SESの契約終了メール例文5つ｜顧客都合・自社都合・要員都合の理由別の伝え方と、送る時期・送る前チェック

SESの契約終了メールとは？

SESの契約終了メールとは、顧客やパートナー企業に、契約を更新しないことや終了日を伝えるメールのことです。契約書で「書面で通知」と決められているとき、メールがその通知の代わりになることもあります。

終了メールには、2つの役目があります。1つは、終了日を記録に残すことです。もう1つは、次の取引につながる関係を守ることです。

電話や打ち合わせで先に伝えた場合も、メールは必ず送ります。口頭だけだと、終了日や精算の方法で行き違いが起きやすいためです。

解約予告とは、契約を終える何日前までに相手へ伝えるかを決めたルールのことです。

契約終了メールを送る時期

契約終了メールは、契約書の解約予告の期限より前に送ります。期限はふつう、個別契約書（注文書）か基本契約書に書かれています。

「満了の1か月前までに書面で通知」と決める例がよく見られます。ただ、1か月は法律で決まった期間ではないので、必ず自社の契約書で確かめてください。

相手別の送る時期の目安

要員が個人のフリーランスで、業務委託が6か月以上続いている場合は、原則30日前までの予告が法律で必要です。予告は、書面のほかメールなど記録が残る方法でもできます。

この予告は、途中で解除するときだけでなく、満了で更新しないときも対象です。予告のあとに理由を聞かれたら、原則として遅滞なく伝えます。

更新がいつ決まるかの全体の流れは、SESの契約更新はいつ決まる？通知時期と更新しない時の4手順で解説しています。

送る前に確かめる5つのこと

終了メールを送る前に、期限・方法・終了日・精算・宛先の5つを確かめます。1つでも抜けると、送り直しや行き違いの原因になります。

1. 予告の期限：顧客との契約と、パートナーとの契約の両方の期限を確かめる

2. 通知の方法：「書面」とあれば、メールで足りるか、注文書や通知書が要るかを確かめる

3. 終了日：最終の稼働日と、契約上の満了日がずれていないか

4. 精算の方法：最終月が月の途中で終わるなら、日割りか月単位か

5. 宛先：契約の窓口（購買・総務）と現場の担当者のどちらに送るか。両方に送るならCCに入れる

基本契約書の予告や中途解約の条項を見直したい場合は、SES基本契約書のテンプレートと条項チェック15が役立ちます。

理由別の伝え方

終了の理由は、顧客都合・自社都合・要員都合の3つで書き方を変えます。どの理由でも、事実を短く書き、相手を責める言い方は避けます。

要員都合のときは個人情報に気をつける

要員都合で終わる場合、体調や家庭の事情を細かく書く必要はありません。「一身上の都合により」で十分です。病名などの健康の情報は、とくに配慮が必要な個人情報にあたるため、本人の了解なしにメールに書かないようにしましょう。

顧客都合のときは理由を確かめてから書く

顧客から終了を告げられたときは、理由を推測で書かず、顧客から聞いた言葉のまま短く書きます。スキル面を指摘された場合の進め方は、スキル不足で退場を求められた時の5手順で解説しています。

自社都合のときは代わりの要員を添える

自社都合で終える場合、顧客にとっては予定外の終了です。代わりの要員（代替要員）を提案できるなら、終了メールに一緒に書きます。代替要員とは、抜ける人の代わりに入るエンジニアのことです。

件名は「用件＋要員名＋契約期間」で書く

契約終了メールの件名は、【ご連絡】や【ご相談】のあとに、要員名と用件を入れるのが基本です。件名だけで何の連絡かがわかると、相手が見落とさず、あとで探しやすくなります。

更新しないことを先に決めて伝える場合は【ご連絡】、顧客の了解を得たい場合は【ご相談】と使い分けます。「契約解除」という言葉は、途中で打ち切る意味に取られやすいので、満了で終えるときは「契約期間満了」と書きます。

SESの契約終了メール例文5つ

SESの契約終了メールの例文は、送る相手（顧客・パートナー）と終了の理由の組み合わせで、次の5つを用意すれば足ります。〇〇や△△の部分を自社の状況に置きかえて使ってください。

例文1：顧客へ（自社都合で更新しない）

自社都合で更新しないときは、お詫び・終了日・代わりの提案をセットで伝えます。

件名：【ご連絡】〇〇（要員名）の契約期間満了について

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

弊社〇〇につきまして、〇月〇日の契約期間満了をもって、
次期の契約更新を見送らせていただきたく、ご連絡いたしました。
弊社の体制の都合によるもので、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

引き継ぎにつきましては、〇月〇日から〇月〇日の期間で、
資料の作成と後任の方への説明を行う予定です。

また、後任として同等のスキルを持つ要員を、
〇月〇日までにご提案させていただけますと幸いです。

これまで〇〇をご活用いただき、誠にありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

例文2：顧客へ（要員都合で更新しない）

要員都合のときは、理由を「一身上の都合」にとどめ、引き継ぎへの責任をはっきり書きます。

件名：【ご相談】〇〇（要員名）の次期契約について

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

弊社〇〇より一身上の都合による申し出があり、
〇月〇日の契約期間満了をもって、現プロジェクトを離任させて
いただきたく、ご相談のご連絡をいたしました。

満了日までは責任をもって業務にあたり、
引き継ぎ資料を〇月〇日までにお渡しいたします。
後任のご提案が必要でしたら、すぐに候補をお送りいたします。

急なご連絡となり申し訳ございません。
一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。

例文3：顧客へ（顧客都合の終了を受けたお礼と次の提案）

顧客から終了を告げられたときは、お礼・終了日の確認・次の提案を送ります。お礼メールで終わらせず、次につなげる一文を入れるのがコツです。

件名：〇〇（要員名）の契約終了のご連絡について（御礼）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

先日は、〇〇の契約についてご連絡いただき、ありがとうございました。
念のため、内容を確認させていただきます。

・最終稼働日：〇月〇日
・契約満了日：〇月〇日
・最終月の精算：契約どおり（精算幅〇〇h〜〇〇h）

〇か月にわたり、〇〇を現場でご活用いただき、誠にありがとうございました。
今回の経験を、今後のご提案に生かしてまいります。

また別のプロジェクトで人員が必要になりましたら、
〇〇様のご要望に合う要員をすぐにご提案いたします。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

例文4：パートナー企業へ（顧客都合で終了）

パートナーへは、終了日・理由・本人への連絡のお願いを伝えます。パートナーの要員本人には、パートナーから伝えてもらいます。

件名：【ご連絡】〇〇様（貴社要員）の契約終了について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

貴社〇〇様にご参画いただいている〇〇案件につきまして、
エンド様のプロジェクト体制の変更により、
〇月〇日の契約期間満了をもって終了となりました。

・最終稼働日：〇月〇日
・契約満了日：〇月〇日

〇〇様には、大変丁寧にご対応いただきました。
ご本人様へのご連絡は、貴社よりお願いできますでしょうか。

〇〇様の次の案件につきましても、弊社で合う案件があれば
優先してご紹介いたします。スキルシートの最新版をいただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

例文5：パートナー企業へ（自社都合で更新しない）

自社都合のときは、要員の評価と関係を分けて伝えます。要員に問題があったと誤解されない書き方にします。

件名：【ご連絡】〇〇様（貴社要員）の次期契約について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

貴社〇〇様にご参画いただいている〇〇案件につきまして、
弊社の体制の都合により、〇月〇日の契約期間満了をもって
次期の更新を見送らせていただくこととなりました。

〇〇様ご本人の業務に問題があったものではございません。
ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

引き継ぎ期間は〇月〇日から〇月〇日を予定しております。
今後も貴社との取引を続けさせていただきたく、
新しい案件が出ましたら、あらためてご相談させてください。
何卒よろしくお願いいたします。

関係を悪くせず次の提案につなげる一文

契約終了メールの最後に、次の取引を前向きに考えていることを伝える一文を入れます。終了の連絡で関係が切れると、次の案件の相談が来なくなるためです。

使いやすい一文は次のとおりです。

• 顧客へ：「別のプロジェクトで人員が必要になりましたら、すぐにご提案いたします」

• 顧客へ：「今回の経験を、今後のご提案に生かしてまいります」

• パートナーへ：「〇〇様の次の案件も、弊社で合うものがあれば優先してご紹介いたします」

• パートナーへ：「新しい案件が出ましたら、あらためてご相談させてください」

一方で、守れない約束は書かないようにします。「必ず次の案件をご用意します」のような書き方は、実現できないと信頼を落とします。

避けたい書き方

• 顧客や要員を責める言い方（「〇〇様の指示が不明確だったため」など）

• 単価への不満をそのまま書くこと（「単価が低いため」など）

• 相手の了解を取っていない個人情報

• 「諸般の事情」だけで、終了日や引き継ぎが書かれていないメール

案件をお断りするときの文面は、案件紹介のお断りメール例文8選も参考になります。

送ったあとにやること

終了メールを送ったら、返信の確認・書面の手続き・次の準備の3つを進めます。送って終わりにしないことが、トラブルを防ぎます。

1. 返信で終了日の合意を確かめる：相手から「承知しました」の返信をもらい、保存する

2. 書面の手続きをする：契約書で書面が必要なら、通知書や注文書の扱いを決める

3. 引き継ぎの日程を決める：資料の作成日と説明の日を顧客と決める

4. 次の案件・代わりの要員を探す：終了日の翌営業日から次の現場に入れるよう動く

契約の途中で終える場合は、進め方が少し変わります。くわしくはSESの契約途中の退場｜営業がやるべき対応5ステップで解説しています。

チョータツとxhoursで終了後の提案を早くする

終了メールの「次の提案をします」を実行するには、すぐ出せる案件と人材の候補が必要です。自分でやる場合は、過去のメールを検索し、パートナーに1社ずつ問い合わせます。DrivenXのツールを使うと、候補を探す時間を短くできます。

チョータツとは、SES営業のための案件・人材の管理・共有ツールのことです。3,000社以上が使っていて、無料で始められます。

後任の候補をフリーランスから探すなら、DrivenXのxhours（エックスアワーズ）が使えます。数千名のフリーランスのデータベースから探し、直接スカウトを送れます。

提案メールそのものの書き方は、要員提案メールの例文とテンプレで紹介しています。

よくある質問

Q. SESの契約終了は、いつまでに通知すればいいですか？

契約書の解約予告の期限までです。「満了の1か月前までに書面で通知」と決める例がよく見られます。パートナーやフリーランスへの予告も考え、顧客へは満了の1か月半前を目安に送ると安全です。

Q. 契約終了の理由は、どこまで正直に書くべきですか？

事実を短く書けば十分です。顧客都合なら「体制変更」、自社都合なら「弊社の体制の都合」、要員都合なら「一身上の都合」が使いやすい表現です。個人情報や相手を責める内容は書きません。

Q. パートナー企業への契約終了の連絡は、誰に送ればいいですか？

パートナー企業の営業担当者に送ります。パートナーの要員本人には、パートナーから伝えてもらいます。自社から要員に直接連絡すると、引き抜きを疑われることがあります。→ SESの商流飛ばしは違法？リスクと防ぎ方5つ

Q. 契約終了のお礼メールは送ったほうがいいですか？

送ったほうがよいです。お礼と一緒に、最終稼働日や精算の確認を書くと、記録としても役立ちます。最後に次の提案につながる一文を入れましょう。

Q. 契約終了の通知はメールだけで足りますか？

契約書に「書面で通知」とある場合、メールで足りるかは契約の定めしだいです。迷うときは、メールで伝えたうえで、通知書を別に送ると確実です。フリーランスへの予告は、法律上メールでも行えます。

まとめ

• 契約終了メールは、結論・理由・引き継ぎ・お礼と次の提案の4つを1通に入れる

• 送る時期は解約予告の期限より前。顧客へは満了の1か月半前が目安

• 理由は顧客都合・自社都合・要員都合で書き分け、個人情報は書かない

• パートナーには顧客と終了日が決まったらすぐ送り、要員本人への連絡はパートナーに任せる

• 最後に次の取引につながる一文を入れ、守れない約束は書かない

• チョータツで案件・人材の候補を集めておくと、終了後の提案をすぐ出せる

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツ（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月29日｜更新日：2026年9月29日

参考資料（2026年9月28日確認）

• e-Gov法令検索「民法」（第651条 委任の解除）

• e-Gov法令検索「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」（第16条 解除等の予告）

• 厚生労働省「フリーランス・事業者間取引適正化等法 リーフレット」

• 公正取引委員会「フリーランス法に関するQ&A」

• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」