チョータツSES研究所

納品書とは？請求書との違いとSESで必要なケースの見分け方｜契約形態別の判断表・書き方の記載例つき

公開日：2026年9月30日更新日：2026年9月30日

納品書とは？

納品書とは、商品や成果物を納めたときに、売り手が買い手へ渡す書類のことです。「何を・いくつ・いつ納めたか」を書き、受け取る側が中身を確かめるために使います。

納品書には、主に3つの役割があります。

役割内容SES取引での場面
中身の確認注文どおりの物が届いたかを照らし合わせる請負で作ったプログラムや設計書を納める
経理の記録売上・仕入れをいつ計上するかの根拠になる客先の経理が、検収と支払いの準備に使う
トラブル防止「受け取っていない」「数が違う」を防ぐ成果物の版（バージョン）や範囲を残す

納品書は法律で必ず出す書類ではない

納品書の発行を義務づける法律はありません。出すかどうかは、取引先との約束や業界の慣習で決まります。

ただし、客先の経理ルールで「納品書がないと検収できない」と決まっている会社もあります。SESでも、契約書や注文書に「納品書を提出する」と書かれていれば、その約束どおりに出します。

納品書と請求書の違い

納品書と請求書のいちばんの違いは、目的と出すタイミングです。納品書は納めたときに出し、請求書は代金を払ってもらうために出します。

請求書とは、取引の代金を相手に払ってもらうために出す書類のことです。SESでは、月末に稼働時間を確定してから出すのが一般的です。

項目納品書請求書
目的納めたことを知らせる代金の支払いを依頼する
出すタイミング納品と同時か直後締め日のあと（検収のあと）
主な記載品名・数量・納品日請求金額・支払期日・振込先
SESでの使用頻度請負・成果物ありの案件だけほぼすべての案件で毎月

SES取引で出てくる書類との違い

SESの取引では、納品書のほかにも似た書類が出てきます。名前が似ていても、出す人と目的が違います。

書類誰が出すか目的
作業報告書（稼働報告書）受注側（SES企業）その月に働いた時間・内容を報告する
納品書受注側（SES企業）成果物を納めたことを知らせる
検収書（受領書）発注側（客先・上位会社）中身を確かめて受け入れたことを示す
請求書受注側（SES企業）代金の支払いを依頼する

作業報告書とは、準委任契約で「どれだけ働いたか」を報告する書類のことです。検収書とは、発注側が「納品物を確かめて受け入れました」と示す書類のことです。書類全体の流れは見積書・注文書・請求書の違い｜SES取引の書類の流れを図で解説で図解しています。

納品書を請求書の代わりにできる？

納品書を請求書の代わりにすることはできます。書類の名前に決まりはないので、中身が請求の内容になっていれば問題ありません。

よく使われるのは、次の2つのやり方です。

  1. 納品請求書：1枚に納品と請求の両方をまとめる。小さな請負案件で、納品と請求を同時にするときに便利です。

  2. 納品書＋合計請求書：納品ごとに納品書を出し、月末にまとめて請求書を出す。同じ客先に何度も納品するときに向いています。

国税庁は、書類の名前を問わず、所定の事項が書かれていればインボイスになると説明しています。納品書でもかまいません。所定の事項は次の6つです。

  1. 発行する事業者の名前と登録番号

  2. 取引の年月日

  3. 取引の内容

  4. 税率ごとに分けた合計金額と、適用する税率

  5. 税率ごとに分けた消費税額

  6. 受け取る事業者の名前

納品書と請求書の2枚を合わせて、6つの事項をそろえる方法も認められています。インボイス対応の請求書の書き方はSESの請求書の書き方とテンプレート｜精算の記載例と送付前チェック10を見てください。

SESで納品書が必要なケースの見分け方

SESで納品書が必要かどうかは、報酬が「働いた時間」に払われるか、「成果物」に払われるかで決まります。時間なら作業報告書、成果物なら納品書と検収書です。

契約形態別の判断表

契約形態報酬の対象納品書毎月出す主な書類
準委任（履行割合型）働いた時間・作業原則出さない作業報告書→請求書
準委任（成果完成型）成果物（報告書・設計書など）出す納品書→検収書→請求書
請負完成した成果物出す納品書→検収書→請求書
派遣働いた時間出さない勤怠の記録→請求書

準委任契約とは、仕事の「完成」ではなく、決められた作業をきちんと行うことを約束する契約のことです。民法では、働いた分に応じて報酬を払う型（履行割合型）と、成果物に対して報酬を払う型（成果完成型）の2つがあります。

請負契約とは、仕事を完成させることを約束し、その結果に報酬を払う契約のことです。民法では、請負の報酬は成果物の引き渡しと同時に払うのが原則です。そのため「いつ、何を引き渡したか」を示す納品書が大切になります。

2つの違いは準委任契約と請負契約の違い｜業務委託契約書を見分ける判定シートで解説しています。成果完成型は準委任契約の成果完成型とは｜履行割合型との違いと検収の注意点でくわしく解説しています。

迷ったときに確かめる3つの質問

契約形態の名前だけでは判断しにくいときは、次の順番で契約書と注文書を確かめます。

  1. 報酬はどう決まっている？「月額〇円・精算幅140〜180時間」なら時間型、「設計書一式〇円」なら成果物型です。

  2. 成果物の一覧や納期が書いてある？ 「納入物」「成果物」「納期」の欄があれば、納品書が要る可能性が高いです。

  3. 検収の条項に「納入物」の言葉がある？「納入物を受領後〇日以内に検査する」とあれば、納品書と検収書のセットが前提です。

3つとも当てはまらなければ、作業報告書で足ります。1つでも当てはまるときは、客先の担当者に「納品書は必要ですか」と契約前に確認しましょう。

準委任なのに「納品書を出して」と言われたら

準委任でも、客先の経理システムの都合で「納品書を出してほしい」と頼まれることがあります。この場合、作業報告書の内容を納品書の形にして出せば、多くは解決します。

ただし、名前だけでなく中身まで請負のようになっていないかは注意が必要です。「成果物が合格するまで報酬を払わない」という運用になっていれば、契約の実態がずれています。検収の考え方は準委任契約の検収とは？SESの検収書の要否とみなし検収条文例を参考にしてください。

納品書の書き方｜必要項目と記載例

納品書は、決まった様式はありませんが、次の項目を入れれば実務で困りません。SESの請負案件では、成果物の版と範囲まで書くのがポイントです。

納品書の必要項目

項目書く内容SES案件での注意点
宛先客先の正式な社名・部署注文書の宛名とそろえる
発行日・納品日書類を作った日、納めた日納品日は取適法の支払期日にも関わる
納品書番号社内の通し番号注文書番号も書くと照合が早い
発行者自社名・住所・担当者・登録番号インボイスにするなら登録番号は必須
件名案件名・契約名注文書の件名をそのまま使う
明細品名・数量・単価・金額成果物名と版（v1.0など）を書く
合計小計・消費税・合計金額税率ごとに分けて書く
備考納品方法・検収のお願い検収期限や受領書の返送をお願いする

記載例（請負・成果物ありのSES案件）

次は、設計書とプログラムを納めるときの記載例です。社名や金額は架空のものです。

例文・テンプレート
納品書

株式会社〇〇システム 開発部 御中
納品書番号：N-2026-1015
発行日：2026年10月30日
納品日：2026年10月30日
注文書番号：PO-2026-0831

株式会社△△（登録番号：T1234567890123）
東京都〇〇区〇〇 1-2-3　担当：□□

件名：在庫管理システム改修（第2フェーズ）

下記のとおり納品いたします。

| 品名                         | 数量 | 単価      | 金額      |
| 詳細設計書 v1.0             | 1式  | 600,000円 | 600,000円 |
| 改修プログラム（ソース一式） | 1式  | 900,000円 | 900,000円 |
| 単体テスト結果報告書         | 1式  | 300,000円 | 300,000円 |

小計（10％対象）：1,800,000円
消費税（10％）：180,000円
合計：1,980,000円

備考：
・納品方法：貴社指定の共有フォルダへ格納（2026年10月30日）
・基本契約第〇条に基づき、11月13日までに検収をお願いいたします
・検収後、受領書（検収書）のご返送をお願いいたします

書き方で気をつける4つのこと

  • 品名を注文書とそろえる：名前がずれると、客先の経理が照合できず検収が止まります。

  • 版と納品日をはっきり書く：あとで修正版を納めたとき、どれが検収の対象かがわかります。

  • 金額は注文書と一致させる：追加の作業があるなら、先に覚書か注文書の変更で金額を直しておきます。

  • 印紙は原則いらない：納品書は、代金を受け取ったことを書く領収書とは違うため、原則として印紙は要りません。領収書を兼ねる書き方にしない限り、印紙を貼る必要はありません。

納品書の作り方と送り方

納品書は、Excel・請求書作成ソフト・会計ソフトのどれで作ってもかまいません。大事なのは、注文書・納品書・検収書・請求書の番号をつないで管理することです。

作り方の3つの方法

方法向いている会社注意点
Excel・Googleスプレッドシート請負案件が月に数件番号の付け忘れ・計算式の壊れに注意
請求書作成ソフト請負案件が多い見積→納品→請求を一続きで作れるものを選ぶ
会計ソフトの帳票機能経理と一緒に運用したい営業側で編集できる権限を決めておく

納品から請求までの手順

  1. 注文書の品名・金額・納期を確認する

  2. 成果物を納め、同じ日に納品書を送る

  3. 客先に検収をお願いし、検収書（受領書）を受け取る

  4. 検収書の日付と金額を確かめてから請求書を出す

  5. 注文書・納品書・検収書・請求書を同じ番号で保存する

検収書がなかなか返ってこないと、請求が翌月にずれ込みます。稼働報告書が遅れる場合の進め方は、SESの稼働報告書が遅れる・出ないときの対応｜請求を間に合わせる手順が参考になります。

納品書の送付メール例文

例文・テンプレート
件名：【納品書送付】在庫管理システム改修（第2フェーズ）／株式会社△△

株式会社〇〇システム
開発部　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

注文書（PO-2026-0831）の成果物を、本日、貴社指定の共有フォルダへ格納いたしました。
あわせて納品書をPDFでお送りします。

・詳細設計書 v1.0
・改修プログラム（ソース一式）
・単体テスト結果報告書

内容をご確認のうえ、11月13日までに検収をお願いできますと幸いです。
ご不明な点があれば、お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

紙の納品書を郵送するときは、郵便や信書便で送ります。総務省は、納品書や請求書を「信書」にあたる書類の例として挙げているためです。

納品書の保存期間と電子保存

法人は、受け取った納品書も出した納品書の控えも、原則7年間保存します。国税庁は、法人の帳簿書類の保存期間を確定申告書の提出期限の翌日から7年間としています。

赤字（青色申告の欠損金）が出た事業年度は、10年間になります。

メールでPDFの納品書をやりとりした場合は、電子帳簿保存法のルールも関わります。電子取引とは、紙を使わずにメールやクラウドで書類をやりとりすることです。電子取引でやりとりした書類は、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま保存するのが原則です。電子化の進め方はSESの注文書・請書の電子化｜電子帳簿保存法の対応と電子契約にまとめています。

請負案件は「納品日」から支払期日を数える点に注意

取適法とは、2026年1月に下請法から変わった法律のことです。対象の取引では、支払期日を客先が成果物を受け取った日から60日以内で決めます。取適法第3条は「検査をするかどうかを問わず」受け取った日から数えると定めています。検収が終わった日から数えるのではありません。

つまり、客先が成果物を受け取った日が支払いの期限を数える出発点で、納品書に書いた納品日はその日を示す記録になります。客先から「検収が遅れたので支払いも遅らせる」と言われたときに、納品書の日付が根拠になります。くわしくは取適法の支払期日60日とSESの支払サイト｜計算例と手形禁止を見てください。

書類の要・不要を案件ごとにチョータツで管理する

自分で管理する場合は、案件ごとに「契約形態」「納品書の要否」「検収期限」を表にまとめる方法がおすすめです。案件が増えると、どの案件がどの書類を必要とするかを覚えきれなくなるからです。

チョータツは、SES営業のための案件・人材の管理・共有ツールです。3,000社以上が使っていて、無料で始められます。

場面自分でやる場合チョータツを使う場合
案件の条件を残すExcelやメールに散らばる案件の情報をまとめて管理・共有できる
提案前の確認過去のメールを探し直す案件の条件を見ながら提案を準備できる
入力の手間1件ずつ手で書き写すAIが入力を手伝う
他社の案件情報届いたメールを読んで整理他社と連携すると、営業中の案件・人材をデータベースにできる

使い始める流れは次のとおりです。

  1. チョータツに無料で登録する

  2. 自社の案件を登録し、備考に契約形態と「納品書の要否」を書いておく

  3. 提案の前に案件の条件を見直し、請負や成果完成型の案件は書類の段取りを先に決める

請求の月に慌てないよう、契約の時点で書類の種類を決めておくのが一番の近道です。

よくある質問

Q. 納品書とは何ですか？
商品や成果物を納めたときに、売り手が買い手に渡す書類です。何を・いくつ・いつ納めたかを書き、受け取る側が中身を確かめるために使います。
Q. 納品書と請求書の違いは何ですか？
目的が違います。納品書は「納めました」という連絡、請求書は「代金を払ってください」という依頼です。出すタイミングも、納品書は納品時、請求書は締め日のあとです。
Q. 納品書を請求書の代わりにしてもいいですか？
できます。書類の名前に決まりはありません。請求金額・支払期日・振込先を書いた「納品請求書」にすれば1枚で済みます。インボイスにするなら、登録番号など6つの事項を入れます。
Q. SESの準委任契約でも納品書は必要ですか？
働いた時間に報酬を払う型なら、原則は不要で、作業報告書を出します。ただし、成果物に報酬を払う成果完成型や、客先のルールで求められる場合は出します。
Q. 納品書と検収書のフォーマットは同じでいいですか？
項目の多くは同じなので、同じ番号・同じ明細で作ると照合が楽です。ただし、納品書は受注側、検収書は発注側が出す書類です。検収書は客先の様式に合わせることが多いです。
Q. 納品書に印鑑は必要ですか？
法律上の決まりはありません。社内ルールや客先の求めに合わせましょう。PDFで送るなら、社名と担当者名がわかれば実務上は問題ないことが多いです。

まとめ

  • 納品書とは、成果物を納めたことを知らせる書類で、法律上の発行義務はない

  • 請求書との違いは目的とタイミング。納品書は納品時、請求書は締め日のあと

  • SESの準委任（履行割合型）は作業報告書、請負・成果完成型は納品書と検収書が基本

  • 納品書は、6つの事項を書けばインボイスとしても使える

  • 必要項目は宛先・日付・番号・発行者・明細・合計・備考。成果物の版まで書く

  • 納品書は原則7年保存。取適法の対象なら、納品日から60日以内に支払期日を決める

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

関連する記事