営業担当者変更の挨拶メール例文｜SESの上位・エンド・BP・稼働中エンジニア別の文面と送る順番、引継ぎ漏れチェック表

担当者変更の挨拶メールは「誰に・どの順で・いつ」送る？

担当者変更の挨拶メールは、交代日の2〜3週間前に、取引への影響が大きい相手から順に送ります。SES営業なら、上位・エンド、BP、稼働中のエンジニアの順です。

上位とは、自社に案件を発注してくれる、商流で1つ上の会社のことです。エンドとは、システムを実際に使う発注元の会社のことです。BPとは、ビジネスパートナーの略で、案件や人材を紹介し合う取引先の会社のことです。用語はSES用語一覧｜営業が現場で使う用語60と意味・例文つきで確認できます。

順番を間違えると、BPの一斉メールを見た上位の担当者が「聞いていない」と感じます。上位・エンドへの連絡が終わってから、BPに送るのが安全です。

担当者変更の連絡を送る順番とスケジュール

担当者変更は、後任が決まった日から交代後1か月までを、6つの段階で進めます。交代日から逆算して、前任者と後任者で予定を共有しておきます。

1. 後任が決まった日：前任者が引継ぎ表を作り始める。社内の関係者に交代を伝える

2. 交代の3週間前：上位・エンドに前任者から個別メールを送り、顔合わせの日程を相談する

3. 交代の2〜3週間前：上位・エンドと同行訪問かオンラインの顔合わせをする

4. 交代の2週間前：BPへ一斉メール、稼働中のエンジニアへ個別連絡を送る

5. 交代日：後任者から着任の挨拶メールを送る。前任者の署名とメールの自動返信を切り替える

6. 交代後1か月：後任者が主な取引先に「困っていることはないか」を聞く連絡を入れる

退職の場合は、最終出社日の前に有給休暇が入ることがあります。実際に動ける最終日から逆算して、2の段階を前倒しします。

例文1：上位・エンドへの担当変更のお知らせ（前任者から）

上位・エンドには、前任者から個別に送ります。交代の理由は短く、後任の紹介と顔合わせの提案を中心にします。

件名：【担当者変更のお知らせ】株式会社△△ 営業担当（11月1日付）

株式会社〇〇
システム部 □□様

いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。

社内の担当替えにより、11月1日（日）付で
貴社の営業担当を、同じ部署の佐藤に引き継ぐことになりました。
在任中は、Java開発チームへの増員などで大変お世話になりました。

佐藤はSES営業の経験が5年あり、業務系システムの案件を多く担当しています。
現在ご支援中の3名の契約内容、更新の予定、精算の条件は、
すべて佐藤と共有しております。

直接ご挨拶に伺いたく、10月14日（水）〜16日（金）で
30分ほどお時間をいただけますでしょうか。オンラインでも結構です。

10月31日（土）までは、引き続き私が窓口を務めます。
今後とも変わらぬお引き立てを、よろしくお願いいたします。

（CC：佐藤）

「経験〇年」「担当してきた分野」を1行入れると、相手は後任に安心して相談できます。契約・更新・精算を共有済みと書くと、「一から説明し直すのか」という不安を消せます。

例文2：後任者の着任挨拶メール

後任者は、交代日か顔合わせの直後に着任の挨拶を送ります。最初の1通で、相手の現状を把握していることを具体的に示すのがポイントです。

件名：【着任のご挨拶】株式会社△△ 新営業担当の佐藤です

株式会社〇〇
システム部 □□様

先日はお時間をいただき、ありがとうございました。
11月1日より貴社を担当いたします、株式会社△△の佐藤です。

山田から、次の点を引き継いでおります。
・ご支援中の3名（Java開発2名、テスト1名）の契約は12月末更新
・12月の更新可否は、11月20日（金）までにご相談
・来年4月からの体制に、PMOの増員をご検討中

更新のご相談の際に、あらためてご連絡いたします。
ご不明点があれば、下記までお気軽にご連絡ください。

株式会社△△ 営業部 佐藤
電話：03-XXXX-XXXX／メール：sato@example.co.jp

引継ぎの内容を箇条書きで3行ほど見せると、相手は「話が通じる」と判断できます。増員を引き出す流れは、SESの既存顧客営業｜増員・横展開を引き出す6ステップと例文3つでも解説しています。

例文3：BPへの一斉メール（担当変更のお知らせ）

BPへは、BCCの一斉メールで前任者から送り、後任者をCCに入れます。宛先がお互いに見えないよう、必ずBCCを使います。

件名：【担当者変更のお知らせ】株式会社△△ パートナー窓口（11月1日付）

パートナー各位

いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。

11月1日（日）付で、パートナー様の窓口を佐藤に引き継ぎます。
案件・人材のご紹介、ご提案中の選考状況、精算・請求のご連絡は、
11月1日以降、佐藤宛てにお送りください。

・新しい窓口：佐藤（sato@example.co.jp／03-XXXX-XXXX）
・10月31日までにいただいたご提案は、佐藤が結果までご連絡します
・支払いの条件、商流のルールに変更はありません

これまでのご協力に、心より感謝申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

BPが一番気にするのは、提案中の人材の結果と、支払いの条件が変わらないかです。この2点を必ず書きます。BPとの関係の保ち方はSESのBPとの関係構築｜継続取引につながる7つの習慣と連絡頻度にまとめています。

案件や人材の配信メールに、担当者変更のお知らせを混ぜないでください。お知らせは単独のメールにすると、読み落とされません。

例文4：稼働中のエンジニアへの連絡

稼働中のエンジニアには、一斉メールではなく個別に連絡します。自社のエンジニアとBP所属のエンジニアで、連絡の仕方を変えます。

自社のエンジニア（前任者から）

件名：営業担当の変更について（11月1日から）

鈴木さん

お疲れさまです。山田です。
11月1日から、鈴木さんの営業担当が佐藤に替わります。

12月末の契約更新と、単価の見直しの相談は、
佐藤に全部引き継いでいます。
10月下旬に、佐藤と3人で15分ほど話す時間をください。
候補日：10月21日（水）19時／22日（木）19時

BP所属のエンジニアには、直接メールを送らず、BPの担当者に先に伝えます。BPの担当者から本人に伝えてもらうか、BPの担当者をCCに入れて送ります。BPを通さずに本人と連絡を取ると、引き抜きを疑われるおそれがあります。

例文5：退職による担当変更のお知らせ

退職のときも、基本の形は例文1と同じです。退職の理由や次の職場は書かず、後任と連絡先の切り替え日をはっきり書きます。

件名：【担当者変更のお知らせ】株式会社△△ 営業担当（10月30日付）

株式会社〇〇
システム部 □□様

いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。

私事で恐縮ですが、10月30日（金）をもちまして
株式会社△△を退職することになりました。
後任は、同じ営業部の佐藤が務めます。

10月30日以降、このメールアドレスは使えなくなります。
お手数ですが、今後のご連絡は佐藤宛てにお願いいたします。
（sato@example.co.jp／03-XXXX-XXXX）

在任中のご厚情に、心より御礼申し上げます。

退職後に個人のアドレスや携帯電話で取引先と連絡を取ると、会社の案件情報を持ち出していると受け取られます。連絡先の切り替え日を書いておくと、相手も迷いません。

同行訪問・オンライン顔合わせの段取り

上位・エンドには、メールだけでなく30分の顔合わせを入れます。前任者が同席すると、相手は安心して後任に話せます。

1. 事前準備（前日まで）：前任者と後任者で、話す内容と役割を決める。前任者は「紹介と感謝」、後任者は「現状の確認と次の予定」を話す

2. 冒頭の5分：前任者が交代の理由と後任の経歴を紹介する

3. 中盤の15分：後任者が、稼働中の要員の様子、更新の予定、次の増員の話を確認する

4. 終わりの10分：相手の困りごとや要望を聞き、次の連絡日を決める

5. 当日中：後任者がお礼のメールを送り、聞いた内容を引継ぎ表に書き足す

顔合わせで次の連絡日を決めておくと、後任者が自然に2回目の接点を持てます。

引継ぎ漏れが多い項目のチェック表

担当者変更で一番困るのは、前任者だけが知っていた約束が漏れることです。特に契約の更新時期・精算条件・口約束は、書面に残っていないことがよくあります。

精算幅とは、月の稼働時間が決めた範囲（例：140〜180時間）なら単価どおりに請求する取り決めのことです。口約束は、前任者に「書面にない約束はありますか」と必ず聞きます。

更新の時期と連絡の流れは、SESの契約更新はいつ決まる？通知時期と更新しない時の4手順で確認できます。取引先の情報をどの項目で残すかは、SESの顧客リスト管理方法｜必要な項目20と見込み客の育て方が参考になります。

連絡先リストは会社の管理のまま引き継ぐ

取引先の担当者の名前やメールアドレスは、個人情報です。個人情報保護法第23条は、会社に個人データの安全管理のための措置を求めています。

前任者の私用スマホや個人のクラウドに連絡先を残さず、会社のアドレス帳や管理表のまま後任者に渡します。退職者のアカウントは、最終日に止めるのが基本です。

担当者変更のメールでやってはいけないこと

担当者変更のメールは、書き方を間違えると取引先の不安を増やします。次の5つは避けます。

• 宛先をTOやCCで並べて一斉送信する：BPどうしのアドレスが見え、情報漏えいになる

• 退職の理由や次の職場を書く：相手に余計な心配をさせ、トラブルの元になる

• 後任が決まる前に「担当が替わります」とだけ送る：誰に連絡すればよいか相手が困る

• 交代直後に後任者が単価の交渉を始める：まず現状の確認と信頼づくりを優先する

• 前任者が交代後も同じ取引先とやりとりを続ける：窓口が2つになり、話が食い違う

引継ぎ表を作る方法と、チョータツでもっと楽にする方法

担当者変更を楽にする一番の方法は、ふだんから案件・人材・取引先の情報をチームで持っておくことです。交代が決まってから集めると、どうしても漏れが出ます。

自分でやる方法：共有の引継ぎ表を作る

Excelやスプレッドシートで、取引先ごとに1行の引継ぎ表を作ります。列は、上のチェック表の9項目に「次の連絡日」を足した10列が目安です。

• 前任者が埋め、後任者が顔合わせのたびに書き足す

• ファイルは共有フォルダに置き、個人のPCに保存しない

• 交代後1か月たったら、上司が空欄をチェックする

属人化を減らす仕組みづくりは、SES営業の属人化を解消する方法｜マニュアル作りと共有の5手順で詳しく解説しています。チームで情報を持つ手順は、SESの案件・要員情報をチームで共有する方法｜一元管理の5手順も参考になります。

もっと楽にするなら：チョータツで案件・人材を1か所に

チョータツとは、SES営業の案件・人材の情報を管理・共有するツールのことです。3,000社以上が利用していて、無料で始められます。

後任者は、共有されている案件・人材の情報を見ながら、着任初日から取引先に連絡できます。担当が替わるたびに情報を集め直す手間を減らせます。

よくある質問

Q. 担当者変更の挨拶メールは、いつ送るのがよいですか？

上位・エンドには交代の3週間前、BPと稼働中のエンジニアには2週間前が目安です。顔合わせの日程を取るために、上位・エンドには早めに送ります。

Q. 担当変更のメールは、前任者と後任者のどちらが送りますか？

前任者が「交代のお知らせ」を送り、後任者が「着任の挨拶」を送る2通に分けます。前任者のメールには後任者をCCで入れます。

Q. BPへの担当変更のお知らせは、一斉送信でもよいですか？

BCCでの一斉送信で問題ありません。提案中の人材の結果を誰が連絡するかと、支払いの条件が変わらないことを必ず書きます。

Q. 担当者変更のメールをもらったら、返信は必要ですか？

必要です。「承知しました」と前任者へのお礼、後任者への「よろしくお願いします」を短く返します。進行中の案件があれば、1行で状況を添えると引継ぎが早くなります。

Q. 退職による担当変更で、退職理由は書くべきですか？

書きません。「私事で恐縮ですが」「一身上の都合により」で十分です。後任の名前と、連絡先が切り替わる日をはっきり書きます。

まとめ

• 担当者変更の挨拶メールは、交代の2〜3週間前に、上位・エンド → BP → 稼働中のエンジニアの順で送る

• 前任者の「交代のお知らせ」と後任者の「着任の挨拶」の2通に分ける

• 上位・エンドには、30分の同行訪問かオンラインの顔合わせを入れる

• BP所属のエンジニアへの連絡は、BPの担当者を通す

• 契約の更新時期・精算条件・口約束は、チェック表で前任者と一緒に確かめる

• ふだんから案件・人材の情報をチームで持っておくと、交代の負担が小さくなる

本記事は一般的な情報の提供を目的としており、個別の法的助言ではありません。具体的な判断は弁護士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

運営：チョータツSES研究所（株式会社DrivenX）｜編集方針｜公開日：2026年9月30日｜更新日：2026年9月30日

参考資料（2026年9月30日確認）

• e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」（第23条 安全管理措置、第24条 従業者の監督）