SESの稼働管理の方法｜稼働状況一覧の作り方と、待機を減らすために営業が毎週見る12項目
公開日：2026年9月30日更新日：2026年9月30日
稼働状況とは？SES会社での意味
稼働状況とは、要員が案件に入って働いているか、その予定はいつまでかを表す情報のことです。 工場では「機械が動いているか」の意味で使いますが、SES会社では「人」について使います。
SES営業の現場では、次のような言い方をします。
「山田さんの稼働状況は？」→「12月末まで稼働中、更新は未定です」
「来月の稼働状況をまとめて」→「稼働中18名、終了予定3名、待機1名です」
つまり稼働状況は、営業が次に何をすべきかを決めるための情報です。終了日が近い人がいれば、次の案件を探す必要があります。
稼働状況・稼働管理・稼働率の違い
似た言葉が3つあるので、整理しておきます。
| 言葉 | 意味 | 営業での使い方 |
|---|---|---|
| 稼働状況 | 一人ひとりの「いま」と「この先」 | 誰の次の案件を探すか決める |
| 稼働管理 | 稼働状況を集めて、見直す仕組み | 毎週の一覧更新と会議で使う |
| 稼働率 | 全体のうち稼働している割合 | 月末に結果として確認する |
稼働管理とは、全要員の稼働状況を一覧にして、定期的に見直す仕組みのことです。 稼働率は、稼働管理がうまくいったかを示す「結果の数字」です。稼働率の出し方は稼働率の計算方法｜SESエンジニア稼働率の式とExcelでの出し方で解説しています。
SES会社で稼働管理が大事な理由
SES会社の売上は「稼働している人数 × 単価」で決まるため、稼働管理がそのまま売上管理になります。 1人が1か月待機すると、その月の売上はゼロです。
一方で、正社員のエンジニアには待機中も給与がかかります。会社の都合で休ませる場合は、労働基準法第26条により、平均賃金の6割以上の休業手当を払う必要があります。つまり待機は「売上ゼロ・費用あり」の状態です。
待機が起きる主な理由は、次の3つです。
契約終了を知るのが遅い：終了の連絡が1か月前に来て、そこから探し始める
次の案件が見つからない：手元の案件情報が少なく、合う案件がない
面談が通らない：提案はしても、条件やスキルが合わず決まらない
このうち1と2は、稼働管理の仕組みで大きく減らせます。待機中の給与や休業手当の扱いはSESの待機期間の給与と対応｜休業手当の計算例と早く案件に入る7手順にまとめています。
稼働管理表の作り方：要員を3つに分ける
稼働管理表は、全要員を「稼働中」「終了予定」「待機」の3つに分けた一覧です。 Excelやスプレッドシートで今日から作れます。
3つの区分の決め方
| 区分 | 定義 | 営業がやること |
|---|---|---|
| 稼働中 | 3か月以上先まで契約が続く | 更新の意向を定期的に聞く |
| 終了予定 | 3か月以内に契約が終わる、または更新が未定 | 次の案件の提案を始める |
| 待機 | 案件に入っていない | 毎日提案する。最優先で動く |
ポイントは、「更新未定」も終了予定に入れることです。更新されると思い込んで動かないと、断られたときに待機が出ます。
作り方の手順
自社の正社員と、自社が提案しているBPの要員（取引先の会社の要員）を全員書き出す
1人1行にして、氏名・所属・案件名・契約終了日を入れる
契約終了日から、3つの区分を自動で表示する列を作る
終了日が近い順に並べ替える
「次の案件の状況」の列を作り、提案先と面談日を書く
共有フォルダに置き、営業全員が同じファイルを見るようにする
Excelで作るなら、区分の列は次の式で自動にできます（B列が契約終了日、今日を基準にする例）。
=IF(B2="","待機",IF(B2-TODAY()<=90,"終了予定","稼働中"))
表の列の作り方や更新ルールは、SESのアサイン表の作り方｜要員稼働表のテンプレ項目と更新ルールもあわせて参考にしてください。
契約終了の2〜3か月前から次の提案を始める
待機を出さないためには、契約終了の2〜3か月前に次の案件の提案を始めます。 1か月前からでは、面談の日程調整だけで間に合わないことがあります。
提案から参画まで、一般的に次のような時間がかかります。
案件探し・スキルシートの準備：数日〜1週間
提案してから面談が決まるまで：数日〜2週間
面談から結果が出るまで：数日〜1週間
落ちたら、また探し直し
1回で決まるとは限りません。2〜3回落ちても間に合うように、余裕を持って始めます。
2026年12月末に終了する要員のスケジュール例
2026年12月31日（木）に契約が終わる要員の場合、次のように動きます。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 10月1日（木）ごろ | 本人と現場に更新の意向を確認する |
| 10月中旬 | 更新なしなら、次の案件の条件を本人と決める |
| 10月下旬〜11月 | 提案と面談を進める。落ちたら次へ |
| 12月上旬まで | 次の案件を決め、契約を結ぶ |
年末年始は、先方の会社が休みになる期間があります。12月の後半に面談を入れるのは難しいと考え、11月中に決めるつもりで動きましょう。
契約更新の連絡がいつ来るかは現場によって違います。SESの契約更新はいつ決まる？通知時期と更新しない時の4手順も確認しておくと安心です。
本人への確認で聞くこと
次の案件を探す前に、本人に次のことを聞いておきます。
いまの案件を続けたいか
次にやりたい仕事・使いたい技術
通勤できる範囲と、リモートの希望
参画できる開始日
最新の業務内容（スキルシートの更新用）
スキルシートを早めに更新しておくと、良い案件が出たときにすぐ提案できます。
現場・BPへの更新意向の確認メール例
更新の意向は、客先（上位の会社）とBPの両方に、同じ時期に文面で確認しておくと記録が残ります。
件名：〇〇様 1月以降のご契約についてのご確認
〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
〇〇案件に参画中の山田の契約が、2026年12月31日で満了となります。
2027年1月以降のご継続のご意向を、10月16日（金）までにお聞かせいただけますでしょうか。
体制の変更や人数の増減のご予定があれば、あわせて教えていただけると助かります。
回答が「未定」のときは、区分を「終了予定」のままにして提案を始めます。
営業が毎週見るべき稼働状況の12項目
稼働管理表には、毎週見直す12項目を入れておきます。 項目が多すぎると更新されなくなるので、最初はこの12項目で十分です。
| # | 項目 | 見る理由 |
|---|---|---|
| 1 | 氏名・所属（自社／BP） | 誰の話かをそろえる |
| 2 | 現在の案件名・現場 | 経験として次の提案に使う |
| 3 | 契約終了日 | 動き出す時期を決める |
| 4 | 区分（稼働中／終了予定／待機） | 優先順位を決める |
| 5 | 更新の意向（現場） | 延長の見込みを知る |
| 6 | 更新の意向（本人） | 本人が抜けたがっていないか知る |
| 7 | 次の案件の希望条件 | 探す案件をしぼる |
| 8 | 単価・精算幅 | 次の案件で下げないため |
| 9 | 提案中の案件数 | 探す量が足りているか見る |
| 10 | 面談日・結果 | 進み具合をつかむ |
| 11 | スキルシートの更新日 | すぐ提案できるか確認する |
| 12 | 担当営業・次のアクション | 誰がいつ何をするか決める |
毎週の見直しの進め方
週に1回、曜日と時間を決める（例：毎週月曜の朝30分）
担当営業が、会議の前に自分の担当分を更新する
会議では待機→終了予定→稼働中の順に話す（待機が複数いるときの順番はSESの待機エンジニアが複数いるときの営業の優先順位｜判断表つきを参照）
終了予定で「提案中の案件数が0件」の人を最優先で相談する
次のアクションと期限を、表に書いてから会議を終える
稼働中の人は、更新の意向に変化がないかだけ確認すれば十分です。時間は待機と終了予定の人に使いましょう。会議全体の回し方は営業会議の進め方｜SESで案件・要員を30分で回すアジェンダ例で紹介しています。
稼働管理でやってはいけないこと
担当営業の頭の中だけで管理する：休んだり辞めたりすると、誰も終了日がわからなくなる
表を月1回しか更新しない：1か月の遅れで、提案の時期を逃す
「たぶん更新」で放置する：更新なしと言われた時点で、残りが1か月しかない
BP要員を表から外す：BP要員が抜けると、自社の案件に穴があく
稼働管理表を回すときに組み合わせる工夫
稼働管理表は、次の案件が見つかる仕組みと組み合わせて初めて待機を減らせます。 表で「早く動き出す」ことに加え、次の工夫を運用に組み込みます。
1. 案件情報の量を増やす
次の案件が見つからない原因の多くは、手元の案件情報が少ないことです。取引先（BP）を増やすと、届く案件メールも増えます。案件が多いほど、条件の合う案件に出会いやすくなります。
2. 案件メールを見落とさない
案件メールは1日に何百通も届くことがあります。受信箱に埋もれると、良い案件を見逃します。案件メールと人材メールを分けて保存し、条件で探せる形にしておきましょう。
3. 提案の数を決めておく
「終了予定の人は1週間に◯件提案する」と目安を決めます。提案の数が少ないと、面談の数も増えません。数は会社の状況に合わせて決め、表の「提案中の案件数」で確認します。
4. 条件を広げる相談を早めにする
希望が厳しすぎると、案件が見つかりません。終了の2か月前になっても決まらないときは、勤務地や業務内容の条件を広げてよいか、本人と相談します。
5. スキルシートを常に新しくしておく
古いスキルシートでは、面談に進みにくくなります。3か月に1回は更新する、と決めておきましょう。
稼働率を上げる営業の打ち手5つと稼働率の平均の目安はSESの稼働率の平均と上げ方｜待機を減らす営業の打ち手5つで解説しています。
稼働管理がうまく回らないときによくある問題
稼働管理が回らない会社には、共通する問題があります。 自社に当てはまるものがないか確認してください。
| 問題 | よくある状態 | 対策 |
|---|---|---|
| 終了を知るのが遅い | 1か月前に初めて知る | 3か月前に更新の意向を聞く |
| 情報が個人に閉じている | 担当しか終了日を知らない | 稼働管理表を全員で共有する |
| 案件情報が足りない | 合う案件がそもそもない | 取引先を増やし、メールを整理する |
| 待機の人ばかり見ている | 終了予定の人が後回し | 会議で終了予定も必ず話す |
稼働率の数字だけを追うと、単価を大きく下げて無理に決めることがあります。稼働率と一緒に、単価や粗利も見ましょう。粗利の考え方はSESの粗利率の平均は？利益率の計算式と計算例・上げる方法5つが参考になります。
チョータツで稼働管理と次の案件探しを楽にする
稼働管理表で「誰の案件を探すか」がわかったら、次は「案件をどれだけ早く見つけられるか」が勝負です。 ここまでの方法はExcelでもできます。そのうえで、案件探しを楽にするならチョータツが使えます。
チョータツは、SES営業の案件・人材を管理・共有できるツールです。3,000社以上が利用し、無料で始められます。
| 困りごと | チョータツでできること |
|---|---|
| 要員の情報が散らばる | 人材の情報をまとめて管理・共有できる |
| 案件情報が足りない | 他社と連携すると、他社の営業中案件をデータベース化できる |
| 案件メールに埋もれる | チョータツメールAIが案件メールと人材メールに切り分ける |
| 入力が手間 | AIが入力を手伝う |
| 要員の紹介に時間がかかる | パートナーへのメール配信機能で一度に送れる |
たとえば終了予定の要員がいるとき、連携先の営業中案件から条件の合うものを探して、すぐ提案に進めます。チョータツメールAIは転送設定で取り込め、案件・人材以外のメールはデータに残りません。
要員の稼働状況の一覧はチーム内で共有し、案件情報はチョータツに集める。この分け方にすると、毎週の会議で「提案先がない」という状態を減らせます。
よくある質問
- Q. 稼働状況とは、どういう意味ですか？
- 要員が案件に入って働いているか、いつまでの予定かを表す情報です。SES会社では「稼働中・終了予定・待機」の3つで表すとわかりやすくなります。
- Q. 稼働管理と工数管理の違いは何ですか？
- 稼働管理は「誰が案件に入っているか」を見る仕組みです。工数管理は「作業にどれだけ時間をかけたか」を見る仕組みです。SES営業では、稼働管理は提案の時期を、工数管理は精算や見積の数字を決めるのに使います。
- Q. 次の案件の提案は、契約終了の何か月前から始めればいいですか？
- 2〜3か月前が目安です。面談に落ちて探し直すことも考えると、1か月前では間に合わないことがあります。
- Q. 稼働管理は何から始めればいいですか？
- まず全要員の稼働状況を「稼働中・終了予定・待機」に分けて一覧にし、毎週見直す日を決めます。そのうえで終了予定の人の提案を早めに始めます。
- Q. BPの要員も稼働管理表に入れるべきですか？
- 入れるのがおすすめです。BP要員の契約終了も、自社の売上や案件の穴に関わります。所属の列で自社とBPを分けておきましょう。
- Q. 稼働率は高ければ高いほどよいですか？
- 高いほど売上は増えますが、単価を大きく下げて決めると利益が減ります。稼働率と単価・粗利をセットで見ましょう。
まとめ
稼働状況とは、要員が案件に入っているか、いつまでの予定かを表す情報
稼働管理は、全要員を「稼働中・終了予定・待機」に分けた一覧を毎週見直す仕組み
「更新未定」も終了予定に入れ、契約終了の2〜3か月前から次の提案を始める
毎週の会議は、待機→終了予定→稼働中の順に、12項目を確認する
表を回すときは、案件情報の量を増やし、案件メールを見落とさない工夫を組み合わせる
案件探しを楽にするなら、チョータツの連携とチョータツメールAIが使える
自社の案件に合うITフリーランスを直接探したいときは、DrivenXのxhours（エックスアワーズ）も使えます。
運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日
参考資料（2026年9月30日確認）
e-Gov法令検索「労働基準法」（第26条 休業手当）