工数管理表の作り方｜SESの要員ごとに稼働時間を集め、精算幅から請求額まで出すエクセルテンプレ（列設計・式つき）

工数管理表とは？SES会社で管理する2つの工数

工数管理表とは、だれが・どの仕事に・何時間使ったかを記録し、集計する表のことです。工数とは、仕事にかかった時間を「人×時間」で表した量のことです。

SES会社には、管理する工数が2つあります。1つは客先で働く要員の稼働時間で、請求額を決めます。もう1つは営業自身の作業時間で、営業の生産性を決めます。

一般的な工数管理表は、プロジェクトのタスクごとに時間を記録します。SES会社では、それだけでは足りません。稼働時間を精算幅と照らし、請求額まで出すところまでが、SES営業の工数管理表です。

SESの精算では、工数を「時間」で数えるのが一般的です。月の合計時間が、そのまま請求額の計算に使われます。

SESの工数管理表は「3枚のシート」で作る

SESの工数管理表は、契約シート・月次工数シート・集計シートの3枚に分けると長持ちします。条件と実績と集計を分けると、1か所を直せば全部に反映されるからです。

1枚のシートに条件と実績を全部並べると、毎月同じ単価を書き写すことになります。書き写しは、単価の古いままの請求や、精算幅の入れ間違いの原因です。

契約シートの列設計（工数管理の項目）

契約シートには、精算の計算に必要な契約条件だけを入れます。1人の要員の1つの契約を、1行にします。

精算幅とは、月額単価のまま請求できる稼働時間の範囲のことです。140〜180時間のように決め、外れた分だけ控除・超過を計算します。決め方はSESの稼働時間の上限・下限の決め方｜契約前の確認12項目つきで解説しています。

BPの要員は、客先への売上の条件と、BPへの仕入の条件が別です。仕入側にも下限・上限がある場合は、列を足して入れます。売上と仕入の精算幅が違う契約は、赤字の月が出やすいので注意しましょう。

月次工数シートの列設計と式

月次工数シートは、1人の要員の1か月分を1行にします。入力するのは年月・要員ID・報告時間の3つだけで、残りは式で出します。

入力する列と、自動で出す列

精算単位とは、稼働時間を何分きざみで数えるかの決まりのことです。15分・30分・1時間などがあり、契約で決めます。

そのまま使える式

2行目の式の例です。精算単位は15分、1円未満は切り捨てとしています。自社の契約に合わせて直してください。

D2（精算時間・15分で切り捨て）
=FLOOR.MATH(C2,0.25)

E2（月額を契約シートから引く。F〜Hも列を変えて同じ形）
=XLOOKUP($B2,契約!$A:$A,契約!F:F)

I2（判定）
=IF(H2="固定","固定",IF(D2<F2,"下限割れ",IF(D2>G2,"超過","幅内")))

J2（精算額）
=IF(H2="固定",0,
 IF(D2<F2,-(F2-D2)*IF(H2="上下割",ROUNDDOWN(E2/F2,0),ROUNDDOWN(E2/((F2+G2)/2),0)),
 IF(D2>G2,(D2-G2)*IF(H2="上下割",ROUNDDOWN(E2/G2,0),ROUNDDOWN(E2/((F2+G2)/2),0)),0)))

K2（請求額）
=ROUNDDOWN(E2+J2,0)

M2（粗利）
=K2-L2

L2の支払額は、J2・K2と同じ式を仕入の条件に置きかえて作ります。自社の社員は支払額を0にします。

XLOOKUPは、Excel 2021以降とMicrosoft 365で使える関数です。それより古いExcelでは、VLOOKUPで代用できます。時刻の足し算や人日・人月への換算は、エクセルの工数計算の関数｜人日・人月を出す式とテンプレ付きにまとめています。

精算方式の違い

上下割とは、月額を下限で割って控除単価、上限で割って超過単価を出す方法のことです。中間割とは、月額を下限と上限の真ん中の時間で割り、控除も超過も同じ単価にする方法のことです。控除や超過の考え方は、SESの精算幅を下回ったら？控除の計算方法と有給・固定の扱いで詳しく解説しています。

2026年10月の計算例｜3人分の工数管理表

3人の要員で、2026年10月分を計算した例です。3人の請求額の合計は1,891,435円、BP要員の粗利は83,000円になります。

契約の条件

月次工数シートの結果

計算の中身は次のとおりです。

1. 要員Aの控除単価は、650,000÷140＝4,642円（1円未満切り捨て）

2. 要員Aの不足は、140−132.5＝7.5時間。控除額は7.5×4,642＝34,815円

3. 要員Bの売上側の単価は、700,000÷160＝4,375円。超過6時間で26,250円

4. 要員Bの仕入側の単価は、620,000÷160＝3,875円。超過6時間で23,250円

5. 要員BのBPへの支払額は643,250円。粗利は726,250−643,250＝83,000円

要員Bのように超過した月は、売上と仕入の両方に超過が出ます。仕入側の計算を忘れると、BPからの請求と金額が合わず、支払いが遅れます。

集計シートで客先別・営業担当別に合計する

集計シートは、月次工数シートの数字を客先別・営業担当別に合計する表です。「工数集計表」と呼ばれることもあります。

客先別の請求額は、SUMIFS関数で出せます。SUMIFSとは、複数の条件に合う数字だけを合計する関数のことです。月次工数シートに客先と営業担当の列を足し、契約シートから引いておくと使えます。

2026年10月の客先Xへの請求額（O列＝客先）
=SUMIFS(月次!K:K,月次!A:A,"2026-10",月次!O:O,"客先X")

判定別に数えると、毎月のように下限を割る案件が見つかります。3か月続く案件は、更新のときに精算幅や単価の見直しを相談しましょう。

工数管理表を作る6ステップ

工数管理表は、次の6ステップで作れます。最初の月は1〜2時間ほどかかりますが、2か月目からは報告時間を入れるだけです。

1. 契約シートを作り、今月稼働している要員を1人1行で入れる

2. 精算方式・精算単位・端数処理を、契約書や注文書で確かめる

3. 月次工数シートに式を入れ、1行目を計算例で試す

4. 要員の稼働報告書が届いたら、報告時間を入れて状態を「確認済み」にする

5. 20日ごろに着地見込みを出し、外れそうな要員を客先・BPに相談する

6. 締め日に集計シートを確認し、請求書とBPへの支払いに使う

3のステップでは、この記事の計算例と同じ結果になるかを試すと、式の間違いに気づけます。それでも請求後に金額の誤りに気づいたときは、請求書の金額間違いに後から気づいたら｜SESの訂正と再発行の例文の手順で直します。

月の途中で着地見込みを出す

着地見込みとは、月の途中までの実績から、月末の稼働時間を予想した数字のことです。20日ごろに出すと、下限割れや超過を請求前に相談できます。

着地見込みは「今日までの稼働時間 ÷ 今日までの営業日数 × 月の営業日数」で出します。エクセルでは、営業日数をNETWORKDAYS関数で数えられます。

着地見込み（C2＝今日までの稼働時間、祝日＝祝日の一覧）
=C2/NETWORKDAYS("2026/10/1","2026/10/20",祝日)*NETWORKDAYS("2026/10/1","2026/10/31",祝日)

2026年10月は、10月12日（スポーツの日）を除いて営業日が21日です。10月20日までの営業日は13日あります。

要員Aが10月20日までに82時間だった場合、82÷13×21＝約132.5時間です。下限の140時間を下回る見込みなので、この時点で営業が動きます。

ただし、稼働を増やすよう客先に頼むことはしません。SES（準委任契約）では、要員の働く時間を管理するのは自社です。営業は、有給の予定や作業量の変化を自社として確認し、客先とは精算の扱いを相談します。有給の月の扱いは、SESで有給を取ると稼働時間はどうなる？精算の扱い3パターンで解説しています。

下限割れの見込みを上位の会社に伝えるメールの例

件名：【10月稼働見込みのご連絡】要員A（下限140時間）
いつもお世話になっております。〇〇社の佐藤です。
要員Aの10月の稼働が、有給2日の影響で約132.5時間の見込みです。
精算幅の下限140時間を下回るため、契約どおり控除で精算させていただく予定です。
控除額の目安は約34,800円です。確定値は稼働報告書とあわせて11月2日にお送りします。

BPの要員で同じことが起きたら、BPにも同じ日に仕入側の見込みを伝えます。売上と仕入の両方で控除が出るため、片方だけ伝えると月末に金額が合わなくなります。

工数管理表の入力ルール

工数管理表は、入力と記録のルールを決めないと、数か月で数字が信用できなくなります。次の5つを守りましょう。

• 報告時間は、稼働報告書の数字をそのまま入れる：丸めは式で行い、手で直さない

• 入力した人と日付を残す：状態の列に「確認済み（10/31 鈴木）」のように書く

• 過去の月の行を消さない：修正したら、備考に元の数字と理由を書く

• 単価の変更は契約シートで行う：変わる月から新しい行を足し、古い行は残す

• 見られる人を絞る：単価と粗利は社外秘なので、共有範囲を決める

要員の勤怠そのものは、自社の社員なら自社の勤怠の仕組みで記録し、BPの要員ならBPの会社が記録します。厚生労働省は、会社が労働時間を正しく把握するためのガイドラインを出しています。工数管理表は、その記録から精算と請求のための数字を集める表と考えましょう。勤怠の線引きは、SESの勤怠管理の方法｜営業が押さえる注意点5つとツールで詳しく解説しています。

営業自身の作業時間も、同じ表の考え方で記録できる

要員の工数と同じ考え方で、営業自身の作業時間を作業の種類ごとに記録することもできます。1週間だけでも記録すると、時間を取られている作業がはっきりします。工数管理そのものの目的や、個人・営業の工数を記録するやり方は、工数管理とは？目的とやり方、意味ないと言われる理由と対策5つで詳しく解説しています。

記録用のシートは、日付・作業の種類・時間の3列で十分です。作業の種類は、次の5つくらいに分けると集計しやすくなります。

1週間の記録例は、編集部が作ったたとえです。この例では、メール確認と転記で13時間を使っています。提案に使える時間を増やすには、まずこの2つを減らすのが近道です。

チョータツメールAIとチョータツで、営業の工数を減らす

工数管理表を自分で作るのは、エクセルで十分です。ただ、表に入れる前の作業、つまりメールの仕分けと転記は、ツールで減らせます。

チョータツメールAIでできること

• 届いたメールをAIが処理し、案件メールと人材メールに切り分ける

• 転送設定で、今使っているメールから取り込める

• 案件・人材以外のメールは、データに残らない

チョータツでできること

• 案件・人材の情報を管理し、チームで共有できる

• パートナーへのメール配信機能がある

• 他社と連携すると、他社の営業中案件・営業中人材をデータベース化できる

• 3,000社以上が利用していて、無料で始められる

役割分担のおすすめは、精算と請求の数字はエクセルの工数管理表、案件・人材の情報はチョータツで持つ形です。メールの仕分けと転記が減れば、記録例の13時間の一部を提案に回せます。工数管理のツール選びは、工数管理ツールの選び方｜無料ツールとエクセル管理表を比較7選で比べています。

エクセル・スプレッドシート・Accessの使い分け

要員が数十人までなら、エクセルかGoogleスプレッドシートで十分です。どちらも無料または手持ちのソフトで始められます。

Accessとは、Microsoftのデータベースソフトのことです。入力画面を作れるので、入力ミスを減らせます。ただしMicrosoftは、AccessはWindows PCでしか使えないと案内しています。

SES会社では、Accessで作った表を作った人しか直せない状態になりがちです。まずはエクセルで3枚のシートを作り、足りなくなってから移る順番をおすすめします。

よくある質問

Q. 工数管理表の無料テンプレートはありますか？

この記事の3枚のシートの列設計と式を、そのままエクセルやGoogleスプレッドシートに写せば無料で使えます。まず契約シートに今月の要員を入れ、月次工数シートで計算例と同じ結果になるか試してください。

Q. 工数管理表に必要な項目は何ですか？

SES会社なら、要員ID・客先・月額単価・精算幅・精算方式・報告時間・精算時間・請求額・支払額・状態が最低限です。タスク名や進捗は、SESの精算には使わないので入れなくてかまいません。

Q. 工数の入力は、要員に直接してもらうべきですか？

要員には稼働報告書を出してもらい、工数管理表への入力は営業事務か営業が行うのがおすすめです。単価や粗利が入った表を、要員やBPに見せないためです。

Q. 精算単位が30分の契約はどう直しますか？

精算時間の式を =FLOOR.MATH(C2,0.5) に変えます。契約ごとに単位が違うなら、契約シートに精算単位の列を足し、式で引いてきます。

Q. Accessで工数管理するのはおすすめですか？

記録が多く、入力画面を作りたい会社には向いています。ただしWindows PCでしか使えず、直せる人が限られがちです。少人数のSES会社は、まずエクセルで始めるのがおすすめです。

まとめ

• SESの工数管理表は、契約シート・月次工数シート・集計シートの3枚で作る

• 月次工数シートは1人1か月1行。報告時間を入れれば、精算額・請求額・粗利まで式で出る

• 単価と精算幅は契約シートに1回だけ入れ、XLOOKUPで引いてくる

• BP要員は、売上側と仕入側の両方で精算を計算する

• 20日ごろに着地見込みを出し、下限割れ・超過を請求前に相談する

• 営業自身の工数も記録し、メールの仕分けと転記はチョータツメールAIで減らす

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• Microsoft サポート「XLOOKUP 関数」（Excel 2021以降・Microsoft 365で利用可能）

• Microsoft サポート「SUMIFS 関数」

• Microsoft サポート「FLOOR.MATH 関数」

• Microsoft「Microsoft Access」（Windows PCでのみ使用可能）

• 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」