、注文書のご発行をお願いいたします。
年末年始のお休み前に、12月11日（金）までにいただけますと幸いです。

例文2：注文書を受け取ったときの返信（自社 → 上位）

件名：Re: 【注文書送付】〇〇案件（山田）2027年1月〜3月分

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
注文書をお送りいただき、ありがとうございます。確かに受領いたしました。

内容を確認のうえ、12月11日（金）までに注文請書をお送りいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

例文3：注文請書を返送する（自社 → 上位）

件名：【注文請書送付】〇〇案件（山田）2027年1月〜3月分／注文番号 12345

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
12月10日付でいただいた注文書（注文番号 12345）の注文請書を、
PDFにて添付いたします。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
原本の郵送が必要な場合は、お手数ですがお知らせください。

添付：注文請書_〇〇案件_山田_202701-202703.pdf

例文4：注文書の修正をお願いする（自社 → 上位）

件名：【ご確認のお願い】〇〇案件（山田）注文書の記載について

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
注文書をお送りいただき、ありがとうございます。

内容を確認したところ、次の点が11月30日にお話しした条件と異なっておりました。
・精算幅：注文書 150〜190時間 → お打ち合わせ 140〜180時間

お手数をおかけしますが、修正した注文書をお送りいただけますでしょうか。
修正版を確認でき次第、すぐに注文請書をお送りいたします。

例文5：注文書送付のご案内（自社 → BP・フリーランス）

件名：【注文書送付のご案内】〇〇案件（佐藤様）2027年1月〜3月分

株式会社◇◇
◎◎様

いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
〇〇案件の佐藤様について、2027年1月〜3月分の注文書をお送りいたします。

・期間：2027年1月1日〜2027年3月31日
・単価：620,000円／月（税抜）
・精算：140〜180時間、上下割、15分単位
・支払：月末締め翌月末払い

内容をご確認のうえ、12月18日（金）までに注文請書のご返送をお願いいたします。
添付：注文書_〇〇案件_佐藤様_202701-202703.pdf

PDFのファイル名に案件名・作業者名・期間を入れておくと、あとで探すときに迷いません。

自社がBPに注文書を発行するとき

自社がBPに注文書を出すときは、上位から受け取った注文書と同じ期間・同じ精算の考え方で作るのが基本です。上流と下流で条件がずれると、精算で差額が出ます。

書く項目は、業務内容・契約形態・作業者・契約期間・作業場所・月額単価・精算（幅・割り方・単位）・支払条件・再委託の9つが中心です。冒頭に「〇年〇月〇日付 業務委託基本契約書に基づき」と、もとになる基本契約を書きます。

そのまま使える注文書・注文請書の雛形（1枚にまとめた注文書兼注文請書の記入例）は、注文請書のテンプレート｜SESの注文書兼請書の書き方と例で紹介しています。基本契約書そのものの雛形は、SESの基本契約書とは｜テンプレートと個別契約の優先・印紙7号を使ってください。

下流への発行が遅れないようにする

下流への注文書は、上位の注文書が届いたらすぐに発行します。取適法（中小受託取引適正化法）とは、下請法を改正し、2026年1月1日に施行された法律のことです。

取適法の対象取引では、発注側（委託事業者）は委託をしたら直ちに条件を明示しなければなりません（第4条）。明示する内容は、給付の内容・代金の額・支払期日・支払方法などです。書面のほか、メールなどの電磁的方法でもかまいません。

個人事業主に注文書を出すときの注意点

個人事業主（フリーランス）に仕事を出すときは、注文書にフリーランス法の明示事項をすべて入れます。フリーランス法第3条は、発注する側に、直ちに書面またはメールなどで取引条件を明示するよう求めています。

口頭での明示は認められません。公正取引委員会は、明示する事項として次の9つを挙げています。

1. 給付の内容（業務の内容）

2. 報酬の額

3. 支払期日

4. 発注する会社とフリーランスの名称

5. 業務委託をした日

6. 給付を受け取る日、または役務の提供を受ける日（期間）

7. 給付を受け取る場所、または役務の提供を受ける場所

8. 検査をする場合は、検査を完了する日

9. 現金以外で支払う場合は、支払方法に関する事項

SESの雛形に足りなくなりやすいのは、5の「業務委託をした日」と3の「支払期日」です。「月末締め翌月末払い」だけでなく、具体的な日が読み取れるように書きましょう。

個人事業主向けの記載例は、フリーランス法の3条通知ひな形｜SESの発注書・メール記載例で紹介しています。

注文書のPDFはデータのまま保存する

メールで受け取った注文書のPDFは、印刷して終わりにせず、データのまま保存します。電子取引とは、メールやインターネットを通じて取引の情報をやり取りすることです。

電子帳簿保存法第7条により、所得税・法人税を納める事業者は電子取引のデータをデータのまま保存しなければなりません。2024年1月からは、紙に印刷しての保存は認められていません。自社が送った注文書のPDFも、受け取った注文請書のPDFも対象です。

保存するときは、あとで探せるように日付・取引先・金額がわかるファイル名にしておきましょう。保存の要件や電子契約の選び方は、SESの注文書・請書の電子化｜電子帳簿保存法の対応と電子契約で詳しく解説しています。

やってはいけない注文書の扱い4つ

注文書のトラブルの多くは、確認と返事を後回しにすることから起きます。現場でよくある失敗を4つ挙げます。

1. 確認しないまま請書を返す：前の期間の単価のまま請書を返し、請求で初めて気づく

2. 請書だけ書き換えて返す：注文書と請書で条件がずれ、どちらが正しいか揉める

3. 発行日を過去の日付にする：事実と違う書類になる。発行日は実際の日付にする

4. 上位の注文書を待ってから下流に連絡する：下流への明示が遅れ、法律の義務に違反しやすい

注文書が届かないときは、下請法で口頭発注は違反？SESで注文書が届かない時の対応5手順の手順で動きましょう。

チョータツで案件の条件を管理し、注文書の確認を早くする

自分で管理する場合は、案件ごとに確定した条件をExcelやメールに残し、注文書が届くたびに探して見比べます。案件と更新が増えるほど、「どのメールが最新の条件か」を探す時間が増えていきます。

チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有できるツールのことです。3,000社以上が使っていて、無料で始められます。

案件の条件が1か所にまとまっていれば、10項目の確認がすぐ終わります。他社と連携すると、他社の営業中案件・営業中人材もデータベースとして見られます。

よくある質問

Q. 注文書を受け取ったら、どう返信すればいいですか？

まず受け取ったお礼と、請書を返す予定日を伝えます。内容を確認して違いがなければ、注文請書を添付して返送します。

Q. 注文請書はPDFで返送してもいいですか？

取引先が認めていれば問題ありません。原本の郵送を求める会社もあるので、最初の取引で確認しておきましょう。

Q. 注文書は誰がいつ発行しますか？

仕事を出す側（発注側）が、稼働開始前と更新のたびに発行します。SESでは客先や元請けが自社に出し、自社がBPやフリーランスに出します。

Q. 封筒の「注文書在中」はどこに書きますか？

封筒の表の左下に、赤字かスタンプで書くのが一般的です。請書を送るときは「注文請書在中」と書きます。

Q. 個人事業主に注文書は必要ですか？

フリーランス法で、取引条件を書面かメールなどで直ちに明示する義務があります。注文書に9つの明示事項を入れて送れば、その明示を兼ねられます。

Q. 注文書の内容が合意と違ったら、どうすればいいですか？

請書を出さずに、違う箇所を具体的に伝えて修正を頼みます。請書だけを書き換えて返すのは避けましょう。

まとめ

• 注文書とは、発注側が条件を示して申し込む書類。SESでは上位が発行し、自社が請書を返す

• 注文書は、案件の開始時・更新時・条件の変更時に発生する

• 自社がBPやフリーランスに仕事を出すときは、自社が発行する側になる

• 受け取ったら10項目を確認し、違いがあれば請書を出す前に修正を頼む

• 返事は放置しない。確認に時間がかかるときも受領の連絡を先に入れる

• 郵送は封筒に「注文書在中」「注文請書在中」と書く。PDFの請書に印紙はかからない

• 個人事業主への注文書には、フリーランス法の明示事項9つを入れる

• メールで受け取った注文書のPDFは、データのまま保存する

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• e-Gov法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（電子帳簿保存法）」（第7条 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）

• e-Gov法令検索「民法」（第522条 契約の成立と方式、第528条 申込みに変更を加えた承諾）

• e-Gov法令検索「商法」（第509条 契約の申込みを受けた者の諾否通知義務）

• e-Gov法令検索「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律（取適法）」（第4条 中小受託事業者の給付の内容その他の事項の明示等）

• e-Gov法令検索「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律（フリーランス法）」（第3条 取引条件の明示）

• 公正取引委員会「フリーランス法特設サイト」（取引条件の明示事項）

• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」「電子取引関係」

• 国税庁「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」（質疑応答事例）