SES面談にエンジニアが来ない・遅刻したら｜開始5分前〜15分後の動き、謝罪メールと再設定の例文

SES面談のドタキャン・遅刻とは？3つのパターン

SES面談のドタキャンとは、客先との面談の直前や当日に、エンジニアが連絡なしに来ない、または急に参加できなくなることです。遅刻は、開始時刻に間に合わないことです。

SES面談とは、エンジニアが客先のプロジェクトに入る前に、客先の担当者と話をする場のことです。面談全体の進め方はSESの面談の流れ｜2回面談になる理由と営業の段取り7ステップで解説しています。

当日に起きることは、大きく3つに分かれます。パターンで対応が変わります。

オンライン面談では、「URLが開けない」「音が出ない」といった接続の問題も遅刻と同じように扱います。

開始5分前〜15分後の時系列の動き

面談の当日は、開始5分前・開始時刻・開始5分後・15分後の4つの時点で判断します。迷っている間に客先を待たせないよう、時点ごとにやることを決めておきます。

15分は、編集部がおすすめする目安です。客先の次の予定によっては、もっと早く中止を申し出た方がよいこともあります。

営業が同席している場合

営業が先に客先と会っている場合は、営業だけで会社と案件の話を進める方法もあります。本人の到着が10分以内とわかっているなら、その間に案件の確認をして、時間をむだにしないようにします。

本人と連絡が取れないとき

電話に出ない、メッセージが読まれない場合は、事故や急病の可能性も考えます。緊急連絡先への連絡は、面談の中止を決めたあとで行います。連絡がつかない状態が勤務日まで続くときの考え方は、SESの無断欠勤で損害賠償は請求できる？判断基準と当日の対応手順で解説しています。

客先への第一報の言い方

第一報では、起きていることと、次にいつ連絡するかだけを伝えます。原因がわからないうちに「寝坊だと思います」などと推測を話すのは避けます。

電話・チャットでの第一報（開始時刻）

お世話になっております。〇〇社の佐藤です。本日14時からの面談の件で、大変申し訳ございません。Y.Kがまだ到着しておらず、今、本人に確認しています。14時5分までに、状況をもう一度ご連絡します。

15分待っても来ないとき

何度もご連絡して申し訳ございません。Y.Kと連絡が取れない状態です。これ以上お時間をいただくのは申し訳ないので、本日の面談は中止とさせていただけますか。事情を確認し、本日中にお詫びと再設定のご相談をメールでお送りします。

本人から「15分遅れる」と連絡があったとき

Y.Kから、電車の遅延で14時15分ごろの到着になると連絡がありました。お待ちいただけるか、それとも別の日に改めるか、ご都合のよい方を教えていただけますか。

当日中に送る謝罪メールの例文

謝罪のメールは、当日中に送ります。入れるのは、お詫び・事情（わかっている範囲）・再発防止・再設定の候補日の4つです。

例文1：連絡なしで来なかった場合（上位の担当者あて）

件名：【お詫び】本日14時の面談（Y.K）について

株式会社〇〇 △△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の佐藤です。
本日14時からの面談で、Y.Kが参加できず、お時間をいただいたのに大変申し訳ございませんでした。

本人と連絡が取れ、体調不良で連絡ができなかったことを確認しました。
今後は、面談当日の朝に本人と連絡を取り、参加できるかを確認してからご案内します。

もしよろしければ、改めて面談の機会をいただけないでしょうか。
・10月6日（火）10:00〜11:00
・10月6日（火）16:00〜17:00
・10月7日（水）13:00〜14:00
ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。

あわせて、同じ条件に合う別の候補1名のスキルシートも添付します。

例文2：遅刻して面談を後ろにずらした場合

件名：本日の面談のお詫び（Y.K）

株式会社〇〇 △△様

本日は、Y.Kの到着が15分遅れ、開始をお待たせして申し訳ございませんでした。
電車の遅延が原因でしたが、余裕を持って出発するよう本人にも伝えました。
面談でお話しした内容で、ご不明な点があればお知らせください。

別の候補を同じメールに添えると、客先は「この会社はすぐ次を出してくれる」と受け取ります。再設定を断られても、取引が続きやすくなります。

面談の再設定を頼むときの言い方

再設定をお願いするときは、候補日を3枠以上、所要時間と形式を入れて、客先が選ぶだけで済むようにします。「ご都合のよい日を教えてください」だけだと、やりとりが増えます。

候補日の出し方とリスケの連絡の例文は、SESの面談日程調整メール例文｜候補日の出し方とリスケの連絡にまとめています。

2回目のドタキャンは取り返しがつきません。 再設定した面談は、前日と当日朝の確認を必ず行い、少しでも不安があれば別の候補に切り替えます。

BP要員が来ないときのBPへの確認

BPの要員が来ないときは、本人より先にBPの担当者に連絡します。自社は本人と直接の契約がないため、本人への連絡や指示はBPを通すのが基本です。

BPとは、ビジネスパートナーの略で、案件や人材を紹介し合う取引先の会社のことです（SESのプロパーとBPの違い｜営業が使い分ける意味と提案時の注意点）。

〇〇社の佐藤です。本日14時の面談の件で、K.Mさんがまだいらっしゃっていません。お手数ですが、御社から本人に連絡を取っていただけますか。14時10分までに状況がわからなければ、客先には中止と再設定をお願いする予定です。

BPへの確認で聞くことは、次の3つです。

1. 本人と連絡が取れるか、到着の見込みはいつか

2. 来られない場合、理由は何か（言える範囲で）

3. 再設定する場合、本人は参加できるか。難しければ代わりの要員はいるか

BPの要員が面談に来ない、名前と違う人が来た、といったことが続く場合は、BPとの取引を見直すきっかけにもなります。面談に別人が来たときの対応はSESの契約と違うエンジニアが来た？別人・なりすましの対応と予防策を参考にしてください。

前日リマインドと当日朝の点呼で防ぐ方法

ドタキャンと遅刻は、前日のリマインドと当日朝の点呼で大きく減らせます。どちらも、本人が「行く」と返事をするまで終わりにしないのがコツです。

前日のリマインドの例文（本人あて）

〇〇さん、明日の面談の確認です。
・日時：10月6日（火）14:00〜14:45
・場所：オンライン（URL：https://…）／対面の場合は〇〇ビル5階の受付
・集合：13:50に入室（対面なら13:45に1階ロビー）
・同席：佐藤
確認できたら「OK」と返信してください。URLを一度開いて、カメラとマイクが使えるかも見ておいてください。

当日朝の点呼

面談の当日は、朝10時までを目安に本人へ連絡し、返事をもらいます。返事がなければ電話します。

面談前日と当日のチェックリストです。

• 前日：日時・場所（URL）・集合時刻・同席者を本人に送った

• 前日：本人から「OK」の返信があった

• 前日：オンラインならURLを開いてもらい、カメラ・マイクを確認した

• 前日：対面なら、客先の住所と入館方法を伝えた

• 当日朝：本人から返事があった

• 当日：BP要員なら、BPの担当者にも当日の参加を確認した

• 当日：営業の電話番号を本人に伝え、遅れるときの連絡先を決めた

面談前にエンジニアへ送るメッセージのテンプレは、SESの面談準備｜営業が事前にやること10項目とエンジニアへの伝え方にもまとめています。

面談の予定と候補をまとめて管理する：自分でやる方法と、楽にする方法

ドタキャンを防ぎ、起きても早く立て直すには、面談の予定と、代わりに出せる候補を一か所で見られることが大切です。自分でやる場合は、次の表を作ります。

この表を担当者ごとに持つと、休みの日に面談が重なったときに誰も対応できません。チームで共有することが大事です。

チョータツで予定と候補を共有する

チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有するツールのことです。3,000社以上が利用し、無料で始められます。

よくある質問

Q. SES面談にエンジニアが来ないとき、何分待てばよいですか？

編集部では、開始から15分を目安にしています。15分たっても本人と連絡が取れなければ、客先に中止と再設定をお願いします。

Q. 遅刻の謝罪メールは誰が送りますか？

客先に面談をお願いした営業が送ります。本人の謝罪を伝えるときも、会社としてのお詫びを営業のメールで送ります。

Q. BPの要員が来ないとき、本人に直接電話してよいですか？

まずBPの担当者に連絡します。自社は本人と直接の契約がないため、本人への連絡はBPを通すのが基本です。

Q. ドタキャンした要員を、もう一度同じ客先に出してもよいですか？

客先が再設定に応じてくれれば出せます。ただし2回目のドタキャンは取り返しがつかないため、別の候補も一緒に出すと安心です。

Q. 面談のドタキャンで、客先から損害賠償を求められることはありますか？

面談の段階では、個別契約がまだ結ばれていないことが多く、契約違反（民法415条の債務不履行）の問題にはなりにくいです。ただし取引の信用は大きく下がるので、当日中の謝罪と再設定が大切です。

まとめ

• 開始5分前に本人がいなければ電話し、開始時刻に客先へ第一報を入れる

• 15分たっても連絡が取れなければ、中止と再設定をお願いする

• 謝罪メールは当日中に送り、候補日を3枠以上と別の候補を入れる

• BP要員が来ないときは、本人ではなくBPの担当者に確認する

• 前日のリマインドと当日朝の点呼で、本人から返事をもらうまで確認する

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• e-Gov法令検索「民法」（第415条 債務不履行による損害賠償）