SESの案件・要員情報をチームで共有する方法｜二重提案・見落としを防ぐ共有ルールと一元管理に移る5手順

SESの情報共有で起きる3つの事故

SESの情報共有がうまくいかないと、二重提案・案件の見落とし・情報の古さの3つの事故が起きます。どれも取引先の信用を下げ、決まるはずの案件を逃す原因になります。

二重提案とは、同じ要員を、別々の営業が同じ案件や同じ取引先に提案してしまうことです。要員とは、案件に提案するエンジニアのことです。自社社員（プロパー）もBPの人材も含みます。

事故の例：同じ要員を2人の営業が提案した

たとえば2026年10月5日（月）の朝に、BPからJavaエンジニアの人材メールが届いたとします。営業Aはその要員を元請けX社の案件に提案しました。同じ日の午後、営業Bも同じメールを見て、X社の別部署の案件に同じ要員を出しました。

X社から見ると、同じ人の経歴書が別の窓口から2通届きます。「この会社は社内で情報が回っていない」と受け取られます。要員を出したBPにも確認の連絡が行き、関係が気まずくなります。

並行して提案するときのルールは、SESの並行営業のルール｜トラブルを防ぐ5つの決まり事と伝え方の例文でくわしく解説しています。発覚した後の動き方は、SESの二重提案が発覚したら｜どちらを残すかの判断と謝罪例文にあります。

一元管理とは？共有がうまくいく状態

一元管理とは、案件と要員の情報を1か所に集め、チーム全員が同じ最新情報を見られるようにすることです。「全員が同じ表を見ている」だけでなく、「表がいつも最新である」ことまでを含みます。

共有がうまくいっているチームは、次の3つがそろっています。

1. 置き場所が1つ：案件と要員の情報は、決まった1つの表やツールにしかない

2. 書き方が同じ：単価・期間・スキルの書き方が営業ごとにずれていない

3. 更新の決まりがある：誰がいつ登録し、いつ直すかが決まっている

反対に、個人のExcelや個人の受信箱に情報がある状態を属人化と呼びます。属人化とは、仕事のやり方や情報が特定の人にしかわからない状態のことです。担当者が休むと、その人の案件や要員の状況が誰にもわからなくなります。

営業のやり方そのものの属人化については、SES営業の属人化を解消する方法｜マニュアル作りと共有の5手順もあわせて読んでください。

共有ルール：誰が・いつ・何を登録するか

共有ルールは、「誰が・いつ・何を」の3点を表にして、チーム全員に配るのが基本です。置き場所を決めても、登録する人とタイミングが決まっていないと、表はすぐに古くなります。

おすすめの共有ルールの例です。自社の人数に合わせて調整してください。

「誰が」を決めるときは、案件担当と要員担当を分けるかどうかも決めます。担当の分け方の型は、SES営業の分業体制の作り方｜案件・人材・事務の担当分けの型で紹介しています。

ルールを決めるときの3つのコツ

1. 「提案前に表を見る」を必須にする：提案する前に、その要員の「提案中」欄を確認してから送ります。二重提案はこの1手でほぼ防げます。

2. 状況は選択式にする：「空き」「提案中」「面談中」「決定」「見送り」など、決まった言葉から選ばせます。自由に書くと、人によって言い方がずれます。

3. 登録者と更新日を必ず残す：誰がいつ書いたかがわかれば、古い情報かどうかを判断できます。

なお、要員の経歴や連絡先は個人情報です。社内で共有する範囲を決め、見られる人を絞る設定（アクセス権限）もルールに入れましょう。スキルシートの保管のしかたは、SESのスキルシート管理方法｜探せる保管ルールと更新・同意の手順で解説しています。

そのまま使える共有ルールのひな形

次の文を、社内のチャットや表の1枚目に貼って使えます。数字は自社に合わせて直してください。

【案件・要員情報の共有ルール】（2026年10月1日から）
1. 案件・人材メールは、受け取った営業が2時間以内に共有表へ登録する
2. 要員を提案する前に、共有表の「提案中」欄を必ず確認する
3. 提案したら、その場で「提案先・提案日・担当者」を書き込む
4. 面談・決定・見送りは、知った当日中に状況の列を選び直す
5. 毎週月曜10時から15分、更新日が2週間より古い行を全員で直す
6. 個人のExcelや受信箱に、案件・要員の一覧を持たない

Excelで一元管理に移る5手順

Excelで一元管理に移るには、「棚卸し→項目統一→ルール決め→置き場所を1つに→週1回の見直し」の5手順で進めます。いきなり新しい表を作るより、今ある情報を集めるところから始めたほうが失敗しません。

1. 今ある情報を棚卸しする（1日）
   各営業が持っている案件・要員の表や、メールのフォルダを書き出します。「どこに・何件・いつ更新したか」を一覧にします。

2. 項目と書き方をそろえる（半日）
   列名と単位を決めます。「単価（万円/月）」「稼働開始日（2026/11/01の形）」のように、列名に単位を入れます。

3. 共有ルールを決めて配る（半日）
   「誰が・いつ・何を」の表を作り、チームの会議で確認します。提案前に表を見ることも、ここで決めます。

4. 置き場所を1つにする（1日）
   個人の表をすべて1つのファイルに移し、古い表は「使用禁止」と名前を変えます。複数人で同時に開けるように、クラウドに置きます。

5. 週1回、見直しの時間を取る（毎週15分）
   毎週決まった曜日に、状況が古い行を洗い出します。「更新日が2週間前より古い要員」を優先して確認します。

複数人で同時に編集するときの注意

Excelで複数人が同時に書き込む機能を共同編集といいます。Microsoftの案内では、デスクトップ版のExcelで共同編集するには、Microsoft 365の契約が必要です。ブラウザで使うExcel for the webでも共同編集できます。どちらも、ファイルはOneDriveかSharePoint Onlineに置きます。デスクトップ版では自動保存をオンにします（2026年9月時点）。

共有フォルダにファイルを置くだけでは、同時に開いた人の変更がぶつかることがあります。「誰かが開いていて編集できない」という状態も起きます。Googleスプレッドシートを使う場合も、編集できる人と見るだけの人を分けて設定しましょう。

表の列の作り方は、SESの案件・人材管理をExcelで無料で行う方法｜テンプレ付きで具体的に紹介しています。

Excel共有の限界とツールに移る目安

Excelでの共有は、登録する件数と人数が増えると続かなくなります。表の作りが正しくても、メールから表へ手で写す作業が追いつかなくなるためです。

次のうち2つ以上当てはまったら、ツールに移ることを考える時期です。

特に転記（写し書き）のミスは、写す回数が増えるほど起きやすくなります。原因と防ぎ方は、SESの案件確認を効率化｜転記ミスが起きる5原因と防ぐ仕組みにまとめています。

チョータツで案件・要員の共有を楽にする方法

自分たちで表とルールを整えたうえで、登録と共有の手間を減らしたいなら、チョータツとチョータツメールAIが使えます。どちらもDrivenXが提供するSES営業向けの機能です。

チョータツ：情報を1か所で管理・共有する

チョータツでは、案件と人材の情報をチームで管理・共有できます。AIが入力を手伝うので、メールの内容を1項目ずつ打ち直す手間を減らせます。パートナーへのメール配信機能もあり、提案の連絡もチョータツの中で進められます。

他社と連携すると、他社の営業中の案件・人材をデータベースにできます。営業中人材とは、今まさに案件を探しているエンジニアのことです。自社の要員が足りないときに、候補を探す場所が増えます。

チョータツメールAI：メールを案件と人材に切り分ける

チョータツメールAIは、届いたメールをAIが処理し、案件メールと人材メールに切り分けます。メールに書かれた単価や商流などの条件も読み取ります。転送設定をするだけで取り込めます。案件・人材以外のメールは、データに残りません。

個人の受信箱に埋もれていた案件メールが、チーム全員の見る場所に集まります。「メールを見た人しか案件を知らない」という状態をなくせます。

よくある質問

Q. SESの案件・要員情報は、何で共有するのがいいですか？

営業が2〜3人で件数が少ないなら、クラウドに置いたExcelやスプレッドシートで十分です。メールの件数や営業の人数が増えたら、案件・人材の管理に向いたツールに移りましょう。

Q. 二重提案を防ぐいちばん簡単な方法は？

提案する前に、共有の表でその要員の「提案中」欄を必ず見ることです。提案したらその場で、提案先と提案日を書き込みます。

Q. 共有ルールを決めても、営業が表を更新してくれません。

更新の手間を減らすことと、見直しの時間を決めることが大切です。週1回15分、全員で古い行を直す時間を取ると、更新の習慣がつきます。

Q. 案件の一元管理と、営業の属人化の解消は同じですか？

一元管理は属人化を解消する手段の1つです。情報を1か所に集めることで、担当者が休んでも他の営業が状況を引き継げます。

Q. 要員のスキルシートもチーム全員に見せてよいですか？

経歴や連絡先は個人情報なので、見られる人を業務に必要な範囲に絞りましょう。個人情報保護委員会のガイドラインでも、アクセス制御などの安全管理措置が求められています。

まとめ

• SESの情報共有の事故は、二重提案・案件の見落とし・古い情報での提案の3つ

• 原因は、案件・要員の情報が営業ごとにバラバラの場所にあること

• 対策は一元管理と、「誰が・いつ・何を登録するか」の共有ルール

• Excelで移るなら、棚卸し→項目統一→ルール決め→置き場所を1つに→週1回の見直しの5手順

• 件数や人数が増えたら、チョータツとチョータツメールAIで登録と共有の手間を減らす

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年10月1日｜更新日：2026年10月1日

参考資料（2026年9月30日確認）

• Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」

• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」