SESの面談日程調整メール例文｜客先・BP・エンジニアを回す順番、候補日の出し方、確定連絡とリスケの例文8つ
公開日：2026年9月30日更新日：2026年9月30日
SESの面談の日程調整とは？3者を回す仕事
SESの面談の日程調整とは、客先・エンジニア・BP（エンジニアが他社所属の場合）の予定を合わせて、面談の日時を決めることです。書類が通ってから面談が決まるまでの時間が短いほど、ほかの会社の候補に先を越されにくくなります。
BPとは、ビジネスパートナーの略で、案件や人材を紹介し合う取引先の会社のことです。上位とは、商流で自社のひとつ上にいる発注元の会社のことです（SESのプロパーとBPの違い｜営業が使い分ける意味と提案時の注意点も参考になります）。面談の全体の流れはSESの面談の流れ｜2回面談になる理由と営業の段取り7ステップで解説しています。
日程調整でよくある失敗は、次の3つです。
| よくある失敗 | 起きること | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 客先に先に候補日を出した | エンジニアが出られず、出し直しになる | 先にエンジニア・BPの空きを押さえる |
| 候補日が1〜2枠しかない | 往復が増えて、決まるまで数日かかる | 3枠以上、2日以上に分けて出す |
| 確定連絡を一部にしか送らない | BPや本人が時間を勘違いする | 全員に同じ内容で確定連絡を送る |
客先・BP・エンジニアの3者を回す順番
日程調整は、動かしにくい人の予定から先に押さえるのが基本です。エンジニアは客先に常駐中のことが多く、面談に出られる時間が限られます。
| 順番 | 相手 | やること | 目安の時間 |
|---|---|---|---|
| 1 | エンジニア本人（BP要員ならBP） | 今後5営業日で面談に出られる時間を聞く | 書類通過の連絡から1時間以内 |
| 2 | 客先（上位） | 空いている時間から3枠以上を出す | 空きがわかってから30分以内 |
| 3 | 全員 | 確定した日時・形式・URLを送る | 客先の返事から30分以内 |
| 4 | エンジニア・BP | 前日にリマインドを送る | 面談の前日 |
「1時間以内」「30分以内」は、編集部がおすすめする目安です。書類通過の連絡を受けた日のうちに、客先へ候補日を返すことを目標にします。
商流が深いとき
自社と客先の間に上位が2社以上いるときは、候補日が伝わるまでに時間がかかります。候補日は多め（5枠程度）に出し、「この中で合わなければ別の日を出します」と添えておくと往復が減ります。
候補日の出し方：3枠以上・所要時間・形式
客先に出す候補日は、3枠以上にし、所要時間・形式・同席者を必ず添えます。客先が「どれか1つ選ぶだけ」で返事できるようにするのがコツです。
候補日の出し方の決まりごとです。
3枠以上出す（午前と午後を混ぜ、2日以上に分ける）
所要時間を書く（30分・45分・1時間など）
形式を書く（対面なら場所、オンラインならZoom・Teamsなどのツール名）
同席者を書く（営業が同席するか、BPの営業も同席するか）
回答の期限をお願いする（「明日12時までにご返信いただけると助かります」）
Zoom（ズーム）・Teams（チームズ）とは、パソコンやスマートフォンでビデオ会議ができるサービスのことです。オンライン面談の進め方はSESのオンライン商談のコツ｜Web面談・商談で決める準備と進め方でも解説しています。
日程調整メールの例文8つ
ここからは、そのまま使える例文を立場別に8つ載せます。〇〇や日時は、実際の内容に置き換えてください。
例文1：エンジニア本人に空きを聞く（自社の社員あて）
〇〇さん、先日提案した△△案件（Java追加開発）が書類通過しました。
客先との面談の日程を調整します。10月5日（月）〜10月9日（金）で、面談に出られる時間を教えてください。
・所要時間：45分程度（オンライン）
・私も同席します
今日の18時までに返信をもらえると、明日の面談も狙えます。
例文2：BPに要員の空きを聞く（BPの担当者あて）
件名：【書類通過】△△案件 K.Mさんの面談日程のご相談
株式会社◇◇ ●●様
いつもお世話になっております。株式会社□□の佐藤です。
9月28日にご提案したK.Mさんが、△△案件の書類選考を通過しました。
面談の日程を調整したいので、10月5日（月）〜9日（金）でK.Mさんが出られる時間を3枠以上お知らせいただけますか。・所要時間：45分程度
・形式：オンライン（Teams）
・同席：弊社佐藤（御社のご同席も可能です）本日17時までにご返信いただけると助かります。
例文3：客先（上位）に候補日を出す
件名：△△案件 K.Mの面談日程のご相談（株式会社□□）
株式会社〇〇 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の佐藤です。
書類選考のご連絡ありがとうございます。K.Mの面談について、下記の日程でご都合はいかがでしょうか。・10月6日（火）10:00〜10:45
・10月6日（火）16:00〜16:45
・10月7日（水）13:00〜13:45
・10月8日（木）11:00〜11:45形式：オンライン（Teams）を想定しています。対面をご希望の場合はお知らせください。
同席：弊社佐藤、所属会社の担当者明日12時までにご返信いただけると助かります。ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。
例文4：確定連絡（客先あて）
件名：【確定】△△案件 K.Mの面談 10/7（水）13:00〜
株式会社〇〇 △△様
ご調整ありがとうございます。下記で確定いたしました。
・日時：10月7日（水）13:00〜13:45
・形式：オンライン（Teams）
・URL：https://…（御社でご用意いただく場合はお知らせください）
・参加：K.M、弊社佐藤、株式会社◇◇ ●●様スキルシートを再度添付します。当日はよろしくお願いいたします。
例文5：確定連絡とリマインド（エンジニア・BPあて）
【面談確定】△△案件
・日時：10月7日（水）13:00〜13:45（12:50に入室してください）
・形式：オンライン（Teams）URL：https://…
・同席：佐藤（弊社）、●●様（◇◇社）
・服装：襟付きのシャツ以上、背景は無地かぼかし
前日に一度URLを開いて、カメラとマイクを確かめておいてください。確認できたら「OK」と返信をお願いします。
前日のリマインドと当日朝の確認を必ず行うと、ドタキャンや遅刻を大きく減らせます。当日に来ないときの動き方はSES面談にエンジニアが来ない・遅刻したら｜当日の謝罪と再設定にまとめています。
例文6：自社側の都合でリスケを頼む（客先あて）
件名：【日程変更のお願い】10/7（水）13:00 K.Mの面談
株式会社〇〇 △△様
いつもお世話になっております。株式会社□□の佐藤です。
10月7日（水）13:00からの面談について、K.Mの現場で急な対応が入り、参加が難しくなりました。
ご調整いただいたのに、大変申し訳ございません。大変恐縮ですが、下記の日程に変更いただけないでしょうか。
・10月8日（木）10:00〜10:45
・10月8日（木）17:00〜17:45
・10月9日（金）13:00〜13:45面談までにスキルシートの補足が必要でしたら、お知らせください。
例文7：客先からリスケを頼まれたときの返信（客先あて）
△△様
ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。
K.Mは、次の日程でしたら参加できます。
・10月8日（木）14:00〜14:45
・10月9日（金）10:00〜10:45
・10月9日（金）16:00〜16:45
ご都合のよい枠をお知らせください。
リスケを頼まれたときは、その場で次の候補を返すのがコツです。「改めてご連絡します」で終えると、そのまま話が止まることがあります。
例文8：リスケをエンジニア・BPに伝える
【日程変更】△△案件の面談
客先のご都合で、10月7日（水）13:00の面談は延期になりました。
新しい候補は、10月8日（木）14:00／10月9日（金）10:00／10月9日（金）16:00です。
出られる枠を、今日の17時までに教えてください。
確定後にやること：リマインドと当日の準備
日程が確定したら、確定連絡・前日のリマインド・当日朝の確認の3回、エンジニアとBPに連絡します。面談の準備の中身はSESの面談準備｜営業が事前にやること10項目とエンジニアへの伝え方にまとめています。
確定から面談までのチェックリストです。
確定連絡を、客先・BP・エンジニアの全員に送った
オンラインのURLを、誰が用意するか決めた
最新のスキルシートを、確定連絡に添付した
前日にリマインドを送り、エンジニアから「OK」の返信があった
当日朝に、エンジニア（BP要員ならBP）から参加の返事があった
自社のカレンダーに、面談の予定とURLを入れた
面談が終わったあと結果が来ないときは、SESの面談結果が遅いときの催促方法｜連絡の目安日数とメール例文5つを使ってください。
日程調整ツールを使うときの注意
日程調整ツールとは、自分の空いている時間をURLで相手に見せ、相手に選んでもらうサービスのことです。往復のメールが減る一方で、SESの面談では注意したい点が3つあります。
| 注意点 | 起きやすいこと | 対策 |
|---|---|---|
| エンジニアの氏名を予定名に入れる | 客先の予定表で本名が多くの人に見える | 予定名はイニシャルと案件名にする |
| BPの空きを確かめずに枠を開ける | 客先が選んだ枠に本人が出られない | BPから空きをもらった時間だけ開ける |
| 客先にツールのURLだけ送る | 目上の相手に「選んでください」と頼む形になる | 候補日をメール本文にも書き、URLは補助にする |
スキルシートは、ツールの予定に添付しないようにします。予定の招待は転送されやすく、提案先ではない人の目に触れることがあるためです。スキルシートを社外に送るときは、原則として本人の同意が必要です（個人情報保護法第27条第1項）。
面談の予定と要員の情報をまとめる：自分でやる方法と、楽にする方法
日程調整を早くするには、どの要員が、どの案件で、どの段階にいるかをすぐに見られることが大切です。自分でやる場合は、次の表を作ります。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 要員・所属 | K.M・BP◇◇社 |
| 案件・提案先 | △△案件・㈱〇〇 |
| 段階 | 書類通過／日程調整中／面談確定／結果待ち |
| 面談日時・形式 | 10/7 13:00・Teams |
この表を担当者ごとに持つと、休みの日に客先から日程の問い合わせが来ても、誰も答えられません。チームで一つの表を共有するのがおすすめです。
チョータツで案件・人材の情報を共有する
チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有するツールのことです。3,000社以上が利用し、無料で始められます。
| やること | 自分でやる場合 | チョータツを使う場合 |
|---|---|---|
| 案件・人材の情報をチームで見る | 担当者ごとのExcel | 1か所で管理・共有でき、AIが入力を手伝う |
| 面談が流れたときに別の候補を探す | BPに依頼して返事を待つ | 連携した会社の営業中人材がデータベースになる |
| BPに要員をまとめて依頼する | 1社ずつメールを書く | メール配信機能でまとめて送れる |
提案メールそのものの書き方は要員提案メールの例文とテンプレ｜SES営業の通過率を上げる書き方で紹介しています。
よくある質問
- Q. SESの面談の候補日は、いくつ出せばよいですか？
- 3枠以上が目安です。午前と午後を混ぜ、2日以上に分けると決まりやすくなります。商流が深いときは5枠程度出します。
- Q. 日程調整は、客先とエンジニアのどちらから先に聞きますか？
- エンジニア（BP要員ならBP）から先に聞きます。常駐中で動かしにくい人の空きを押さえてから、客先に候補日を出します。
- Q. 面談のリスケを頼むときは、何を書けばよいですか？
- お詫び・変更の理由・新しい候補日を3枠以上の3つを書きます。わかった時点で、すぐに連絡します。
- Q. 日程調整ツールのURLだけを客先に送ってもよいですか？
- 候補日はメール本文にも書くのがおすすめです。URLだけだと、客先に作業を頼む形になり、失礼に受け取られることがあります。
- Q. 確定連絡は誰に送りますか？
- 客先・BP・エンジニアの全員に、同じ日時・形式・URLで送ります。前日にはエンジニアとBPにリマインドします。
まとめ
日程調整は、エンジニア（BP）の空き → 客先に候補日 → 全員に確定連絡の順に回す
候補日は3枠以上、所要時間・形式・同席者・回答期限を添える
確定連絡は全員に同じ内容で送り、前日と当日朝に確認する
リスケは、わかった時点ですぐ、お詫び・理由・新しい候補3枠で連絡する
日程調整ツールは、予定名をイニシャルにし、BPの空きを確かめてから枠を開ける
本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。
運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日
参考資料（2026年9月30日確認）
e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（第27条第1項 第三者提供の制限）