SESの案件メール整理方法｜Outlookの振り分け設定・フォルダ設計と見落とし防止の運用ルール

SESの案件メールとは？整理が必要になる理由

案件メールとは、取引先のSES企業やSIerから届く「こんな仕事があります」という募集のメールのことです。反対に、人材メールとは「こんなエンジニアが空いています」という紹介のメールのことです。

BP（ビジネスパートナー）とは、案件や人材を紹介し合う取引先のことです。SES営業は、BPが増えるほど2種類のメールを大量に受け取ります。一斉配信で届くため、件名や書式が会社ごとにバラバラです。

整理が必要なのは、メールの中に「次の提案の材料」が埋まっているからです。探せないメールは、無いのと同じになります。

SES営業が「大変」と言われる理由の1つがメール処理

SES営業が大変だと言われる理由には、提案の数の多さ、スピード勝負、条件確認の細かさがあります。そのどれにも、メール処理がからんでいます。

メールの整理を仕組みにすると、この4つの負担をまとめて軽くできます。条件の書き方そのものは「SESの条件面の書き方｜案件・人材メールに入れる14項目と記入例」で詳しく解説しています。

整理の全体像：振り分け・読む時間・残す基準の3段階

案件メールの整理は、振り分け（自動）→ 読む時間（習慣）→ 残す基準（ルール）の順に作ると失敗しません。いきなりフォルダを細かく作りすぎると、どこに入ったかわからなくなるからです。

1. 振り分け：仕分けルールで、メールを種類ごとのフォルダへ自動で移す

2. 読む時間を決める：例として、9時・13時・17時の1日3回にまとめて読む

3. 残す基準を決める：提案に使うメールだけにフラグを付け、ほかは既読にして流す

この順番で進めると、受信トレイには「人から届いた個別のやりとり」だけが残ります。案件・人材の一斉配信は、専用フォルダでまとめて処理できます。

Outlookの仕分けルールで案件メールを自動で振り分ける手順

Outlookで案件メールを整理するなら、仕分けルールを使うのが基本です。仕分けルールとは、「この条件のメールは、このフォルダへ移す」といった処理を自動で行う機能のことです。

メールから仕分けルールを作る手順

Microsoftの公式ヘルプによると、メールを右クリックして「ルール」から作るのが一番早い方法です。

1. 振り分けたい案件メールを1通選ぶ

2. 右クリックして「ルール」→「仕分けルールの作成」（新しいOutlookでは「ルールを作成」）を選ぶ

3. 条件（差出人・件名に含まれる言葉など）にチェックを入れる

4. 「アイテムをフォルダーに移動する」で移動先フォルダを選ぶ

5. 必要なら「その他のオプション」で条件や例外を足す

6. 保存し、今あるメールにも実行するかを選ぶ

画面の名前は、Outlookの種類（従来のOutlook・新しいOutlook・Web版）で少し違います。迷ったら、Outlookのヘルプで「仕分けルール」と検索してください。

SES営業向け：おすすめの振り分け条件

振り分けの条件は、件名の言葉と差出人の2つを組み合わせると精度が上がります。

特に効くのが「自分が宛先（To）に直接入っているか」の条件です。一斉配信はBCCで届くことが多いため、個別のやりとりと分けやすくなります。

ルールの順番と「以降のルールを処理しない」の使い方

仕分けルールは、上から順番に実行されます。そのため、「人材」のルールを「案件」のルールより上に置くと、人材メールが案件フォルダに混ざりにくくなります。

1つのメールが2つのルールに当てはまると、意図しないフォルダに入ることがあります。ルールの動作に「以降のルールを処理しない」を付けると、最初に当てはまったフォルダで止まります。従来のOutlookでは「仕分けルールの処理を中止する」という名前です。

なお、公式ヘルプでは、従来のOutlookで作った一部のルールは新しいOutlookで動かないと説明されています。Outlookを切り替えたときは、ルールが動いているか確認してください。

案件メールのフォルダ設計の例

フォルダは5〜7個までにするのがおすすめです。細かく分けすぎると、どこを見ればいいかわからなくなり、見落としの原因になります。

番号を頭に付けると、フォルダが見たい順に並びます。以下は、営業1人で1日に数百通を受け取る場合の設計例です。

「03_提案中」は自動振り分けではなく、手で移すフォルダです。動いている案件だけを1か所に集めると、進み具合を確認しやすくなります。

取引先ごとにフォルダを作る場合は、「04_BP別」の下に主要な数社だけを置きます。すべての取引先でフォルダを作ると、管理しきれなくなります。

見落としを防ぐ既読・フラグ・カテゴリの運用ルール

見落としを防ぐ一番の方法は、既読・フラグ・カテゴリの意味を1つに決めることです。人によって「既読＝読んだ」「既読＝対応済み」と意味が違うと、チームで確認するときに混乱します。

おすすめの意味の決め方

1日の運用の流れ（例：2026年10月1日（木））

1. 9:00 「00_個別」を確認し、返信が必要なものに返す

2. 9:15 「01_案件」「02_人材」をまとめて読み、使うものにフラグを付ける

3. 9:45 フラグ付きのメールから、提案や人材の確認を進める

4. 13:00・17:00 に同じ流れをくり返す

5. 17:30 フラグが残っているメールを見て、翌日に回すものを決める

読む時間を決めると、「メールが来るたびに作業が止まる」ことを防げます。

案件メールを1通30秒で判断するチェックリスト

フラグを付けるかどうかは、次の5つを上から見て決めます。1つでも「いいえ」なら、既読にして次へ進みます。

1. 自社の要員（稼働中で2か月以内に空く人を含む）のスキルに合うか

2. 開始時期が、要員の空く時期と1か月以内でそろうか

3. 単価が、要員の希望額と自社の粗利を満たせそうか

4. 商流の制限（「貴社所属まで」など）を自社がクリアできるか

5. 勤務地・リモート条件を、要員が受け入れられそうか

5つすべてに「はい」なら、フラグを付けてその日のうちに提案します。単価だけ不明な案件は、フラグを付けて差出人に確認します。提案の速さを保つコツは「SESの要員提案スピードと精度を上げる方法｜流れと管理のコツ6つ」も参考にしてください。

探すときは検索の絞り込みを使う

過去のメールを探すときは、Outlookの検索の絞り込みを使います。Microsoftの公式ヘルプでは、次のような書き方が紹介されています。

ただし、この検索は言葉で探すものです。「単価70万円以上」「来月から稼働」のような条件では、うまく絞り込めません。

自力の整理が限界になる3つのサイン

Outlookの工夫だけでは、いずれ限界が来ます。次の3つのサインが出たら、仕組みを変える時期です。

サイン1：条件で横断検索できない

メールは本文の書き方が会社ごとに違います。そのため、単価・スキル・勤務地・商流（仕事が発注元から流れてくる経路）といった条件で並べて比べることができません。

結果として、「前に似た案件が来ていた気がする」のに見つからない、ということが起きます。

サイン2：チームで共有できない

案件メールは、受け取った人の受信箱の中にしかありません。担当者が休むと、その人に届いた案件や人材が誰にも見えなくなります。

転送して共有すると、同じメールが何通も増えて、かえって探しにくくなります。社外への転送は、配信元が再配信を禁じていることもあります。起きがちな問題と防ぐルールは「SESの案件情報を無断で転送・再配信されたら｜対応と防ぐルール」で確認してください。チームでの共有方法は「SESの案件・要員情報をチームで共有する方法｜一元管理の5手順」で詳しく解説しています。

サイン3：Excelへの転記が追いつかない

メールの中身をExcelに写して管理している場合は、転記に時間がかかり、写し間違いも起きます。1日に数百通届くと、写す作業だけで営業時間の多くが消えてしまいます。

転記ミスの原因と対策は「SESの案件確認を効率化｜転記ミスが起きる5原因と防ぐ仕組み」にまとめています。

チョータツメールAIで案件メールの整理を楽にする方法

自力の整理で限界が来たら、メールを「読む物」から「データ」に変えるのが次の一手です。チョータツメールAIは、そのためのメールインポート機能です。

チョータツメールAIとは、チョータツに届いたメールをAIが処理し、案件メールと人材メールに切り分ける機能のことです。メールに書かれた単価や商流などの条件も読み取ります。Outlookの仕分けルールのように、言葉の条件を自分で作る必要はありません。

できること

始める手順

1. チョータツに無料で登録する

2. チョータツメールAIの取り込み用の設定を確認する

3. Outlookなど、今使っているメールから転送設定をする

4. 取り込まれた案件・人材が切り分けられているか確認する

「01_案件」「02_人材」に振り分けていたメールは、フォルダに移す代わりにチョータツメールAIへ転送する形にできます。

チョータツで案件・人材をチームで一元管理する

一元管理とは、ばらばらの場所にある情報を1か所に集めて管理することです。取り込んだ案件・人材は、チョータツの中で管理・共有できます。

チョータツは、SES営業のための案件・人材の管理・共有ツールで、3,000社以上が利用しています。他社と連携すると、他社の営業中案件・営業中人材をデータベース化できます。受信箱の中に閉じていた情報を、チームで使える形にできるのが自力の整理との一番の違いです。

AIでメールを解析するツールの選び方は「SESの案件メール解析ツール比較｜AIで自動仕分けする選び方5つ」で比べています。

よくある質問

Q. SESの案件メールは1日に何通くらい届きますか？

取引先の数によって大きく変わります。BPが増えるほど増え、1日に数百通になることも珍しくありません。数が増えてきたら、自動振り分けから始めてください。

Q. Outlookの仕分けルールで案件メールと人材メールを完全に分けられますか？

完全には分けられません。件名の言葉で判定するため、「案件」の文字が入った人材メールなどは混ざります。ルールの順番を工夫し、残りは目で確認します。

Q. Gmailでも同じ整理はできますか？

できます。Gmailでは「フィルタ」と「ラベル」で、Outlookの仕分けルールとフォルダに近い整理ができます。フォルダ設計や既読・フラグの運用ルールはそのまま使えます。

Q. 一斉配信の案件メールは返信しなくても大丈夫ですか？

提案しない案件に、毎回返信する必要はありません。提案する案件だけに、フラグを付けて早めに連絡します。自社が配信する側なら、募集が埋まった時点で「SESの案件充足・募集終了の連絡メール例文｜提案をくれたBPへ」の形で知らせると、BPからの信頼が上がります。

Q. 案件メールを一元管理するにはどうすればいいですか？

小さいチームなら共有メールボックスやExcelでも始められます。人数やメールが増えたら、メールを取り込んで案件・人材を1か所で管理できるツールに移るのがおすすめです。

まとめ

• 案件メールの整理は「振り分け → 読む時間 → 残す基準」の順に作る

• Outlookは仕分けルールで「個別・案件・人材」に分け、順番と「以降のルールを処理しない」で精度を上げる

• フォルダは5〜7個まで。既読・フラグ・カテゴリの意味はチームで1つに決める

• 条件で横断検索できない・共有できない・転記が追いつかない、の3つが出たら仕組みを変える

• チョータツメールAIなら、転送するだけでAIが案件メールと人材メールに切り分ける

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年10月1日｜更新日：2026年10月1日

参考資料（2026年9月30日確認）

• Microsoft サポート「Outlook で仕分けルールを使用してメール メッセージを管理する」

• Microsoft サポート「クイック検索を使ってメッセージまたはアイテムを検索する」